Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Платежный календарь предприятия: зачем он нужен и как его составить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Платёжный календарь — это краткосрочный план компании. В специальной таблице, с разбивкой по дням, отражают приход и расход денег на опредёленный период в будущем. В плане нужно указывать ожидаемые суммы поступлений от покупателей и плановые перечисления поставщикам.
IT-безопасность нечасто входит в круг ответственности финансового директора. Исключение — случаи, когда сотрудники IT-службы находятся в непосредственном подчинении у финансового директора.
Несмотря на это, знать и соблюдать минимальные меры информационной безопасности финансовому директору следует обязательно:
- Ключи ЭЦП (электронно-цифровая подпись) необходимо хранить в сейфе.
- Сотрудники, ответственные за использование системы «Банк-Клиент», должны быть определены в соответствующем организационно-распорядительном документе предприятия.
- Число ключей ЭЦП и количество паролей от нее должны соответствовать числу персонала, обладающего правом подписи.
- Входить в систему «Банк-Клиент» необходимо с одного ПК или ноутбука. IP адрес компьютерной техники нужно привязать к платежной системе.
- Обязательно использование современной и лицензионной антивирусной программы на компьютере или ПК с системой «Банк-Клиент». Антивирус должен уметь выявлять сложный вирусный код, предупреждать попытки кражи паролей. Компьютер или ноутбук следует использовать только для оплаты счетов и никаких других целей. Выходить с него в интернет запрещено.
- Следует регулярно устанавливать новый пароль для системы. Пароль должен быть сложным, содержащим символы, строчные и заглавные буквы, цифры. Записывать пароль на листе и хранить рядом с компьютером запрещено.
- В соглашении с банком рекомендуется указать характеристики ПК или ноутбука, на котором планируется или уже установлена платежная программа. В таком случае для других компьютеров и ноутбуков вход в «Банк-Клиент» будет закрыт.
Что такое платёжный календарь организации и для чего он нужен
Платёжный календарь компании содержит также данные об остатках денежных средств на начало и конец каждого рабочего дня планируемого периода (это может быть неделя, декада, месяц).
Исполнение платежного календаря
После подготовки платежного календаря казначей формирует реестр платежей, в соответствии с запланированными операциями. Его исполнение происходит на основании платежных поручений, отправленных в банк.
При выполнении платежа операция исключается из платежного календаря, изменяя текущий остаток денежных средств. В платежном календаре сервиса «Управленка» выводятся только запланированные суммы.
При недостатке денежных средств для выполнения всего плана платежей возможно:
- Изменить дату планируемых платежей на более поздний срок;
- Разделить крупные расходы на несколько платежей;
- Запланировать получение дополнительного банковского краткосрочного кредита;
- Использовать прочие возможности осуществления расчетов, например, расчет с помощью векселей и товарного кредита.
Оптимизация бизнес-процессов управления денежными потоками
При построении системы управления денежными потоками важно оптимизировать соответствующие бизнес-процессы, для чего необходимо определить:
-
состав ЦФО, по которым формируются и контролируются бюджеты денежных средств;
-
участников процесса, то есть сотрудников компании, выступающих в роли инициаторов платежей, контролеров выполнения внутренних регламентов, акцептантов;
-
обязанности и полномочия каждого участника бизнес-процесса, в частности по определению платежных лимитов, и ответственных за принятие решений по тем или иным платежам;
-
временной график прохождения платежей, в частности установить сроки и последовательность прохождения заявок на оплату.
В дальнейшем это позволит сократить трудозатраты топ-менеджеров компании (генерального и финансового директоров) на контроль расходования средств. Если ранее им приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то теперь, когда суммы расходов утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль за денежными потоками можно возложить на финансового менеджера. Соответственно финансовый (генеральный) директор будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансовым менеджером.
Формирование платежного календаря
Основная цель платежного календаря – формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.
Платежный календарь может иметь разное представление в зависимости от специфики бизнеса и предпочтений соответствующих сотрудников. Однако он обязательно должен содержать данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств обычно с разбивкой по дням и их источникам (см. табл. 2).
При формировании платежного календаря на месяц потребуется смоделировать распределение запланированных денежных потоков по неделям и дням (см. табл. 3). Понимание распределения расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей, например разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом.
Таблица 2. Пример платежного календаря, тыс. у.е.
| Статья | Дата/план-факт | Итого за месяц | Прогноз отклонений от бюджета | |||||||
| 1 июня | 2 июня | 4 июня | 5 июня | 6 июня | 9 июня | : | 30 июня | |||
| факт | факт | факт | план | план | план | : | план | |||
| Текущая деятельность | ||||||||||
| Поступления от клиентов | 120 | 100 | 90 | 100 | 100 | 100 | 100 | 918 | -82 | |
| Прочие поступления | 28 | 78 | -2 | |||||||
| Итого поступления | 148 | 100 | 90 | 100 | 100 | 100 | 100 | 996 | -84 | |
| Оплата основным поставщикам | -50 | -90 | -100 | -150 | -500 | -50 | ||||
| Заработная плата | -98 | -98 | 2 | |||||||
| Премии | -30 | |||||||||
| НДС | -40 | |||||||||
| Налог на прибыль | -20 | |||||||||
| Расходы на рекламу | -10 | -5 | -15 | |||||||
| Аренда | -20 | -20 | -20 | |||||||
| Хозрасходы | -9 | -10 | -10 | -29 | 1 | |||||
| … | ||||||||||
| Итого выбытия | -98 | -9 | -50 | -10 | -90 | -110 | … | -185 | -752 | -67 |
| Сальдо по текущей деятельности | 50 | 91 | 40 | 90 | 10 | -10 | … | -85 | 304 | -246 |
| … | … | … | … | … | … | … | … | … | … | … |
| Сальдо на конец периода | 6 | 2 | 2 | 2 | 22 | 22 | 22 | 22 | 12 |
Таблица 3. Пример распределения платежей, тыс. у.е.
Управляем платежами с помощью Excel
Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
По моему мнению, четкая регламентация процессов управления денежными средствами позволит финансовому директору не отвлекаться на решение менее важных задач. Например, даже простое требование указывать при инициации счетов на оплату фамилию ответственного менеджера, который должен будет представить отчет по выплаченным суммам, дает возможность сократить трудозатраты финансового директора, а также неоправданное расходование средств. Следует отметить, что регламент управления денежными средствами позволяет избегать споров с линейными менеджерами о якобы несвоевременных оплатах: всем ясно, по какому принципу выделяются на это деньги. Кроме того, исключаются ситуации, когда менеджер за две минуты до окончания платежного дня приносит заявку на оплату с требованием обязательно заплатить сегодня.
Правильно выстроенные бизнес-процессы помогают решить еще одну актуальную задачу — свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес-направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы (это может быть финансовый директор, финансовый менеджер) контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам и выполнение регламентных процедур платежной системы.
Александр Зайцев, заместитель директора казначейства ОАО «Аэрофлот»
Бизнес-процессы оперативного управления денежными потоками и формирования платежных документов в компании определены в Регламенте осуществления платежей. Этот документ описывает все этапы движения денежных средств — от инициации платежа бюджетодержателем до отправки платежных документов в банк. Инициатором платежа является структурное подразделение, в рамках бюджета расходов которого заключен соответствующий договор. На базе утвержденных финансовым директором бюджетов структурных подразделений на текущий год формируется ежемесячный план финансирования их расходов, что является основой для составления платежного календаря. Каждая заявка к оплате акцептуется руководителями структурных подразделений и утверждается «распорядителями кредитов» в соответствии с лимитами, установленными в их доверенностях. Функции составления и контроля исполнения платежного календаря и бюджета движения денежных средств возложены на департамент казначейских операций. Платежный календарь, составляемый одновременно с уточнением БДДС на каждый месяц, позволяет заранее выявить вероятную нехватку (либо избыток) денежных средств.
Михаил Булушев, финансовый директор ГК «Автомир» (Москва)
В нашей компании существует несколько регламентных документов, детально определяющих полномочия руководителей по инициированию платежей и процедуру визирования заявок на оплату. По всем платежам в зависимости от суммы ответственность закреплена либо за начальником дирекции, к которой относится ЦФО, либо за нижестоящим менеджером. Виза генерального директора нужна для некоторых видов платежей и только в случае превышения установленных при ежемесячном планировании ограничений. За выполнением регламентов следит финансовая дирекция. Платежный календарь составляется на календарный месяц по дням и еженедельно уточняется на ближайшую неделю.
Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО «Кулебакский металлургический завод»
Инициаторами платежей являются менеджеры служб предприятия, ведущие договоры. Они составляют поручение на платеж (утвержденной формы), которое акцептуется руководителем данного ЦФО, проверяется ответственным исполнителем казначейства, подписывается главным бухгалтером и руководителем казначейства и окончательно согласовывается с распорядителем кредитов (обычно финансовым директором, в особых случаях — генеральным). У нас это достаточно простая процедура, которая подробно прописана в специальном регламенте, утвержденном генеральным директором.
Каждой статье расходования денежных средств присваивается один из следующих платежных приоритетов:
- приоритет первой очереди — платежи, задержка по которым может вызвать серьезные негативные последствия для компании, например штрафные санкции или ухудшение деловой репутации. К таким платежам относятся оплата налогов и погашение кредитов. Оплачиваются финансовой службой строго в соответствии со сроком платежа, указанным в заявке;
- приоритет второй очереди — платежи, по которым допустима задержка оплаты на срок до трех банковских дней без серьезных негативных последствий для компании (выплата заработной платы, оплата основным поставщикам);
- приоритет третьей очереди — платежи, по которым допустим перенос сроков оплаты более чем на три банковских дня. При невыполнении плана поступлений по выручке финансовая служба имеет право инициировать сокращение таких статей в бюджете или отмену таких платежей. Если финансовая служба изменила сроки платежа, указанные его инициатором в заявке на оплату, то она обязательно извещает инициатора об этом.
Приоритет платежей На практике нередко возникает ситуация, когда план поступлений не выполняется, а план расходования денежных средств исполняется в полном объеме, соответственно общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление денежных средств. Чтобы избежать кассовых разрывов, целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности или значимости. Статьи с наиболее высоким приоритетом оплачиваются в обязательном порядке, статьи с пониженным приоритетом — при выполнении дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов и др. оплачиваются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90% (см. «Пример регламента определения приоритета платежей торговой компании»).
По мнению Антона Ходарева, финансового директора компании «Сапсан», в условиях нехватки денежных средств в первую очередь должны осуществляться выплаты по тем обязательствам, нарушение которых приведет к наибольшим финансовым потерям (выраженным в пенях и штрафах, простоях производства и др.).
Александр Зайцев, заместитель директора казначейства ОАО «Аэрофлот»
Приоритетность платежей в нашей компании определяется сроками оплаты счетов и договоров, учитываемыми при составлении платежного календаря, который и устанавливает внутреннюю очередность платежей. Статьи расходов, позволяющие при необходимости сдвигать сроки оплаты счетов, предоставляют возможность для маневра при временном недостатке средств
Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
Очередность платежей в нашей компании определяется согласно текущему исполнению месячного бюджета движения денежных средств, в котором выплаты привязаны к соответствующим поступлениям. При этом учитываются условия расчетов по договорам и требования законодательства относительно крайних сроков уплаты налогов (например НДС).
Кроме того, высшее руководство обладает полномочиями по изменению очередности платежей.
Например, финансовый руководитель может поставить в «первую» очередь платеж, однако должен обязательно определить, за счет каких источников (в том числе дополнительных) он будет осуществлен или взамен какого платежа он может быть произведен без ущерба для финансовой устойчивости предприятия.
Формирование платежного календаря Основная цель платежного календаря — формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.
Платежный календарь может иметь разное представление в зависимости от специфики бизнеса и предпочтений соответствующих сотрудников. Однако он обязательно должен содержать данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств обычно с разбивкой по дням и их источникам (см. табл. 2).
При формировании платежного календаря на месяц потребуется смоделировать распределение запланированных денежных потоков по неделям и дням (см. табл. 3). Понимание распределения расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей, например разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом.
Таблица 2. Пример платежного календаря, тыс. у.е.
Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО «Кулебакский металлургический завод»
Основным документом, определяющим величину и структуру платежей в текущем периоде, является платежный баланс предприятия. Он формируется на каждый календарный месяц плановым отделом на основании представленных соответствующими службами данных о планируемых объемах и условиях продаж продукции, закупок сырья и материалов, об объемах основного и вспомогательного производств, о фонде оплаты труда, начислении налогов и т.д. Платежный баланс предусматривает как суммы первоочередных платежей, так и выплат, относящихся ко второй очереди
Александр Романов, начальник отдела финансового контроллинга и прогнозирования департамента корпоративных финансов ОАО «Российские железные дороги»
В ОАО «РЖД» бюджет движения денежных средств (БДДС) представляет собой детализированный план, который строится в разрезе функциональных статей.
БДДС состоит из доходной и расходной частей, причем возможность финансирования ключевых расходных статей увязана с выполнением плана взыскания денежных средств по доходным статьям. Плановый БДДС формируется департаментом корпоративных финансов и доводится до филиалов компании до начала планируемого периода (квартал с разбивкой по месяцам). Контролирует исполнение БДДС департамент «Казначейство», к региональным представительствам которого «привязан» каждый филиал компании. За счет прямого подчинения аппарату управления ОАО «РЖД» этот контрольный орган не зависит от руководства региональных филиалов, что практически полностью исключает влияние «человеческого фактора». Департамент «Казначейство» контролирует исполнение БДДС и выявляет причины отклонений, а также предварительно анализирует каждую заявку на платеж на предмет соответствия бюджетам. Кроме того, между ОАО «РЖД» и банками, обслуживающими счета компании, заключены договоры банковского счета, предусматривающие невозможность приемки банком платежного поручения подразделения ОАО «РЖД» без его предварительного акцепта региональным казначеем.
Автоматизация бизнес-процессов финансового управления Для поддержки оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Выбранное программное обеспечение должно позволять:
- создавать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату);
- формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, бюджетов движения денежных средств, к примеру платежного календаря;
- реализовать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.). Например, заявки, неакцептованные начальником соответствующего ЦФО, и заявки на оплату не видны для других участников бизнес-процесса, но как только заявка акцептована, она автоматически направляется на рассмотрение финансовому менеджеру;
- разграничить права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании. К примеру, начальник ЦФО видит в системе только заявки по своему бизнес-направлению.
До сих пор достаточно много предприятий используют для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками Excel и прочие непрофильные программы, однако такой способ имеет ряд существенных недостатков: низкая оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблема двойного ввода данных. В настоящее время все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения, например, достаточно популярными являются решения на базе программ семейства «1С».
Денис Яклаков, начальник управления финансового планирования и контроля ЗАО «ТД «Перекресток» (Москва)
Используемая в нашей компании автоматизированная система бюджетного учета, в которой реализована функция управления расходами, позволяет решить сразу две основные задачи. С одной стороны, проводится автоматический контроль заявок на соответствие бюджетным лимитам, с другой — утвержденные заявки формируют фактические данные об исполнении бюджета и операционного плана компании
Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО «Кулебакский металлургический завод»
В идеале система управления денежными потоками должна быть интегрирована в компьютерную информационную систему предприятия. К сожалению, на предприятиях, где я работал, для этих целей использовался в основном Excel. Замечу, что само по себе это не мешало системно планировать и контролировать поступления и платежи, формировать регулярную (ежедневную, еженедельную и ежемесячную) казначейскую отчетность при оборотах порядка 200-250 млн руб. в месяц. Однако такой подход предполагает существенные затраты времени на актуализацию и обработку данных.
Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
Автоматизация процесса управления денежными средствами существенно повышает скорость и качество принятия управленческих решений. У нас данный процесс реализован в программе Excel и, надо отметить, что проблем с использованием не возникает. Форматы и регламент заполнения таблиц создавались постепенно исходя из потребностей заинтересованных пользователей. В настоящее время параллельно с использованием Excel разрабатывается система управления денежными потоками на базе «1С:Предприятие», в которой мы стараемся учесть все наработки по управлению денежными средствами с помощью электронных таблиц.
Андрей Кленин, финансовый директор компании «Патэрсон» (Москва)
В нашей компании используется программное обеспечение на базе электронной почты, позволяющее участникам процесса работать в нем независимо от своего местоположения. Это очень удобно, если взаимодействуешь с 14 филиалами в трех часовых поясах. При этом, если человек уходит в отпуск, достаточно переадресовать его почту на заместителя, чтобы тот смог исполнять временно возложенные на него функции в платежной системе.
Таблица 4. Реестр заявок на 6 июня 2006 года
| № | Оплатить до | Исполнение | Назначение платежа | Тип оплаты | Статья БДДС | Сумма, руб. | Согласование | |||
| Руководитель ЦФО | ФМ | ФД | ГД | |||||||
| 1201 | 1 июня | Оплачено | Оплата поставщику ООО «Нилит» | Б/нал. | Оплата основным поставщикам | 20 000 | + | + | + | |
| 1202 | 1 июня | Оплачено | Оплата поставщику ЗАО «ЭМИ» | Б/нал. | Оплата основным поставщикам | 10 000 | + | + | + | |
| 1203 | 1 июня | Оплачено | Оплата поставщику ЗАО «Авангард» | Б/нал. | Оплата основным поставщикам | 10 000 | + | + | + | |
| 1204 | 2 июня | Оплачено | Заработная плата за январь | Нал. | Заработная плата | 98 000 | + | + | ||
| 1205 | 6 июня | К оплате | Покупка канцтоваров | Нал. | Хозяйственные расходы | 9400 | + | + | ||
| 1206 | 6 июня | К оплате | Оплата поставщику ЗАО «Авангард» | Б/нал. | Оплата основным поставщикам | 50 000 | + | + | + | |
| 1207 | 7 июня | К оплате | Оплата за упаковочную линию | Б/нал. | Производственное оборудование | 10 000 | + | + | + | + |
| 1208 | 8 июня | К оплате | Оплата поставщику ЗАО «ЭМИ» | Б/нал. | Оплата основным поставщикам | 50 000 | + | + | — | |
| Условные обозначения:
Б/нал. — безналичный расчет; Нал. — наличный расчет; ФМ — финансовый менеджер; ФД — финансовый директор; ГД — генеральный директор; «+» — заявка согласована; «-» — заявка не согласована; «0» — согласование не требуется. |
Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО «Кулебакский металлургический завод»
В нашей компании, конечно, возникали небольшие трудности с персоналом при внедрении системы управления денежными потоками. Вызваны они были в основном изменениями в порядке принятия решений. Если в процессе разработки регламентов советоваться с сотрудниками независимо от должности о том, как сделать лучше, то сопротивления, скорее всего, не будет. А для преодоления сознательного сопротивления, особенно вызванного корыстными интересами, у финансового директора должно хватать «административного ресурса».
Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
При внедрении системы управления денежными потоками в первое время возникали конфликты с линейными службами, которым было достаточно трудно оценить ее пользу. Заручившись поддержкой руководства, финансовая служба проводила постоянную разъяснительную работу с коллегами, благодаря чему ситуацию удалось изменить. Уже через пару месяцев даже ярые противники признали, что после запуска системы прогнозируемость и скорость оплаты заявок возросли, что положительно сказалось на взаимоотношениях с контрагентами.
Оперативное управление денежными потоками
Регламент платежей содержит:
- запрос на платеж;
- проверка заявленных расходов в счете с запланированными расходами в БДДС;
- контроль корректности составления первичных документов к данной заявке;
- согласование платежа за рамками бюджета (при необходимости);
- определение приоритетов платежей;
- проведение платежей по банку;
- учет проведенных платежей.
Процедура согласования платежей
В регламенте обязательно прописывается процедура согласования платежей, сроки и конкретные действия ответственных лиц.
Необходимо сформулировать и закрепить обязанности и полномочия для каждого сотрудника, который участвует в процедуре согласования платежей. Здесь же прописать их полномочия. Рассмотрим пример в таблице.
|
Участник согласования платежа |
Обязанности ответственного |
|
Сотрудник центра финансовой ответственности (ЦФО) |
Формирование заявки |
|
Руководитель ЦФО |
Согласование заявки согласно БДДС |
|
Руководитель функциональной службы |
Определение лимита в рамках бюджета |
|
Финансовый контролер |
Проверка заявки и документов на корректность составления и соответствия бюджету |
|
Финансовый директор |
Согласование платежей с руководителями ЦФР и генеральным директором |
Управление денежными средствами: принципы, подходы и инструменты
Рассмотрим лишь два момента. Они оба технического характера.
Первый. Поступления не всегда следует полностью выбирать платежами
Не планируйте нулевое сальдо по деньгам на конец дня, если по договору с банком оговорен неснижаемый остаток на счете. Помните о нем и фиксируйте его в календаре. Если счетов несколько, значит, отмечайте лимиты по каждому из них.
Второй. Продумайте, кому платить первому, когда денег на покрытие текущих обязательств не хватает
Для этого ранжируйте кредиторов исходя из следующего:
- есть ли законодательные санкции за задержку платежа? Например, несвоевременная выплата зарплаты чревата административным штрафом или даже уголовным преследованием, а за неуплату налогов заблокируют счета;
- насколько значим контрагент и то, что он поставляет предприятию? Не остановит ли задержка с оплатой хозяйственную деятельность организации?
- сколь высоки штрафы за просрочку по договору? Если они меньше ставки по кредиту, то пометьте это особо;
- высок ли риск серьезно повредить репутации компании? Например, из-за неоплаченной своевременно поставки сорвать сроки реализации госконтракта и попасть в Реестр недобросовестных поставщиков и подрядчиков.
Исходя из полученных ответов определите, чей платеж не может ждать, а с кем попробовать договориться об отсрочке. На схеме мы привели один из подходов к ранжированию контрагентов. Используйте его для разработки своего варианта.
Платежный календарь: пример составления
Скачайте наш пример платежного календаря в Excel. В нем мы учли все то, что написали выше. Например, ввели колонку с лимитами из БДДС и возможность выбирать расчетный счет по каждой денежной операции. А еще заполнили типовой набор поступлений и платежей для производственной компании.
Возможно, для кого-то это лишние опции. А кому-то, напротив, потребуется что-то добавить. Помните: платежный календарь не имеет унифицированный формы. Он настраивается под потребности конкретной организации и предпочтения специалиста.
На рисунке 4 – скриншот созданного документа.
Расскажем про наиболее популярные типы документов, с которыми вы можете работать.
-
Налоговый платежный календарь
В нем фиксируются осуществляемые в налоговые органы отчисления. В качестве даты уплаты обычно устанавливают последний день срока, выделенного на перечисление средств.
При разработке данного документа используется реальная информационная база денежных потоков предприятия. В нее должны входить такие сведения:
- договоры с контрагентами, банками, иными организациями;
- акты сверки расчетов с контрагентами; акты сдачи-приема товара (работ, услуг);
- счета (инвойсы) на оплату товара (работ, услуг); счета-фактуры (выданные и полученные);
- банковские документы, фиксирующие поступление денег на счета;
- таможенные декларации;
- платежные поручения;
- документы о согласовании цен;
- графики отгрузки продукции;
- графики выдачи зарплаты персоналу;
- информация по расчетам с дебиторами, кредиторами;
- законодательно установленные сроки выплат по финансовым обязательствам (перед бюджетом, внебюджетными фондами, контрагентами);
- приказы, распоряжения внутри компании.
Для удобства ведения всех процессов в компании, в том числе и финансовых, автоматизация платежного календаря в 1С — правильное решение. Но при этом вы должны понимать, что все бизнес-процессы должны идти в связке и быть автоматическими.
Помните, что выбранная или уже используемая компанией программа платежного календаря должна давать такие возможности:
-
создавать заявки на оплату или реестры платежей;
-
формировать отчеты, которые дают возможность следить за исполнением платежей, выполнять нормы платежной системы, бюджетов движения денежных средств;
-
поддерживать контроль и согласование бюджетов, заявок на оплату, пр. – допустим, участники бизнес-процесса не видят заявки, утвержденные начальником соответствующего ЦФО и заявки на оплату, но сразу после утверждения заявка попадает на рассмотрение финансисту;
-
разграничить доступ к сведениям о финансовой деятельности по уровням ответственности в компании – каждый руководитель ЦФО должен видеть лишь собственные заявки и их исполнение.
Успешность внедрения и автоматизации платежного календаря зависит от того, насколько корректно и полно во время создания была продумана внутренняя структура процесса.
И, конечно, мы готовы вам в этом помочь. Отправьте заявку и наши эксперты вас проконсультируют.
Платежный календарь предназначен для того чтобы управлять денежными средствами с учетом определенной временной перспективы. Но когда приходит конкретная дата, нужно окончательно утвердить перечень платежей, которые будут отправлены в банк на исполнение. Для этого используется документ программы «1С:Управление холдингом» «Реестр платежей».
Документ может быть создан из отчета «Платежный календарь» или из формы списка документа «Реестры платежей».
Документ при необходимости может согласовываться. Тогда требуется настроить в программе соответствующий шаблон процесса согласования и закрепить его в матрице полномочий. При согласовании документа может производиться оповещение инициаторов платежа о том, что его заявка поставлена к оплате сегодняшней датой (это делается через соответствующие настройки процесса согласования).
После утверждения документа, в нем становится доступна команда формирования платежных поручений.
После формирования платежных поручений они передаются в клиент-банк и банк производит соответствующие платежи.
На этом процесс планирования денежного потока, а также процесс выдачи распоряжений на оплату завершен.
Сложившаяся в 2020-2021 гг. ситуация, обусловленная распространением новой коронавирусной инфекции и связанных с ней ограничений, оказали и продолжают оказывать влияние на деятельность и бухгалтерскую отчетность аудируемых лиц, что, в свою очередь, не может не иметь последствий для организации и осуществления аудита указанной отчетности. Значительно возросли обычные аудиторские риски, а также возникли новые аудиторские риски. Данное обстоятельство должно быть принято во внимание на всех этапах организации и осуществления аудита бухгалтерской отчетности, в частности, при планировании аудита, рассмотрении ошибок и недобросовестных действий, анализе состояния внутреннего контроля, выполнении аудиторских процедур в отношении применимости допущения непрерывности деятельности и других аудиторских процедур по существу, взаимодействии с представителями собственников.
В условиях распространения новой коронавирусной инфекции и связанных с ней ограничений при проведении аудита бухгалтерской отчетности за 2021 г. рекомендуется применять:
Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, годовой консолидированной финансовой отчетности организаций за 2020 год в условиях распространения коронавирусной инфекции, одобренные Советом по аудиторской деятельности 18 декабря 2020 г.;
-
информационное сообщение ИС-аудит-32;
-
письмо Департамента регулирования бухгалтерского учета, финансовой отчетности, аудиторской деятельности, валютной сферы и негосударственных пенсионных фондов Минфина России от 7 апреля 2020 г. № 07-02-09/27403.
Отдельные вопросы бухгалтерского учета, связанные с деятельностью организаций в условиях распространения новой коронавирусной инфекции, обобщены в документе № ПЗ-14/2020.
Названные документы размещены на сайте Минфина России[2] соответственно в разделах «Аудиторская деятельность» и «Бухгалтерский учет и отчетность».
В соответствии с частью 3 статьи 5 Федерального закона «Об аудиторской деятельности» обязательный аудит бухгалтерской отчетности проводится только аудиторскими организациями. Согласно части 5 статьи 16 Федерального закона от 2 июля 2021 г. № 359-ФЗ положение части 3 статьи 5 Федерального закона «Об аудиторской деятельности» применяется начиная с обязательного аудита бухгалтерской отчетности за 2021 г.
В связи с этим обязательный аудит бухгалтерской отчетности за 2021 г. вправе проводить исключительно аудиторские организации. Случаи обязательного аудита бухгалтерской отчетности определены частью 1 статьи 5 Федерального закона «Об аудиторской деятельности». Понятие бухгалтерской отчетности для целей этого Федерального закона установлено в части 3 статьи 1 Федерального закона «Об аудиторской деятельности».
Начиная с 1 января 2022 г. индивидуальный аудитор не вправе проводить обязательный аудит бухгалтерской отчетности организаций, в том числе отчетности за отчетные периоды, предшествующие 2021 г. Вместе с тем аудиторские заключения, выданные в установленном порядке индивидуальными аудиторами по результатам обязательного аудита бухгалтерской отчетности организаций до 1 января 2022 г., продолжают признаваться официальными документами в соответствии с Федеральным законом «Об аудиторской деятельности».
Исходя из части 2 статьи 5.1 Федерального закона «Об аудиторской деятельности», аудит бухгалтерской отчетности общественно значимых организаций вправе проводить только аудиторские организации, сведения о которых внесены в реестр аудиторских организаций, оказывающих аудиторские услуги общественно значимым организациям. Данное требование применяется начиная с аудита бухгалтерской отчетности за 2023 г.
Таким образом, обязательный аудит бухгалтерской отчетности за 2021 г. вправе проводить любые аудиторские организации при условии:
1) наличия в их штате хотя бы одного аудитора, имеющего квалификационный аттестат аудитора, выданный после 1 января 2011 г. (часть 3 статьи 4 Федерального закона «Об аудиторской деятельности»);
2) соблюдения требования части 20 статьи 15 Федерального закона от 2 июля 2021 г. № 359-ФЗ. Согласно данному требованию до дня вступления в силу порядка ведения реестра аудиторских организаций, оказывающих аудиторские услуги общественно значимым организациям, аудиторские организации уведомляют Казначейство России о начале оказания услуг по проведению обязательного аудита бухгалтерской отчетности общественно значимых организаций в порядке, предусмотренном до дня вступления в силу Федерального закона от 2 июля 2021 г. № 359-ФЗ. Предполагается, что порядок ведения реестра аудиторских организаций, оказывающих аудиторские услуги общественно значимым организациям, вступит в силу с 1 сентября 2022 г. В связи с этим до названной даты:
-
аудиторская организация, оказывающая услуги по проведению обязательного аудита бухгалтерской отчетности общественно значимых организаций, обязана уведомить об этом Казначейство России;
-
уведомление Казначейства России производится в сроки, порядке и по форме, действовавшим до 1 января 2022 г., в частности, согласно приказу Минфина России от 8 февраля 2018 г. № 20н «Об утверждении порядка и формы уведомления Федерального казначейства о начале оказания услуг по проведению обязательного аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности организаций, указанных в части 3 статьи 5 Федерального закона от 30 декабря 2008 г. № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»;
Казначейство России уведомляется о начале оказания услуг по проведению обязательного аудита бухгалтерской отчетности общественно значимых организаций, перечень которых установлен частью 1 статьи 5.1 Федерального закона «Об аудиторской деятельности».
Исходя из Федерального закона «Об аудиторской деятельности», при проведении аудита бухгалтерской отчетности за 2021 г. необходимо руководствоваться МСА, введенными в действие на территории Российской Федерации приказом Минфина России от 9 января 2019 г. № 2н, 30 декабря 2020 г. № 335н, 27 октября 2021 г. № 163н и 9 ноября 2021 г. № 172н. В частности, МСА 315 (пересмотренный, 2019 г.) «Выявление и оценка рисков существенного искажения», МСА 700 (пересмотренный) «Формирование мнения и составление заключения о финансовой отчетности», МСА 701 «Информирование о ключевых вопросах аудита в аудиторском заключении» и согласующимися поправками к другим МСА, введенными в действие на территории Российской Федерации приказами Минфина России от 27 октября 2021 г. № 163н и от 9 ноября 2021 г. № 172н.
Можно ли автоматизировать процесс работы с платежным календарем
Помните, что выбранная или уже используемая компанией программа платежного календаря должна давать такие возможности:
создавать заявки на оплату или реестры платежей;
формировать отчеты, которые дают возможность следить за исполнением платежей, выполнять нормы платежной системы, бюджетов движения денежных средств;
поддерживать контроль и согласование бюджетов, заявок на оплату, пр. – допустим, участники бизнес-процесса не видят заявки, утвержденные начальником соответствующего ЦФО и заявки на оплату, но сразу после утверждения заявка попадает на рассмотрение финансисту;
разграничить доступ к сведениям о финансовой деятельности по уровням ответственности в компании – каждый руководитель ЦФО должен видеть лишь собственные заявки и их исполнение.
Успешность внедрения и автоматизации платежного календаря зависит от того, насколько корректно и полно во время создания была продумана внутренняя структура процесса.
И, конечно, мы готовы вам в этом помочь. Отправьте заявку и наши эксперты вас проконсультируют.
Аудит расчетов с покупателями и заказчиками
Проверку расчетов с покупателями и заказчиками производят аналогично проверке расчетов с поставщиками и подрядчиками, т. е. аудитору необходимо составить программу проверки и установить:
1) наличие заключенных договоров на поставки продукции, материалов, товаров;
2) соответствие показателей бухгалтерской отчетности показателям регистров бухгалтерского учета;
3) качество проведенной инвентаризации расчетов с покупателями и реальность задолженности покупателей (должно подтверждаться актами сверки расчетов);
5) правильность оформления первичной документации;
6) правильность осуществления расчетов по векселям (при этом аналитический учет должен содержать данные о задолженности покупателей, обеспеченной векселями, срок поступления денег по которым еще не наступил, и векселями дисконтированными, т. е. учтенными в банках, по которым деньги не поступили в установленный срок);
7) правильность составления корреспонденции счетов;
8) правильность ведения книги покупок и книги продаж (ведутся ли они вообще и как в них осуществляется регистрация счетов-фактур);
9) предъявление штрафных санкций к покупателям, нарушающим договорные обязательства;
10) правильность осуществления расчетов с иностранными покупателями; (расчеты в иностранной валюте, если таковые имеют место, проверяются особо тщательно с учетом правильности отражения курсовых разниц) и т. п.;
11) характер выявленных нарушений и влияние их на достоверность бухгалтерской отчетности и налогообложение.
По результатам проверки аудитор составляет аудиторский отчет, формирует пакет документов по проверке расчетов с покупателями и заказчиками и передает их руководителю группы.
Оплаты в excel. Реестр учета платежей в excel
Деятельность любой организации неразрывно связана с входящим и исходящим денежными потоками. Своевременное исполнение финансовых обязательств по оплате счетов непосредственно влияет на уровень доверия и имидж организации на рынке товаров и услуг. Контроль расходов необходим для эффективного управления бизнесом, сокращения издержек, расчета баланса организации. Автоматизированный реестр платежей позволяет без труда завести оплаты в excel и создать учет как постоянных статей расходов (ежемесячных), так и переменных (разовых). Ведение умного учета оплат в excel позволит значительно снизить вероятность пользовательских ошибок ввода данных, а также позволит более тщательно контролировать дату исполнения платежа. Далее будут подробно описаны основные функции и возможности автоматизированного реестра платежей в excel.
Преимущества платежного календаря для предприятия
Платежный календарь позволяет:
- Объединить прогнозируемые объемов (оптимистического, реалистического и пессимистического) поступающих и затрачиваемых средств в единое задание по оформлению финансовых потоков компании на один месяц.
- Максимально синхронизировать положительный и отрицательный финансовые потоки, что увеличит эффективность оборота средств.
- Обеспечить приоритетности платежей с учетом воздействия на работу компании.
- Поддерживать необходимую абсолютную ликвидность денежного потока компании, иными словами, ее платежеспособность в краткосрочный период.
- Своевременно контролировать деятельности компании в сфере управления финансами.
Работая с платежным календарем, вы:
- видите прозрачность процессов управления прибылью, затратами;
- повышаете гибкость и логичность решений в случае изменения экономических условий работы предприятия;
- вовремя оптимизируете кредитную политику.
Основная цель введения данного документа — создание графика денежных потоков на несколько рабочих дней — месяц.
Какие данные нужны для составления платежного календаря
При разработке данного документа используется реальная информационная база денежных потоков предприятия. В нее должны входить такие сведения:
- договоры с контрагентами, банками, иными организациями;
- акты сверки расчетов с контрагентами; акты сдачи-приема товара (работ, услуг);
- счета (инвойсы) на оплату товара (работ, услуг); счета-фактуры (выданные и полученные);
- банковские документы, фиксирующие поступление денег на счета;
- таможенные декларации;
- платежные поручения;
- документы о согласовании цен;
- графики отгрузки продукции;
- графики выдачи зарплаты персоналу;
- информация по расчетам с дебиторами, кредиторами;
- законодательно установленные сроки выплат по финансовым обязательствам (перед бюджетом, внебюджетными фондами, контрагентами);
- приказы, распоряжения внутри компании.
Процедура аудиторской проверки учета расчетов с поставщиками и подрядчиками
Процедуры аудита данного участка учета являются обязательными в рамках годового аудита предприятия, однако могут проводиться и отдельно при наличии необходимости. Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками позволяет:
— удостовериться, что данные о состоянии расчетов находят полное и достоверное отражение в учете и отчетности;
— проверить обоснованность цен поставщиков и подрядчиков, прописанных в договорах;
— проверить качество документального оформления данного участка учета для целей налогообложения.
Процедуры аудиторской проверки направлены на:
— сверку полноты отражения реальной задолженности перед поставщиками и подрядчиками с данными на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
— установление своевременности отражения в учете начислений и погашений кредиторской задолженности;
— подтверждение сумм конвертации валютной задолженности в рублевую и т.д.
Запрос сверки расчетов с поставщиками и подрядчиками — основная аудиторская процедура для проверки полноты отражения кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками в учете. Сальдо на конец периода в актах сверки, направленных поставщиками и подрядчиками, должны совпадать с соответствующими остатками по счетам расчетов.
Процедура сверки расчетов по поставщикам и подрядчикам подробно представлена на рисунке 1.
Пример аудиторского заключения с поставщиками и подрядчиками
Аудитор
Наименование: ООО «РосАудит»
Место нахождения: 6500025, Россия
Государственная регистрация: № 459-05 выдано 18.09.2018 г.
Является членом Аудиторской Палаты России в соответствие с решением Правления от 18.09.2010 г. (№ реестра 16998).
Аудируемое лицо
Наименование: ООО «ХХХ»
Место нахождения: Российская Федерация, 650066
Государственная регистрация: № 38954712004 – 03.03.2007г.
Мы провели аудит прилагаемой финансовой (бухгалтерской) отчетности в части расчетов с поставщиками и подрядчиками, дебиторами и кредиторами в ООО «ХХХ».
за период с 1 января по 31 декабря 2018 г. включительно. Финансовая (бухгалтерская) отчетность ООО «ХХХ» состоит из:
- бухгалтерского баланса;
- отчета о финансовых результатах.
Похожие записи: