Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как внести изменения в штатное расписание: должность, оклад, новая единица». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Подобный предыдущему способ, как внести изменения в штатное расписание при введении новой должности или штатной единицы, используется и здесь. Началом фразы для преамбулы может послужить текст: «в связи с увеличением объема работ», «с целью повышения эффективности предприятия (отдельного подразделения)», «в связи с открытием нового производственного объекта» и так далее. Рассмотрим как может выглядеть распорядительная часть.
Кто отвечает за ввод должностных единиц?
Как же ввести новую должность в штатное расписание? Приказ, с помощью которого она вводится, может быть подготовлен несколькими способами:
- В небольших компаниях его может составить сам руководитель.
- Подготовкой текста занимается подразделение, отвечающее за кадровые вопросы (отдел кадров, HR-служба и т. д.).
- Текст готовит юрист. На предприятии может быть целый юридический отдел – и в таком случае уже начальник этого отдела решает, кому из сотрудников поручить составление приказа.
- Проект приказа по типовому образцу составляется работниками канцелярии. Подобный подход более характерен для учреждений, чем для коммерческих компаний.
С 1 апреля 2021 г. ввести в штатное расписание следующие должности:
- Менеджер по рекламе с окладом 32 000 (тридцать две тысячи) рублей – 1 шт. единица;
- Заведующий складом с окладом 30 000 (тридцать тысяч) рублей – 1 шт. единица.
Дополнительно необходимо указывать отдел, куда вводится должность, если на предприятии имеется их несколько. Если создаётся новое подразделение, данную информацию также нужно указать в данном приказе.
Штатное расписание — основа деятельности предприятия
Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для осуществления конкретных преобразований на предприятии. Речь идёт не только об изменениях в графике работы, ведь при любых переменах в системе очень важно учитывать продуктивность и результативность работников — эти показатели не должны быть ниже предыдущих за аналогичный период.
Руководство компании может избежать неприятных ситуаций, в частности трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, если отнесётся с ответственностью к процессу оформления изменений в штате.
Когда меняется штатное расписание, издаётся соответствующий приказ.
Изменение названия должности или подразделения
Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.
Основания для изменения
Причины, по которым требуется внести поправки в штатное расписание, могут быть различными. Как уже указано, в акт вносятся коррективы путем изменения действующего расписания или создания нового. Третьего варианта не дано.
Небольшие коррективы вносятся в расписание посредством издания приказа, который подписывает руководитель организации. Издается приказ до того момента, когда вносятся поправки. Поводом для издания такого приказа могут служить:
- изменение названий отделов и подразделений;
- уменьшение штатной численности;
- переименование должностей;
- производство перерасчета относительно оплаты труда;
- введение или удаление должности.
Перечисленные основания могут применяться для корректировки действующего акта. Основным шагом при изменение – является издание соответствующего приказа. Такой документ должен содержать в себе пояснение грядущих перемен.
Если приказ составляется с нарушениями, то поправки, внесенные в штатный акт, признаются не соответствующими действительности при возникновении спора между работодателем и сотрудником либо при проведении проверки.
Пример оформления
Когда изменения в «штатке» касаются не нескольких работников, а всего предприятия в целом, то издается новое расписание. Делается это с целью исключения путаницы. Примером издания нового акта является повышение уровня МРОТ в регионе, где расположена компания, при условии, что оклад рабочих зависит от этого показания.
Возникают ситуации, требующие принятия вынужденных мер по оформлению работникам сокращенной рабочей недели или дня. Случается это при кризисах, спаде спроса на продукт и прочих нюансах. Целью работодателя в таком случае является:
- не закрыть производство полностью;
- не оставить людей без рабочих мест.
Пример приказа о внесении поправок
Подобное решение согласуется с работниками предприятия, после чего им раздаются уведомления о переменах. Также подписывается дополнительное соглашение, прилагаемое к трудовому договору. Составляется оно в двух экземплярах.
На практике сложно осуществить внесение корректив относительно всего штата в расписание, поэтому создается новое. Перед внесением видоизменений в акт должны появиться соответствующие основания. Иначе руководитель не имеет права изменить кадровую структуру по своему усмотрению.
Предложения по внесению корректив излагаются руководителями подразделений и отделов, излагаются в служебной записке. Составляется записка в произвольном формате.
Сроки хранения приказа
Основные требования к срокам хранения документации предприятий и организаций установлены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Согласно разделу 8, части 8.1 документы, подтверждающие необходимость привлечения новых работников, должны храниться у работодателей в течение 5 лет.
Более длительные сроки предусмотрены для хранения первичных документов об изменении окладов или введении новых ставок, которые должны сохраняться в течение 75 лет, если сами приказы о данных изменениях утеряны.
Для обеспечения прав работников на пенсионные и социальные выплаты кадровую документацию необходимо хранить в течение всего периода деятельности предприятия (но не более 75 лет). Если работодатель прекращает свою деятельность раньше, все кадровые документы целесообразно передавать в территориальные подразделения государственных архивов.
Таким образом, введение новой структурной единицы в штат работодателя имеет нюансы, которыми нельзя пренебрегать, так как это приведет к нарушению интересов сторон трудового договора или потенциальных работников.
Основания для изменения
Причины, по которым требуется внести поправки в штатное расписание, могут быть различными. Как уже указано, в акт вносятся коррективы путем изменения действующего расписания или создания нового. Третьего варианта не дано.
Полная замена «штатки» производится при наличии на то серьезных причин. Это могут быть перестановки в кадрах, сокращения или расширение штата, перевод рабочих в другое подразделение и прочее.
Небольшие коррективы вносятся в расписание посредством издания приказа, который подписывает руководитель организации. Издается приказ до того момента, когда вносятся поправки. Поводом для издания такого приказа могут служить:
- изменение названий отделов и подразделений;
- уменьшение штатной численности;
- переименование должностей;
- производство перерасчета относительно оплаты труда;
- введение или удаление должности.
Почему требуется исключить ненужные единицы?
Причины, по которым конкретная должность должна быть исключена из штатного расписания предприятия, многообразны:
- По результатам анализа производственной деятельности предприятия должность оказывается лишней.
- Если сотрудник уволился и должность долгое время была вакантной, а желающих занять её не нашлось – руководство организации пришло к выводу о том, что нет необходимости держать её в расписании.
- Происходит сокращение численности или штата у работодателя – и применяются нормы, предусмотренные ст. 81 ТК РФ.
Основание для приказа
В данном случае основанием является пояснение причин вносимых изменений. Обычно оно дается в начале документа после слов «В связи с…» и должно в точности отражать фактическое положение дел по кадровой части на предприятии. Однако, наиболее правильным будет наличие определенных документов. В роли таковых выступают служебные записки со стороны руководителей структурных подразделений, которые ввиду определенных обстоятельств считают нужным расширить отдел или, наоборот сократить некоторые штатные единицы. В случае наличия такой записки, в приказе необходимо:
- дать не неё ссылку,
- указав ее номер,
- дату составления,
- автора (должность и ФИО сотрудника).
Чем более внимательно и точно отнесется работник, задействованный в составлении приказа к своим обязанностям, тем менее вероятными будут в будущем претензии со стороны контролирующих структур, например, трудовой инспекции.
Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него. Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если все же составлять «штатку», то как производится исключение должности из штатного расписания и введение другой?
Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).
Этот вопрос интересует кадровиков, ведь в компании могут происходить изменения, отражающиеся на штатном составе. Как оформить исключение должности из штатного расписания? Пошаговая инструкция помогла бы не ошибиться при проведении данной процедуры.
Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:
- разные права и обязанности;
- различный уровень ответственности.
Пример приказа об изменении штатного расписания в связи с сокращением численности работников
Информационное агентство «Новости приозерья»
ПРИКАЗ
от 17.09.2021 года № 32/к
г. Приозерный
Об изменении штатного расписания
В связи с ухудшением финансового положения и необходимостью оптимизации численности персонала
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Исключить из Административного отдела структурное подразделение «Секретариат» с 01.01.2019 (код 0802).
- Дополнить структуру Административного отдела должностью «Секретарь приемной» с базовым окладом 22 000 рублей.
- Начальнику отдела кадров уведомить работников о предстоящем сокращении численности не позднее 01.10.2021 года.
Приложения:
- План мероприятий по финансовому оздоровлению ИА «Новости приозерья»
- Штатное расписание № 17 от 01.01.2021 года
Директор ИА «Новости приозерья» Арканская В. С.
Обоснование новой штатной единицы образец
В этой статье мы раскроем одно из главных понятий кадровой работы. Это штатная единица. Посмотрим, какое место она занимает в штатном расписании, что обозначает конкретно. Подробно распишем, как она вводится, сокращается, обоснуется.
Посмотрим, какое определение термину дают словари. Итак, штатная единица — это:
- Должностная единица, которая предусмотрена штатным расписанием организации, предприятия, учреждения.
- Единица из всего перечня должностей штатного расписания организации. Соответствует одному рабочему месту.
- Одна из должностей кадрового (штатного) расписания.
Штатную единицу организации многие путают с родственными терминами. Дальше представим разницу.
- Должность и штатная единица. Под первым понятием скрывается определенный набор рабочих функций, под вторым — количественная составляющая кадрового расписания. Соответственно, в одной должности может быть сразу несколько кадровых единиц.
- Ставка и штатная единица. Первое понятие — это денежная величина, остов оплаты труда определенного сотрудника. А 1 штатная единица — это живой человек, работник. Вот такова разница между терминами.
- Рабочее место и штатная единица. Первое понятие — это организованное место для труда сотрудника. Второе — работник, человек. На одном рабочем месте может трудится сразу несколько штатных единиц. Например, посменно работающие продавцы, кассиры.
Штатная единица — это, соответственно, составляющая штата (штатного состава) или персонала организации. Так называется постоянный состав ее сотрудников. Вместе они составляют группу, сформированную по профессиональным или другим признакам с указанием должностей, а также присвоенными каждому (по должности) окладами.
Штатом также правомочно будет назвать всю совокупность работников организации. Это и те, которые заняты трудовой деятельностью, и те, которые состоят на балансе учреждения, но временно не работают в силу ряда причин (больничный, отпуск, декрет и прочее).
Сроки хранения приказа
Основные требования к срокам хранения документации предприятий и организаций установлены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Согласно разделу 8, части 8.1 документы, подтверждающие необходимость привлечения новых работников, должны храниться у работодателей в течение 5 лет.
Более длительные сроки предусмотрены для хранения первичных документов об изменении окладов или введении новых ставок, которые должны сохраняться в течение 75 лет, если сами приказы о данных изменениях утеряны.
Для обеспечения прав работников на пенсионные и социальные выплаты кадровую документацию необходимо хранить в течение всего периода деятельности предприятия (но не более 75 лет). Если работодатель прекращает свою деятельность раньше, все кадровые документы целесообразно передавать в территориальные подразделения государственных архивов.
Таким образом, введение новой структурной единицы в штат работодателя имеет нюансы, которыми нельзя пренебрегать, так как это приведет к нарушению интересов сторон трудового договора или потенциальных работников.
Порядок внесения изменений
Как изменить штатное расписание? Так как штатное расписание – одна из основополагающих документаций на предприятие, к его переоформлению нужно относиться ответственно.
Грамотно осуществить редактирование расписания штатов можно, если соблюсти несколько этапов:
- Анализ производительности существующей структурной организации:
- насколько быстро и эффективно тот или иной филиал, подразделение или работник справляются с поставленными задачами;
- действует ли система иерархий;
- есть ли нужда в имеющихся должностях и требуются ли еще работники и т.п.
- Создание проекта изменений с обоснованием.
- Редактирование приказа кадровиком, бухгалтером или любым другим специалистом, назначаемым начальством.
- Уведомление всех заинтересованных лиц под подпись.
- Создание Дополнения к штатному расписанию в виде приложения с подписью главного бухгалтера и руководителя.
- Образование контрольной комиссии, в задачи которой входит уведомление работников и наблюдение за соблюдением условий обновленного расписания.
Большое внимание нужно уделить составлению распоряжения о нововведениях, потому как именно из него все сотрудники и главы отделов могут узнать о предстоящих переменах в компании. Как правильно оформить приказ об изменениях в штатном расписании?