Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать заявление на учебный отпуск». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Заявление на учебный отпуск на сегодняшний день не имеет унифицированного образца, так что работники предприятий и организаций вправе писать его произвольном виде или по внутреннему шаблону фирмы. При этом надо следовать нормам делопроизводства в плане структуры документа, а также учитывать правила русского языка.
Как составлять заявление
По правилам делопроизводства и нормам ТК РФ рекомендуется включить стандартные реквизиты и ссылку на приложение — справку-вызов на сессию. Рекомендуется выделить три части: вводную, или шапку, основную и заключительную (перечень приложений, подпись, дата). В шапке указывается адресат — руководитель, наименование организации, должность и фамилия и инициалы работника-студента. Основную часть начинают с фразы «прошу предоставить учебный отпуск», далее по тексту следует указание на требуемый период освобождения от трудовой деятельности.
Возможные ошибки:
- отсутствие четко прописанных дат отсутствия и указания на продолжительность в календарных днях;
- отсутствие в документе реквизитов справки-вызова и самого приложенного бланка.
Составление заявления на ученический отпуск: образец
На сегодняшний день трудовое законодательство не предусматривает унифицированной формы написания заявления на ученический отпуск. Исходя из этого:
- оно может быть написано самостоятельно – от руки или напечатано на компьютере;
- можно воспользоваться бланком заявления организации на такой вид отпуска (при наличии собственного образца заявления у компании).
Хоть заявление можно составлять в свободной форме, в нем необходимо указать следующее:
- наименование предприятия, где работает сотрудник;
- Ф.И.О. руководителя;
- дату составления документа;
- вид отпуска – в данном случае учебный (ученический);
- обозначить, что отпуск с сохранением зарплаты или без нее;
- период отпуска;
- наименование учебного заведения, в котором учится сотрудник.
На основании этого документа и прилагаемой справки-вызова издают приказ о предоставлении отпуска.
Для получения права воспользоваться учебным отпуском работнику потребуется взять в образовательном учреждении справку-вызов. Сотруднику необходимо потребовать предоставить её в орг. отделе заведения. Справка выдаётся студентам очникам или заочникам в период сессии, вступительных экзаменов или сдачи итогового гос. экзамена.
Затем работник пишет заявление на отпуск, прикладывая к нему полученную в ВУЗе справку. Если все условия соблюдены, работодатель не вправе отказать в предоставлении отдыха от работы.
Заявление необходимо отдать руководителю предприятия лично или сотруднику кадровой службы. Кадровик в свою очередь передаст документ директору. Работодатель обязан рассмотреть прошение и принять решение. В случае положительного ответа на заявлении ставится подпись директора и издаётся соответствующее распоряжение. В приказе руководитель обозначает дату отпуска, точное количество календарных дней и вносит ясность в вопрос оплаты. Как только документ вступит в силу, работник может отправляться на учёбу.
Как написать заявление на учебный отпуск
Унифицированной формы заявления, как на учебный, так и на любой другой отпуск, не существует. Работник пишет его в произвольной форме. Но существует обязательная информация, которую необходимо указать.
В заявлении на предоставление учебного отпуска необходимо указать:
- В «шапке», в правом верхнем углу указывается:
- должность и ФИО руководителя работодателя;
- полное наименование работодателя, включая организационно-правовую форму;
- должность и ФИО заявителя;
- структурное подразделение, где он трудится. Это не обязательно указывать. Такая информация актуальна для крупных предприятий.
- Затем посередине листа пишется слово «Заявление»;
- В «теле» заявления необходимо подробно описать причину – предоставление учебного отпуска. Также нужно указать наименование учебного заведения, основание для предоставления отпуска и его продолжительность. Можно просто переписать информацию из справки-вызова. Также нужно указать – отпуск с сохранением заработной платы или без;
- Подпись заявителя с расшифровкой фамилии;
- Дата составления заявления.
Сколько дней положено студентам-заочникам
Оплата и длительность отпуска зависит от того, на каком отделении обучается работник и какую степень получает. Работник может попросить о выделении дней для поступления, и организация предоставляет ему выходные, но без оплаты.
Среднее общее или основное общее образование:
| Основание | Продолжительность в календарных днях | Сохранение оплаты труда |
| Государственные экзамены при получении среднего общего образования | 22 |
С оплатой |
| Государственные экзамены при получении основного общего образования | 9 |
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1. Если работник имеет квалификацию «специалист», но хочет получить степень магистра, может ли он просить учебный отпуск?
Нет. Специалист и магистр формально представляют собой один уровень высшего образования. Между тем, в качестве условий представления отпуска указывается отсутствие того уровня образования, который получает работник. На этом основании отпуск не положен. Другое дело, если работник – бакалавр и получает степень магистра, тогда дополнительные дни должны предоставляться.
Вопрос №2. Положена ли компенсация проезда к месту обучения?
Да, расходы могут быть компенсированы. Определена и частота оплаты: таким правом воспользоваться один раз в год. Правило действует только для заочников, успешно проходящих обучение и не представленных к отчислению.
Вопрос №3. Сессия совпала с основным отпуском? Что делать в таком положении, переносить отпуск или сдавать экзамены за счет отдыха?
Этот вопрос решается по договоренности. Однако следует помнить, что один вид отпуска не заменяет другой. Также нельзя уменьшать их продолжительность. Поэтому работодатель, скорее всего, пойдет навстречу работнику и перенесет основной отдых на другой период. Полученный отказ можно обжаловать, для этого требуется его письменный вариант.
Вопрос №4. Если ли особенности в оплате учебного отпуска?
Оплата производится по одному правилу, никаких дополнительных условий или особенностей нет. Деньги переводятся заранее, минимальный срок – 3 дня. То есть распоряжение в банк о переводе денег должно поступить до сессии.
Вопрос №5. Сотрудник ушел в отпуск, который ему оплатили, но полностью провалил сессию. Можно ли потребовать возврата отпускных, удержав их из его последующей зарплаты?
Нет, таких удержаний делать нельзя. В противном случае на организацию может поступить жалоба в соответствующий орган, который обязательно накажет ответственное лицо и обяжет вернуть все удержания.
Оплата учебного отпуска
Ученический отпуск может быть как оплачиваемым, так и неоплачиваемым. Если отпуск подлежит оплате, отпускные рассчитываются из среднего заработка работника, при этом оплачиваются все календарные дни отпуска, в том числе нерабочие дни праздников и выходные (п. 14 Положения об исчислении средней зарплаты, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
Дополнительный учебный отпуск оплачивается, если обучение ведется заочно или очно-заочно, а образовательное учреждение имеет государственную аккредитацию.
Не оплачивается учебный отпуск тем, кто:
- только поступает в учебное заведение — сдает вступительные экзамены,
- проходит аттестацию на подготовительных отделениях,
- обучается очно,
- получает уже не первое профессиональное образование такого уровня (например, второе высшее).
Если работник не выполняет учебный план, и отпуск ему нужен для сдачи задолженностей и пересдач, то такой отпуск может предоставляться только за свой счет. Оплачивать дополнительный отпуск для таких целей работодатель не обязан.
На что обратить внимание при оформлении заявления
Как к описательной части заявления, так и к его оформлению никаких особых требований нет: его можно писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета) или печатать на компьютере. Для заявления можно использовать обыкновенный чистый лист бумаги или фирменный бланк организации (если так требует работодатель).
Единственное правило, которое требуется соблюдать безусловно: наличие «живой» подписи заявителя (использование факсимильных автографов, т.е. отпечатанный каким-либо способом недопустимо).
Документ нужно писать в двух экземплярах:
- один следует отдать секретарю организации или специалисту по кадрам для последующей простановки на нем резолюции директора,
- второй оставить у себя, перед этим завизировав о получении копии у представителя работодателя.
Обучающийся сотрудник может рассчитывать на оплачиваемую сессию при соблюдении следующих обязательных условий:
- Образование на этом уровне получается впервые. Если работник с дипломом вуза решает учиться в колледже или техникуме, ему должны предоставить оплачиваемый отпуск. Однако при повторном поступлении в университет (то есть при наличии вузовского диплома) сессионный период – за свой счет.
- Образовательное учреждение имеет государственную аккредитацию. Если в трудовом договоре есть пункт, не ограничивающий тип полномочий вуза, работодатель может предоставить и оплатить учебный отпуск студента любого высшего учебного заведения.
- Студент учится на заочном или вечернем отделении вуза.
- Отсутствие академических задолженностей и высокая успеваемость (подтверждением является справка из деканата). Работодатель не обязан отпускать нерадивого студента на пересдачу «хвостов».
Оплата и её исключения
Учебный отпуск оплачивается. Расчет производится из среднемесячного заработка сотрудника за год за все дни отсутствия на сессии, в том числе праздничные дни.
Исключения (работодатель обязан дать отпуск, но не обязан его оплачивать):
- Студенты частных высших образовательных учреждений, а так же те, кто получает второе профессиональное образование (к ним относится бакалавриат и магистратура).
- Сотрудники, трудящиеся в организации на условиях совмещения.
- Если работник одновременно получает два образования. Он должен выбрать, в каком из учебных заведений будет сдавать экзамены в период учебного отпуска.
Особенности составления заявления
Для заполнения заявления используют шаблон организации, а при его отсутствии составляют в произвольном формате. Унифицированной формы документа для таких случаев не предусмотрено. В документе в обязательном порядке отражают:
- Наименование организации.
- ФИО директора или лица, его замещающего с указанием должности.
- Должность и ФИО заявителя.
- Основная причина заявления – предоставление учебного отпуска и его период (дата начала и завершения) на основании справки-вызова из ВУЗ’а или иного учебного заведения. С сохранением или нет заработной платы.
- Наименование учебного заведения.
- Подпись заявителя и дата составления документа.
К заявлению прикладывают справку – вызов. На основании данных документов издается приказ о предоставлении отпуска, и вносятся сведения в личную карточку сотрудника (Т-2, раздел 8.).
Составляют заявление обычно в 2-х экземплярах. Один, после резолюции директора, оставляют у себя.
Когда полагается учебный отпуск
В ТК РФ (гл. 26) указано, что учебный отпуск назначается на основании следующих положений:
- Обучение должно осуществляться исключительно в организации, которая прошла государственную аккредитацию, что подтверждается специальными справками и сертификатами.
- Отпуск предоставляется только по основному месту трудоустройства.
- Представители вуза составляют предварительно справку-вызов, которая вручается студенту. Ее нужно предоставить работодателю.
- Сотрудник может взять отпуск только при получении высшего образования в первый раз. Исключением выступает ситуация, когда сам руководитель компании отправляет специалиста на переобучение.
- Гражданин обязан самостоятельно составить письменное обращение к директору, на основании которого издается распоряжение.
- При обучении в двух заведениях отпуск выдается только для осуществления учебной деятельности в одном из них. Сотрудник сам выбирает, в каком именно.
Учебный отпуск с сохранением заработной платы позволяет людям получать образование, сохраняя за собой рабочее место. Работодатель не имеет права отказать сотруднику в оформлении этого периода.
Длительность и оплата
Эти вопросы больше всего волнуют заявителей. Согласно ТК РФ, учебный отпуск оплачивается только в некоторых ситуациях. Его длительность может значительно отличаться, что зависит от цели оформления (например, для сдачи экзаменов или для прохождения аттестации) и этапа обучения.
В ФЗ №273 установлено несколько разновидностей учебных отпусков. При оформлении заявления на сессию нужно указывать, какие студент будет проходить испытания. На основании этого определяется продолжительность отпуска и денежная компенсация:
- на сдачу вступительных экзаменов дается 15 дней без оплаты;
- для аттестации, которая выполняется в подготовительных отделениях учебных заведений, предоставляется 15 дней без сохранения заработка;
- промежуточная аттестация при очной форме обучения составляет 15 дней, но на этот период времени не предусмотрена оплата;
- для сдачи государственных экзаменов оформляется 1 месяц отпуска без сохранения зарплаты;
- если студент занимается подготовкой и защитой квалификационной выпускной работы или сдает итоговые экзамены на очной форме, то ему предлагается 4 месяца отпуска без оплаты;
- для промежуточной аттестации на первых двух курсах оформляется отпуск на 40 дней с сохранением заработка;
- аттестация на третьем и последующих курсах занимает 50 дней, а в это время специалист получает средний размер заработка;
- для итоговой аттестации на очной или заочной форме обучения дается до четырех месяцев с сохранением средней зарплаты.
При расчете денежной компенсации обязательно учитывается средний размер зарплаты гражданина в компании. Эти правила закреплены в статье 173 ТК РФ.