Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция помощника руководителя (профстандарт)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ассистентами руководителя зачастую становятся хорошие секретари, делопроизводители, офис-менеджеры, то есть сотрудники, которые переросли уровень своего непосредственного функционала, однако не имеют возможности традиционного вертикального продвижения в организационной схеме компании. Нередко помощь руководителю совмещается с выполнением других обязанностей, например, юриста или переводчика.
Какие функции в компании выполняет помощник руководителя?
Обязанности ассистента определяются штатным расписанием. В перечень может входить:
- организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя (рабочее место, канцелярия и т. д.);
- прием входящей корреспонденции;
- подготовка документов на подпись начальнику;
- распределение документооборота по соответствующим отделам;
- подготовка материалов, необходимых для работы руководителя;
- контроль продвижения актуальных проектов по согласованному плану;
- сбор, обработка и представление информации, необходимой для принятия управленческих решений и доведения их до ведома персонала;
- выполнение служебных поручений начальства;
- составление писем, отчетов, запросов по отделам предприятия, а также ответов и коммерческих предложений;
- подготовка заседаний, селекторов, собраний разного уровня (включая подбор места, техническое обеспечение, уведомление участников и т. д.);
- контроль исполнения распоряжений персоналом;
- прием предложений и пожеланий работников с целью их структуризации и подачи на рассмотрение руководству;
- формирование дел и их сдача в архив;
- проведение встреч и телефонных переговоров;
- ведение контрольно-регистрационной картотеки и многое другое.
Требования к знаниям и образованию
К слову, о подготовке и компетенциях. Хотя в требованиях к некоторым вакансиям и значится среднее профобразование кандидата на должность помощника гендиректора, де-факто такому исполнителю просто необходим диплом бакалавра, а лучше – магистра. Точнее, знания, которые такой документ должен гарантировать.
Учитывая, что часть обязанностей непосредственно связана с управленческой деятельностью руководителя, качественная профессиональная подготовка его помощника – это обязательное условие.
Что должен знать такой специалист:
- основы бухгалтерского дела;
- кадровое делопроизводство;
- основы менеджмента;
- методологию бизнес-процессов;
- базовую экономику.
Права и ответственность ассистента руководителя
Сказав об обязанностях ассистента главы компании, нельзя не сказать о его правах. Чтобы такой специалист выполнял свои прямые обязанности качественно, следует отразить в его должностной инструкции следующие права:
-
Предлагать способы улучшить свою работу, усовершенствовать бизнес-процессы во всей компании.
-
Требовать соблюдать права, установленные трудовым договором, и добиваться обеспечения подходящих условий для работы.
-
Принимать только те решения, которые входят в компетенцию ассистента руководителя.
-
Получать нужные данные и документы, требующиеся для исполнения должностных обязанностей.
Собеседование в кадровом агентстве на должность ассистента руководителя
Обычно ни крупные, ни средние фирмы, создавшие себе имя на рынке, не афишируют вакансий ассистентов руководителя (особенно если помощник нужен собственнику бизнеса). Ещё более конфиденциальным становится поиск такого специалиста, если он необходим на замену нынешнему помощнику. Наткнуться на подобную вакансию просто так невозможно. Иногда руководство фирмы прибегает к помощи кадрового агентства, которое ищет и отбирает кандидатов, если в его базе есть нужные резюме.
Искать работу ассистентом руководителя (удалённого или в офис) через агентство удобно, поскольку:
-
Кандидатов подробно познакомят с деятельностью компании, особенностями характера начальника, дополнительными требованиями.
-
Бесплатно посоветуют, как правильно себя вести во время собеседования.
-
Помогут доработать резюме, красиво его оформить.
-
Проконсультируют по поводу дресс-кода, внешнего вида на собеседовании.
Обязанности ассистента руководителя
Прежде чем нанимать кого-нибудь на должность помощника или ассистента, руководитель должен определить круг обязанностей, которые он планирует поручить будущему сотруднику. Во-первых, новый работник должен понимать, чем он будет заниматься на рабочем месте, во-вторых, это не позволит работодателю требовать с него сверх меры. Например, если в объявлении о вакансии говорится о том, что нужен секретарь, чтобы отвечать на звонки, приносить напитки и просматривать электронную почту, то в компанию потянутся люди без опыта работы и каких-либо знаний. Требовать от такого человека сверх того, что было заявлено в вакансии, некорректно. Поэтому лучше заранее подумать о характере работы, которую придется выполнять ассистенту в будущем. Так, помощники выполняют такие задачи:
- Собирают информацию. Перед заключением любых контрактов важно получить как можно больше данных о клиентах, поставщиках, партнерах. Поиск этих сведений занимает от нескольких часов до нескольких дней. Эту работу может взять на себя ассистент.
- Передают информацию от имени директора различным людям. Это могут быть сотрудники фирмы, клиенты, партнеры. В крупных компаниях на разговоры, распоряжения и приказы уходит много времени. Руководитель просто не в состоянии заниматься всем этим в одиночку.
- Контролируют качество выполняемых работ, следят за сроками и регулярностью поставок.
- Планируют встречи руководителя. Директор ежедневно работает с большим количеством документов, ему бывает сложно запомнить конкретную дату, на которую у него назначена встреча. Хороший ассистент отслеживает все встречи, планирует их, заблаговременно сообщает о времени и месте руководству, напоминает, переносит встречи, организует кофе-брейки и тому подобное.
- Ведет личный календарь босса. Не каждый руководитель способен правильно распределять свое время так, чтобы встречи не дублировались и не накладывались друг на друга. Это сложно, хлопотно, поэтому лучше поручить такую работу помощнику.
Грамотный и компетентный во многих вопросах помощник ценится очень высоко. А если он обладает и некоторыми профессиональными качествами, необходимым уровнем квалификации, то найти такого специалиста будет непросто. Так, хороший ассистент обязан:
- разбираться в специфике той отрасли, в которой ему придется работать. Даже если он нанимается всего лишь отвечать на звонки, то обязан разбираться, кому отдать предпочтение, а кто может подождать;
- уметь вести переговоры;
- владеть методами научной организации труда, уметь правильно распределять свое и чужое рабочее время, владеть навыками самоменеджмента;
- знать, как ставить цели так, чтобы достижение их не казалось чем-то фантастическим;
- владеть основами планирования. В идеале – обучиться этому на специализированных курсах;
- освоить принципы расстановки приоритетов в работе и общении.
Если ассистенту придется работать с документами, то нелишним будет обучение:
- правовым нормам управления, полезно знать основы административного, гражданского, хозяйственного и трудового права;
- правилам ведения документации и порядку работы с документами;
- основам документной лингвистики.
Помощник должен знать структуру организации, быть лично или заочно знаком с руководящим составом подразделений, уметь различать подписи руководителей, знать зону ответственности каждого из них. Человеку, планирующему работать в крупной компании, придется тренировать и память, и внимательность. Нельзя допускать просчетов и возникновения курьезных ситуаций, которые могут отразиться на имидже организации. Чтобы натренировать навыки ассистента руководителя, можно:
- записаться на специальные курсы;
- окончить школу журналистики или подготовки секретарей;
- регулярно пересказывать прочитанное, стараясь не упустить ничего важного из первоисточника;
- заняться математикой и логикой;
- учить языки. Ассистент, умеющий говорить хоть на одном иностранном языке, ценится куда выше на рынке труда;
- вести записные книжки, учиться структурировать информацию в них таким образом, чтобы данные можно было найти сразу;
- тренировать навыки быстрого набора текста;
- освоить новые офисные программы;
- поставить речь и голос;
- тренировать выдержку.
Требования к помощнику руководителя
Рассмотрим такой аспект, как типичные требования к кандидатам на должность «помощник руководителя». Обязанности, которые предполагается выполнять сотруднику на соответствующей позиции, требуют наличия определенных навыков и квалификаций. Конкретный их перечень во многом определяется должностной спецификой деятельности секретаря. Так, если деятельность помощника руководителя будет преимущественно соответствовать позиции референта, то требования в этом случае будут не столь жесткими: среднее образование, минимальный опыт работы, базовые навыки по работе с ПК и офисной техникой. В свою очередь, если в компетенции помощника руководителей будут входить некоторые менеджерские функции, то перечень требований в этом случае будет больше, а должностные обязанности предполагать более высокий уровень квалификации кандидата на должность секретаря.
Должностная инструкция всегда включает права, которыми обладает помощник руководителя. Обязанности, предусмотренные спецификой должности, всегда дополняются соответствующими преференциями. Итак, какими правами обладает сотрудник на рассматриваемой должности? Интересно, что с ними вполне коррелируют обязанности помощника руководителя предприятия. Так, например, право подписи и визирования тех или иных документов возникает в связи с необходимостью периодической работы с таковым источниками. Пример иного права сотрудника на соответствующей должности — запрашивать от непосредственного руководства, а также от других специалистов фирмы, необходимую информацию для включения в документы. Правом требовать от начальника обеспечения комфортных условий в работе также обладает помощник руководителя. Должностные обязанности человека на соответствующей позиции могут быть связаны с периодической отправкой и получением документов — и эти процедуры должны осуществляться при задействовании различных технических средств. Секретарь вправе ожидать обеспечения полного доступа к таковым.
II. Должностные обязанности
В обязанности помощника руководителя входит:
1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями:
— Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями
— Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений
— Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов
— Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений
— Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя
— Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций
— Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами
— Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений
2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов:
— Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем
— Подготовка информационно-аналитических материалов
— Разработка тематического плана обзорного документа, доклада
— Определение круга библиографических источников
— Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки
— Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки
3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий:
— Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя
— Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем
— Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов
— Подготовка презентаций по указанию руководителя
— Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя
— Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров
4. Организация исполнения решений руководителя:
— Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя
— Координация деятельности по исполнению решений руководителя
— Контроль исполнения решений руководителя
— Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя
ТРЕБОВАНИЯ К АССИСТЕНТУ
Обсудим, что может повлиять на востребованность ассистента на рынке труда:
1) наличие высшего образования
По профстандарту на у секретаря-помощника должно быть высшее образование.
2) знание иностранных языков
Знание английского и иных иностранных языков сразу добавляет баллы к Вашей кандидатуре. Если Вы умеете вести переписку на иностранном языке, переводить, значит, можете рассчитывать на более высокую зарплату. Как правило, такой ассистент может сопровождать руководителя в бизнес-поездках в качестве переводчика.
3) опыт работы
Для работы в крупных компаниях зачастую требуются только ассистенты с опытом. Это же требование прописано в профстандарте.
Однако иногда работодатель готов принять ассистента без опыта, при условии прохождения специализированного обучения и наличии потенциала.
4) знание конкретной сферы
Неоспоримым плюсом для работы в специфических сферах (например, в госкомпаниях) будет аналогичный опыт в резюме у соискателя.
Поэтому часто, если руководитель ищет ассистента в фармкомпанию, он желает видеть аналогичный опыт в бэкграунде соискателя.
1. Административный помощник относится к категории специалистов.
2. На должность административного помощника назначается лицо, имеющее
профессиональное (техническое, экономическое, высшее; среднее
юридическое, пр.) образование, стаж административной работы не менее
лет в (2 лет; 3 лет; др.) (указать направление) сфере бизнеса.
3. Административный помощник должен знать:
3.1. Структуру управления предприятием.
3.2. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.
3.3. Структуру и оборудование современного офиса.
3.4. Принципы представительства в государственных органах, органах
местного самоуправления, сторонних организациях.
3.5. Принципы и методы администрирования.
3.6. Стандарты делопроизводства.
3.7. Основы этики и эстетики.
3.8. Правила делового общения.
3.9. Порядок систематизации, учета и ведения документации с
использованием современных информационных технологий.
3.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
4. Назначение на должность административного помощника и освобождение от
должности производится приказом руководителя предприятия.
5. Административный помощник подчиняется непосредственно руководителю
предприятия.
Должностная инструкция помощника руководителя
Структура должности «помощник начальника», должностные обязанности, требования к образованию, опыт работы должны быть указаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за выполнением сотрудниками своих обязанностей.
Должностная инструкция носит нормативный характер и подлежит обязательному соблюдению. В этом документе подробно описаны все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности разрешения трудовых конфликтов.
В отношении деталей деятельности помощника руководителя при составлении его должностной инструкции следует отнестись с особым вниманием. Обязательно надо прописать особенности работы, нюансы организации труда и времени отдыха, компенсацию за сверхурочную работу.
Необходимо отличать должностную инструкцию помощника от того же документа на должность «заместитель руководителя проекта». Обязанности последнего часто носят временный характер, как и сама работа. Кроме того, название должности должно быть четко указано в должностной инструкции. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «директор-менеджер». Убедитесь, что эта запись соответствует действующим правилам и актуальна.
1. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат («Документоведение и архивоведение»)
или
высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
2. Наличие опыта работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
3. Назначение на должность помощника руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.
Дополнительные обязанности помощника руководителя
Большинство руководителей ищет многопланового специалиста, способного выполнять расширенные обязанности. К числу дополнительных обязанностей, которые иногда выполняют помощники, относятся:
- Перевод, например, в рамках переговоров. В теории, для этого есть переводчик. На практике, он не всегда может оказаться под рукой, а на сто процентов доверять сторонним специалистам трудно. Потому для ассистента руководителя будет полезным знание минимум одного иностранного языка. Конкретика зависит от того, с кем работает предприятие. Чаще всего, требуется знание английского языка.
- Юридическое сопровождение сделок. Нередко личный помощник, сопровождая гендиректора, выполняет функции не только переводчика, но и юриста.
- Сопровождение руководителя на различные протокольные мероприятия.
- Бытовые услуги. К примеру, помощник нередко сопровождает руководителя в поездках и берет на себя все бытовые моменты, начиная от заказа такси и гостиниц и заканчивая питанием, оформлением и т.д.
Функции помощника руководителя
Сформулировать функции помощника руководителя в полном объёме, пожалуй, невозможно: точный список требований к соискателю на должность ассистента директора во многом определяется спецификой деятельности компании, а также зависит от субъективных предпочтений руководителя. Одно можно сказать наверняка: помощник должен стремиться к постоянному повышению своей личной продуктивности и обладать безукоризненными морально-этическими качествами, ведь он будет иметь практически неограниченный доступ не только к корпоративной, но и личной информации о высшем руководстве.
Неудивительно, что подобная вакансия достанется скорее кандидату со скромным послужным списком, но умеющему «поймать волну» шефа, чем блестящему профессионалу, не сумевшему расположить к себе руководителя при первичном знакомстве.
Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента
Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.
Функциональные обязанности помощника руководителя:
- Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
- обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
- работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
- обеспечение психологического комфорта начальства;
- проведение первичных переговоров;
- перевод;
- обеспечение руководства канцтоварами и т.д.
Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.