Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Восстановление трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.
Трудовая книжка утеряна работником
Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.
Хорошо, если вы сменили не так много мест работы или же только начали свою трудовую деятельность — тогда вам не нужно делать слишком много движений для восстановления трудовой книжки. Но если вы постоянно меняли места работы или (еще хуже) переезжали в другой город, то мы вам не завидуем. Остается только собирать, собирать и собирать. И, как вы понимаете, далеко не все работодатели с удовольствием копаются в архивах и предоставляют данные о вашем стаже. Но это все детали. Мы же расскажем, что вам нужно сделать, если трудовая книжка потеряна по вашей вине.
Итак, трудовая книжка потеряна. Куда идти, к кому обращаться в первую очередь? Мы изначально подразумеваем ситуацию, что потерянная книжка может быть только у уволенного работника, так как во время трудоустройства работодатель обязан хранить документ у себя (в сейфе). Трудовую книжку нельзя выдавать на руки работнику, делать это запрещено даже в тех случаях, когда сотруднику требуются трудовые сведения для вышестоящих инстанций (налоговая инспекция, Пенсионный фонд). Кадровик оформляет заверенную копию по запросу. И хорошо бы, чтобы она у вас осталась. Тогда вам фактически ничего не придется делать — если потерян оригинал трудовой книжки, то просто передайте официальную копию новому работодателю.
Если же у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обращайтесь в кадровую службу предыдущего работодателя и пишите заявление. В обращении указывайте, что трудовая книжка потеряна, описывайте обстоятельства, при которых это произошло, и запрашивайте кадровые сведения. Если у вас остались ваши экземпляры договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с указанием должности и начислений, приказы о кадровых перемещениях (ну а вдруг!) — отлично, прикладывайте их в дополнение к заявлению, это ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.
Важный момент — никто не будет заново расписывать каждый период работы и каждое кадровое передвижение. Вам нужно подтвердить трудовой и страховой стаж (а для этого и нужна трудовая книжка), кадровик будет вносить записи блоками и ссылаться на распорядительные документы. Именно поэтому всегда важно иметь на руках копию трудовой, заверенную не только работодателем, но и нотариусом. И если вы потеряли трудовую книжку, вам придется:
- Решить, что вы хотите делать. Завести новый документ или восстановить старый — решаете только вы. И действительно, если в трудовой зафиксировано несколько незначительных должностей, а стаж составляет от силы год, то нет смысла гоняться за такими сведениями. Если же страховой стаж значительный и в будущем повлияет на пенсионные начисления, то восстановить документ действительно необходимо.
- Обратиться к предыдущему работодателю (начальнику кадровой службы) за восстановлением трудовой. Точнее, за оформлением дубликата. Вот что должен делать работник по закону — если вы обнаружили пропажу трудовой книжки, незамедлительно пишите заявление работодателю по последнему месту работы (пп. 31–32 ПП РФ № 225 от 16.04.2003). Кадровик оформляет дубликат в течение 15 дней. В документ вносят сведения о непрерывном стаже и награждениях у всех предыдущих работодателей, а также информацию по последнему месту работы. Записи вносятся в обобщенном виде и со ссылками на распорядительную документацию.
- Попросить оформить трудовую у нового работодателя. Если вы устроились на новую работу, но при этом ваша трудовая книжка потеряна, вот что вы можете сделать — написать заявление об оформлении нового регистра на имя руководителя (ст. 65 ТК РФ). Если ваше обращение будет обоснованным и аргументированным, вам не откажут. Но учтите — сведения о предыдущем стаже никто туда вносить не будет. Вам оформят новый документ, где первой строкой будет стоять запись о приеме на работу именно у этого работодателя.
Все эти правила касаются не только потери, но и порчи трудовой. Если сведения восстанавливаются, то делается это так: приобретается новая трудовая книжка, на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу указывается «дубликат», сведения о сотруднике формируются в соответствии с персональными документами (паспорт, диплом об образовании), информация о стаже заполняется по локальным распорядительным документам. Стаж у другого работодателя отмечается в обобщенном виде.
Но есть еще один нюанс. Что делать работнику, если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидировался? Первый вариант — проверить, была это окончательная ликвидация или же реорганизация. Если бывший работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, то восстановить документы вполне возможно. В случае окончательной ликвидации все документальные регистры (в том числе и кадровые документы) передаются в городской/районный архив. Бывший работник может обратиться в архивную службу и восстановить данные по кадровым перемещениям. Приказы, трудовые договоры, зарплатные ведомости с указанием должности, расчетные листы, табеля учета рабочего времени — все это основания для включения сведений в дубликат трудовой.
Если же бывший работодатель до сих пор активно функционирует и отказывается предоставить вам необходимую информацию, пишите жалобу в Региональную трудовую инспекцию и подавайте в суд. Судебные органы обяжут руководство не только восстановить положенные сведения, но и выплатить компенсацию в размере упущенной выгоды за все то время, что вы не работаете по причине отсутствия трудовой книжки, а также погасить юридические и моральные издержки.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
С одной стороны, в соответствии с существующими правилами, работник обязана подать заявление о восстановлении трудовой книжки в случае её утраты или порчи.
Также трудовая книжка является одним из документов, обязательных к предъявлению при устройстве на работу, за исключением случаев заключения трудового договора впервые или работы по совместительству, и за отсутствие трудовой книжки работодатель может быть подвергнут наказанию.
При этом, однако, для работника никакой ответственности за неисполнение обязанности по подаче заявления о выдаче дубликата трудовой книжки не установлено.
Более того, статья 65 Трудового кодекса РФ предусматривает, что в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
И эта новая трудовая книжка никоим образом не будет являться дубликатом старой, утерянной или поврежденной.
Таким образом, говорить о безусловной необходимости восстановления трудовой книжки не приходится, особенно с учетом того, что, если ранее трудовая книжка была необходима для подтверждения своего трудового стажа при назначении трудовой пенсии, то с 1997 года все сведения о трудовом стаже конкретного гражданина хранятся в Пенсионном фонде в рамках индивидуального (персонифицированного) учета, и трудовые книжки в виде бумажного документа при назначении пенсии свою роль утрачивают.
Восстановление трудовой книжки
Распространена ситуация, когда работодатель выдает книжку сотруднику на некоторое время, и он ее теряет. Тогда компания может восстановить документ, действуя по определенному алгоритму:
- Работник должен написать заявление на получение дубликата.
- Работник собирает все данные с предыдущих мест работы: для этого необходимо обратиться к самому работодателю или, если его уже не существует, в архив.
- Работодатель выписывает дубликат ТК, на котором обязательно пишется слово «дубликат».
- По данным, собранным работником, в разделе сведения указывается общий стаж.
- По порядку делаются записи об его трудовой деятельности, в отдельной графе указывается перечень документов, на основании которых были сделаны записи.
- Снимаются копии со справок от других работодателей, а оригиналы отдаются сотруднику.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна
Чего не стоит делать, так это понапрасну терять время. Работнику, стаж которого не достиг трёх месяцев, просто заполняется новый бланк. Ответственность за это возлагается на работодателя. Ему понадобится заручиться соответствующим заявлением от незадачливого нового сотрудника.
В прочих случаях действует определённый порядок восстановления, точнее, выдачи дубликата. Произойти такая неприятность с документом могла по разным причинам, предусмотренными нормативными актами:
- была повреждена;
- украдена;
- утеряна;
- утрачена наряду с прочими при форс-мажорной ситуации.
Восстановление трудовой книжки через государственный архив
На вопрос, можно ли восстановить трудовые книжки посредством обращения к услугам российских архивных учреждений, утвердительный ответ даётся, если есть два условия:
- Запрашиваемая информация действительно передавалась туда на хранение организацией, где был занят работник.
- Госархив находится в пределах города (района), откуда поступил запрос.
При совпадении названных условий можно получить из госархива справку. В архивной справке укажут:
- где работал заявитель;
- с какой даты и по какую.
Стоимость запрашиваемой информации устанавливается с учётом таких обстоятельств:
- насколько широки рамки интересующего периода;
- в скольких организациях за это время был трудоустроен заявитель.
Запрос госархиву передаётся при посещении или заказным почтовым отправлением. Однако до этого понадобится созвониться с сотрудниками архивного учреждения, чтобы они дали необходимую консультацию.
Как оформить пенсию если утеряна трудовая книжка
Чтобы получать пенсию, необходимо достичь определённого возраста, а также иметь определённый стаж. Сведения о последнем заносятся в трудовую книжку. Но как быть, если этот основной документ утерян или испорчен?
Многие будущие пенсионеры считают, что если трудовая книжка утеряна, то и стаж утерян вместе с ней. Это не так! Пенсионный фонд России, в чьи обязанности входит контроль за начислением и выплатой пенсий при соблюдении всех условий, ведёт учёт всех граждан РФ, имеющий права на такие выплаты от государства.
В ПРФ хранятся следующие данные:
- ФИО;
- личные данные о дате и месте рождения;
- паспортные данные;
- данные СНИЛС;
- сведения стаже.
Сотрудник потерял трудовую книжку: что делать?
Что делать, если потерял трудовую книжку сам работник? В таком случае согласно п. «Правил ведения и хранения трудовых книжек», утвержденных правительственным постановлением № 225 от 16.04.2003 г., работнику при утере трудовой книжки выдается ее дубликат. Для его оформления необходимо документальное подтверждение о работе на прошлых рабочих местах. Сбором необходимых документов работнику придется заниматься самостоятельно.
Весь процесс состоит из нескольких последовательных этапов:
1.Собрать документы, подтверждающие предыдущие места работы (копии приказов о приеме, переводе, увольнении; справки о периоде труда, трудовые контракты, выписки из лицевого счета застрахованного гражданина и пр.).
2.Подать работодателю заявление об утере трудовой книжки с просьбой об оформлении ее дубликата.
3.Проставить в новой трудовой книжке печати и подписи прошлых работодателей.
Хранение трудовой книжки
Трудовая книжка имеет значение для граждан, поскольку отражает не только должность, но и стаж работы. Соответственно, данный документ должен храниться согласно установленным правилам. Помещаются книжки в сейф или специальный шкаф, назначаются ответственные за это лица, ведется книга учета трудовых книжек. Как только лицо поступает на работу, трудовая книжка передается работодателю.
Важно! Возвращается документ только в случае увольнения или выхода на пенсию.
В процессе работы книжку можно получить, причем на временной основе, только по письменному заявлению со стороны сотрудника. Для этого необходимы исключительные основания, например, гражданину необходимо обратиться в ПФ РФ для получения выплат.
Утеря трудовой книжки из-за работодателя
Утеря трудовой книжки из-за работодателя может быть связана с разными причинами, например, вследствие пожара на предприятии, ограбления, недобросовестного хранения документов и потери их в процессе переезда организации в другое помещение.
Тогда ответственность за весь процесс восстановления ТК целиком и полностью возлагается на работодателя. От сотрудника не требуется предоставления укомплектованного пакета документов или составление заявления с прощением сделать дубликат.
Если по каким-либо причинам (стихийные бедствия, непредвиденные ситуации) ТК всех сотрудников организации были потерны, должна быть создана специальная комиссия, для обращения на предприятия, на которых ранее работали сотрудники, с запросами о предоставлении архивных справок и всех требуемых сведений.
Если вы сами потеряли свою трудовую книжку
Первым моментом для вас будет, является, такой факт, если вы проработали менее трех месяцев и эта запись отражена первой и последней, то в этой ситуации, по закону вы имеете право не оформлять дубликат. Прописано это положение в трудовом кодексе Российской Федерации, ст. 65 глава 11. Несмотря на закон, мы вам рекомендуем обратиться к руководителю с письменным заявлением, о восстановлении и оформлении нового документа, подтверждающего стаж вашей работы.
Вторым моментом для обращения послужит следующее: если вы проработали, от 1 года и более, и все записи были отражены в вашей утерянной трудовой книжке, то вам необходимо составить заявление на имя руководителя компании, о подтверждении и выдачи дубликата. Такое заявление лучше сделать в двух экземплярах, одно из которых заверить у секретаря с указанием даты получения. Для своей подстраховки такое заявление можно отправить и в виде заказного письма.
Для чего это необходимо, по законодательству РФ, руководитель компании обязан вам, в течение пятнадцати дней, предоставить копию документа, с указанием общего количества проработанных лет, дней и месяцев, подтверждается это с помощью соответствующих документов, перечень которых мы указывали выше.
Следует учесть и то, что названия других компаний и должностей, на которых вы числились, в этом подтверждении отражаться не будут. Из чего следует, что вам необходимо будет обойти все предыдущие места работы и собрать все необходимые сведения. Если же компании уже не существует по причине ликвидации, то такой запрос делается в архив на основании паспортных данных.
В случае если информация в архиве не будет найдена, срочно обращайтесь в суд, с заявлением и при этом обязательно найдите не менее двух свидетелей, для подтверждения.
Третий момент, заключается в том, что компания была ликвидирована, то в этом случае, дубликат трудовой книжки вы уже не сможете получить, так как не у кого будет запросить подтверждающие документы. При таких обстоятельствах следует обратиться в архив с заявлением о предоставлении дубликата.
Если же компания была реорганизована (сменила название), в этом случае новая компания с измененным названием, обязана вам предоставить, все необходимые документы, для восстановления. Потому что новая фирма является правопреемником и на нее возлагаются все обязательства. Заявление следует писать на имя, нового руководителя и не забудьте, взять подтверждение о том, что компания реорганизовалась.
Как сделать дубликат трудовой книжки:
- Если вы проработали в одной компании, то необходимо обратиться именно в эту компанию с заявлением, на имя директора об утере трудовой и ее замене. Запросить необходимые документы для восстановления, на основании этих документов, ваше предприятие занесет все необходимые данные в новую трудовую книжку.
- Если же вы работали в разных организациях, то вам необходимо обойти каждую из них и в каждой оставить заявление об утере.
Необходимые документы для восстановления дубликата:
- Заявление.
- Приказ о принятии на работу, приказ о поощрении или награждении.
- Трудовой договор или контракт.
- Лицевой счет по заработной плате или ведомость по з/п.
- Сведения из Пенсионного фонда.
- Форма 2-НДФЛ.
- Подтверждение изменений в названии фирмы.
- Оригинал паспорта.
Дубликат трудовой книжки будет заполняться непосредственно всеми компаниями, в которых вы проработали. Если компании не существует, то в этом случае необходимо сделать запрос в архив. На основании вашего заявления вам предоставят все необходимые данные и сделают запись в трудовой книжке. Если же данных в архиве не будет, следует подать иск в суд, на основании иска, судебные исполнители сделают необходимые запросы в надлежащие инстанции, чтобы получить подтверждение.
При заполнении дубликата не удивляйтесь тому, что ваш трудовой стаж может быть прописан за все отработанные годы одной суммой и без указания должности, которую вы занимали.
Надеемся, что эта статья поможет вам разобраться с вашими проблемами по восстановлению дубликата.
Что делать, если трудовая книжка утеряна по вине работодателя
Важная информация Если работодатель просто утерял вашу трудовую книжку, то вы вправе привлечь его к административной ответственности в виде штрафа от 1000 до 5000 рублей для индивидуальных предпринимателей, а для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей, либо приостановление своей деятельности на срок до трех месяцев.
Теперь мы подробнее расскажем вам, что делать, если работодатель потерял трудовую книжку по халатности или вследствие непредвиденных ситуаций. В таких случаях создается специальная комиссия. Она формируется из незаинтересованных лиц — сотрудников других отделов компании, членов профсоюза, представителей органов исполнительной власти. Если комиссия установит вину работодателя, он будет обязан восстановить документ в течение 15 дней с момента поступления письменного заявления от сотрудника.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Работодатель потерял трудовую книжку работника: что делать?
В этом случае необходимо подать работодателю письменное заявление о выдаче дубликата. Остальные хлопоты по восстановлению сведений закон возлагает на предприятие. Однако, в реальности здесь возможны два исхода событий:
1.Признание работодателем своей вины и его самостоятельная с содействием в новом трудоустройстве: выдачей характеристики на работника, копии трудового контракта, справки об утере трудовой книжки.
2.Сопротивление работодателя и попытка уйти от ответственности.
В первой ситуации все понятно. Если же работодатель потерял трудовую книжку, что делать в случае его недобросовестности? Выход один – обращение в суд за восстановлением документа, а также получением материальной и моральной компенсации.