Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение об отделе кадров в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно подп. 10 п. 2 ст. 17 Закона № 125‑ФЗ работодатель обязан предоставлять сотруднику, который нуждается в санаторно-курортном лечении из-за производственной травмы, профессионального заболевания, дополнительный оплачиваемый отпуск на весь период лечения, включая проезд к месту лечения и обратно.
Основные задачи и функции подразделения
Кадровая служба решает следующие задачи:
- Комплектует организацию специалистами, рабочими и руководителями в соответствии с особенностями деятельности.
- Разрабатывает кадровую политику организации.
- Подбирает и оценивает расстановку кадров.
Кадровая служба осуществляет следующие функции:
- формирует банк кадров, обеспечивает контроль и учет их движения;
- обеспечивает обучение, профессиональную дополнительную подготовку и аттестацию работников (совместно с начальниками отделов и служб);
- обеспечивает оформление приема, перевода и увольнения работников;
- выдает справки о трудовой деятельности работников организации;
- обеспечивает учет и хранение трудовых книжек, иных кадровых документов, передачу их в архив;
- подготавливает материал для предоставления работников к поощрению, вносит данные о поощрении в трудовые книжки работников;
- готовит документы по пенсионному страхованию, для назначения пенсий работникам, представляет их в органы социального обеспечения;
- обеспечивает оптимизацию оформления кадровой документации, автоматизацию процессов в соответствии с последними достижениями науки и техники;
- осуществляет табельный учет, составление графиков отпусков сотрудников организации;
- проводит анализ причин текучести кадров и т.п.
С 01.03.2022 женщины смогут работать в авиационной отрасли (авиационным механиком, инженером по техническому обслуживанию самолетов и вертолетов и др.)11.
Также уточнены конкретные профессии, по которым не могут работать женщины при выполнении котельных, холодноштамповочных, волочильных и давильных работ, на работах по монтажу и обслуживанию технологического оборудования, ремонта нефтепромыслового оборудования. К ним относятся: котельщик; токарь на ручных токарно-давильных станках; чеканщик на работах ручным пневматическим инструментом; слесарь по монтажу и ремонту оснований морских буровых и эстакад; слесарь-ремонтник, занятый монтажом и обслуживанием технологического оборудования и ремонтом нефтепромыслового оборудования; электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования, занятый обслуживанием и ремонтом технологического оборудования.
Кроме этого, исключено положение о необходимости подтверждения безопасности условий труда заключением государственной экспертизы (при желании женщин работать в запрещенных профессиях). Теперь будет достаточно результатов специальной оценки условий труда.
В целом срок действия перечня работ, на которых ограничен труд женщин, установлен до 01.03.2028.
Президент России подписал Федеральный закон от 22.11.2021 № 337-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Поправки касаются электронного документооборота (ЭДО) в сфере трудовых отношений. Закон направлен на упрощение оформления кадровых документов. Как сказано в пояснительной записке, соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор.
Обязанности перейти на ЭДО пока нет, каждый работодатель сможет решить этот вопрос по своему усмотрению. В случае перехода работодателям не нужно дублировать электронные документы на бумажном носителе. Все взаимодействие с работниками будет происходить в электронной форме при использовании электронных подписей.
В электронном виде работник сможет знакомиться с внутренними документами работодателя, заключать трудовой договор, подавать заявления работодателю и пр. Заявления и уведомления, направленные работником через систему автоматизации документооборота (СЭД), будут считаться полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.
Для внедрения ЭДО работодатель сможет использовать портал «Работа в России» или свою собственную информационную систему. Но ЭДО через портал «Работа в России» будет существенно проще и дешевле – для подписания документов будет достаточно ЭЦП, оформленной на портале госуслуг.
Для перехода к ЭДО в первую очередь необходимо будет разработать локальный нормативный акт, в котором указать:
- сведения об используемой системе ЭДО;
- порядок доступа к ней;
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
- дата введения ЭДО;
- срок уведомления работников о введении;
- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
- порядок проведения инструктажа работников (при необходимости);
- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе.
Далее нужно будет уведомить каждого работника и получить письменное согласие на взаимодействие с ним через ЭДО. Если работник откажется, то придется продолжать оформление документов с ним в бумажной форме, причем безвозмездно. Однако законодатель рассчитывает, как и в случае с трудовыми книжками, в конце концов всех перевести в электронный формат. Поэтому сотрудники, принимаемые на работу после 31.12.2021 или не имеющие до этой даты трудового стажа, обязаны использовать ЭДО, их согласие получать не требуется.
Как утвердить положение об отделе кадров
Утвердить положение об отделе персонала можно двумя способами:
- 1-й способ. На первой странице документа предусмотрите гриф «Утверждаю», где руководитель поставит свою подпись и дату. Эта дата будет днем вступления норм положения в силу. Здесь же ставится печать компании.
- 2-й способ. Издание приказа о введении положения. Если утверждение положения решено оформить приказом, подготовьте документ по принятому в компании шаблону. Обозначьте цель приказа, основную часть, дату вступления положения в действие, укажите ответственного за исполнение приказа. Подписанный руководителем документ зарегистрируйте в журнале регистрации приказов, присвойте приказу номер.
Деятельность отдела кадров
В положение о кадровой службе должны входить пункты, отражающие вопросы организации ее на предприятии, а также существующие права и обязанности.
Документ разрабатывается руководителем HR-службы при помощи юристконсультов предприятия на основании учредительных документов и типовых положений об отделе кадров. Законодательством не предусмотрена обязательная форма документа, так что учесть все нюансы организации придется при разработке.
Несмотря на это, в положение о службе персонала рекомендуется включить такие задачи:
- производить подбор персонала согласно кадровым потребностям предприятия;
- вести делопроизводство кадров, выражающееся в оформлении трудоустройства и увольнения сотрудников, плановых и декретных отпусков, табельном учете и так далее;
- аттестация сотрудников и так далее.
Функционал отдела персонала выражается в таких пунктах положения:
- делопроизводство в отношении личных дел сотрудников организации, отпусках, трудоустройстве, обучении и прочих вопросах адаптации персонала, переводах по предприятию и увольнениях;
- аттестация сотрудников в составе комиссии;
- оценка деятельности в общей системе эффективности сотрудников;
- кадровая документация – внесение записей и соответствующее сберегание трудовых книжек;
- подготовка документов для работников при вручении благодарностей, отличительных знаков и всех видов страхования (как пенсионного, социального, так и медицинского);
- разработка общих мероприятий по качеству и улучшению в сфере текучки кадров.
ОК предприятия может быть наделен такими правами:
- контролировать соблюдения сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины;
- требовать получения нужных сведений от других подразделений предприятия;
- подавать предложения по улучшению кадровой работы прочим подразделениям организации;
- контролировать выполнения приказов кадрового назначения сотрудниками предприятия.
Руководитель ОК несет полную ответственность за полноценное, адекватное и эффективное функционирование отдела, а работники-кадровики – за соблюдение положений должностных инструкций.
Все вышеизложенное свидетельствует о том, что предприятию с кадровой численностью более ста человек рекомендуется возложить данные обязанности и функции не на какого-либо одного сотрудника, а организовать отдельную службу (отдел).
Можно воспользоваться аутсорсингом, так как в больших компаниях одним из инструментов развития бизнеса является работа в сфере кадров.
2.1. Структуру и штатную численность отдела кадров утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела кадров и по согласованию с [отделом организации и оплаты труда].
2.2. Отдел кадров может иметь в своем составе структурные подразделения (бюро, группы, секторы, участки, пр.).
Например: бюро (сектор, группа) приема, бюро (сектор, группа) учета, бюро (сектор, группа) увольнения, бюро (сектор, группа) по работе со служащими и рабочими.
2.3. Положения о подразделениях отдела кадров (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела кадров, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп, заместителем(ми) начальника отдела].
2.4. [Вписать нужное].
Отдел кадров выполняет следующие функции:
4.1. Обеспечение разработки кадровой политики и стратегии предприятия.
4.2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.
4.3. Обеспечение предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.
4.4. Совместно с руководителями заинтересованных подразделений подбор и отбор работников и внесение соответствующих предложений об их назначении на должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой кадровой документации.
4.5. Разработка условий приема на работу по конкурсу, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.
4.6. Информирование работников предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
4.7. Установление прямых связей с соответствующими учебными заведениями, службами занятости и кадровыми агентствами.
4.8. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
4.9. Обеспечение учета личного состава.
4.10. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек. Ведение установленной документации по кадрам.
4.11. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.
4.12. Подготовка соответствующих материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
Пригодится устав организации, а также информация о том, каким образом образуются и ликвидируются в ней структурные подразделения. Скорее всего, приказом генерального директора. Затем нужно узнать, как точно называется должность руководителя отдела кадров и кому он подчиняется непосредственно. Придется составить список должностей работников отдела, позаботившись о том, чтобы они были указаны правильно.
Следующий шаг — собрать нормативную базу. Нет нужды перечислять последовательно абсолютно все положения и инструкции, которыми отдел руководствуется в работе: их, как известно, может быть много. Выделите из этого списка лишь ТК РФ, а все остальные документы поместите в формулировку «нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права». Кроме того, не забудем об архивном законодательстве и о локальных нормативных актах компании.
Отдел кадров выполняет следующие функции:
4.1. Обеспечение разработки кадровой политики и стратегии предприятия.
4.2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.
4.3. Обеспечение предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.
4.4. Совместно с руководителями заинтересованных подразделений подбор и отбор работников и внесение соответствующих предложений об их назначении на должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой кадровой документации.
4.5. Разработка условий приема на работу по конкурсу, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.
4.6. Информирование работников предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
4.7. Установление прямых связей с соответствующими учебными заведениями, службами занятости и кадровыми агентствами.
4.8. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
4.9. Обеспечение учета личного состава.
4.10. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек. Ведение установленной документации по кадрам.
4.11. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.
4.12. Подготовка соответствующих материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
Отдел кадров имеет право:
5.1. Запрашивать в структурных подразделениях предприятия необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников — мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.
5.2. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение законодательства о труде, порядка предоставления установленных льгот и преимуществ.
5.3. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров.
5.4. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.
5.5. Самостоятельно вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.
5.6. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе кадровыми агентствами и службами занятости.
5.7. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по кадровым вопросам.
5.9. [Вписать нужное].
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел кадров взаимодействует:
6.1. Со всеми структурными подразделениями предприятия по вопросам:
Получения:
— заявок на рабочих и служащих;
— характеристик на работников, представляемых к поощрению;
— характеристик на работников, привлекаемых к материальной и дисциплинарной ответственности;
— объяснительных записок от нарушителей трудовой и профессиональной дисциплины;
— предложений по составлению графиков отпусков;
— [вписать нужное].
Предоставления:
— решений о поощрении работников;
— копий приказов о приеме, перемещении и увольнении;
— утвержденных графиков отпусков;
— решений аттестационной комиссии;
— [вписать нужное].
6.2. С главной бухгалтерией по вопросам:
Получения:
— справок о заработной плате для оформления пенсий;
— материалов для выдачи справок работникам о работе на предприятии, занимаемой должности (выполняемой работы) в размере заработной платы;
— [вписать нужное].
Предоставления:
— сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;
— проектов приказов о приеме и увольнении и перемещении материальноответственных лиц;
— табелей учета рабочего времени;
— графика отпусков;
— листков временной нетрудоспособности к оплате;
— [вписать нужное].
6.3. С отделом организации и оплаты труда по вопросам:
Получения:
— штатного расписания;
— схем должностных окладов, доплат, надбавок к заработной плате;
— показателей по труду и заработной плате;
— положений о премировании работников;
— расчетов фондов заработной платы;
— расчетов потребности в рабочих и служащих;
— [вписать нужное].
Предоставления:
— сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;
— сведений о списочной численности работников;
— данных о текучести кадров;
— [вписать нужное].
6.4. С отделом подготовки кадров по вопросам:
Получения:
— графиков направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации;
— списков работников, обучающихся в средних специальных и высших образовательных заведениях;
— планов проведения занятий, сведений об успеваемости учащихся и сроках обучения;
— результатов итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства;
— предложений по составу аттестационных комиссий;
— [вписать нужное].
Предоставления:
— расчетов потребности в квалификационных кадрах по отдельным должностям, профессиям;
— сведений о качественном составе рабочих и служащих;
— информации о кандидатурах на должности преподавателей и инструкторов;
— [вписать нужное].
6.5. С юридическим отделом по вопросам:
Получения:
— сведений об изменениях трудового законодательства, законодательства о социальном обеспечении;
— разъяснения действующего законодательства и порядка его применения;
— [вписать нужное].
Предоставления:
— проектов трудовых договоров с руководящими работниками предприятия;
— заявок на поиск необходимых нормативных правовых документов и на разъяснение действующего законодательства;
— приказов для визирования;
— [вписать нужное].
6.6. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:
Получения:
— [вписать нужное];
— [вписать нужное].
Предоставления:
— [вписать нужное];
— [вписать нужное].
7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела кадров.
7.2. На начальника отдела кадров возлагается персональная ответственность за:
— организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел;
— организацию в отделе оперативной и качественной подготовки документов, ведение делопроизводства в соответствии с правилами и инструкциями;
— соблюдение работниками отдела трудовой и производственной дисциплины;
— обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и соблюдение правил пожарной безопасности;
— подбор, расстановку и деятельность работников отдела;
— соответствие законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.
7.3. Работники отдела кадров при оценке деловых качеств персонала предприятия обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов и не вправе разглашать персональные данные о работниках.
7.4. Ответственность работников отдела кадров устанавливается должностными инструкциями.
7.5. [Вписать нужное].
Основная задача отдела кадров — решение различных вопросов, связанных с персоналом. К ним могут относиться:
- прием и увольнение;
- ведение трудовых книжек;
- оформление документов (трудовых договоров, приказов и пр.);
- иные кадровые вопросы.
Положение об отделе кадров 2020 необходимо для того, чтобы документально закрепить права, обязанности, организацию работы структурного подразделения. Законодательно закрепленной формы такого локального акта нет, поэтому работодатель сам решает, что в него включать. Обычно его структура выглядит следующим образом:
- Общие нормы.
- Задачи.
- Функции.
- Права и обязанности.
- Ответственность.
- Заключительные пункты.
Перед тем как приступить к подготовке документа, необходимо подробно изучить устав организации, штатное расписание, должностные инструкции работников. Это поможет грамотно заполнить все разделы положения. Кроме того, необходимо обязательно разработать положение об отделе в соответствии с профстандартом «Специалист по управлению персоналом», утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 06.10.2015 № 691, в котором содержатся трудовые функции специалиста по управлению персоналом, а также его основные обязанности.
Итоговый документ следует утвердить приказом руководителя. После утверждения, в соответствии с требованиями ст. 22 ТК РФ, необходимо ознакомить с ним работников этого подразделения. Если будет зафиксировано неисполнение норм локального акта, ознакомленного с ним работника можно будет привлечь к дисциплинарной ответственности.
Эксперимент по внедрению электронного документооборота в кадровое делопроизводство, проводимый в 2020-2021 годах, успешно завершен. Теперь Трудовой кодекс РФ дополнился тремя новыми статьями 22.1-22.3 об электронном документообороте, которые будут действовать на постоянной основе (закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ).
Любой работодатель может отказаться от бумажного кадрового делопроизводства в пользу электронного. Перевести в электронный вид и не дублировать на бумаге теперь можно практически любые документы, связанные с работой, кроме:
- трудовых книжек;
- приказов об увольнении;
- актов о несчастных случаях;
- о прохождении инструктажа по охране труда.
Однако это дело добровольное – можно продолжать оформлять привычные бумажные документы.
Чтобы перейти на электронный документооборот, работодатель должен принять локальный акт по этому поводу и учесть мнение профсоюза (при его наличии) (ст. 22.2 ТК РФ). Работник же вправе отказаться от участия в такой инициативе. Отсутствие его согласия также расценивается как отказ. Если работник откажется от электронного документооборота, то работодателю придется оформлять все документы в бумажном виде. Спрашивать согласия не нужно только у работников, которые впервые трудоустраиваются с 01.09.2021.
Электронный документооборот оборудуют с помощью цифровой платформы «Работа в России» либо информационной системы работодателя.
Собственную систему можно использовать, если она в совокупности обладает всеми этими признаками:
- позволяет подписать документ электронной подписью, в том числе усиленной квалифицированной;
- позволяет хранить документы и защитить их от несакционированного доступа;
- позволяет зафиксировать факт и момент получения документа работником и работодателем, не позволяет эту дату менять.
Для участия в электронном документообороте работникам потребуется электронная подпись (простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная в зависимости от того, какой документ подписывается). Если у работника ее нет, то оформить ее должен работодатель за свой счет.
В 2022 году (изменения действуют уже с 22.11.2021) при поступлении нового сотрудника работодатель не обязан оформлять приказ о приеме на работу и подписывать его у работника. Достаточно заключить трудовой договор. Однако при желании можно продолжать оформлять такие приказы, как и прежде.
При заключении трудового договора все необходимые документы могут быть предъявлены новым работником в электронном виде. Таким же образом можно ознакомить нового сотрудника со всеми локальными нормативными актами организации.
Положение об отделе кадров в 2022 году
С электронным кадровым документооборотом тесно связано еще одно новшество: с 01.01.2022 все листки нетрудоспособности (больничные) будут оформляться поликлиниками и больницами исключительно в электронном виде (закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ). На бумаге больничные дублироваться не будут. Врач будет сообщать работнику только номер документа, а сам документ будет автоматически поступать в бухгалтерию работодателя через систему информационного взаимодействия Фонда социального страхования.
Бумажные больничные по-прежнему останутся только для лиц, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну, а также для тех, в отношении кого реализуются меры государственной защиты.
Получив электронный больничный, организация-работодатель должна будет подписать его.
Порядок и условия формирования листков нетрудоспособности в электронном виде установлен Приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н, вступающим в силу с 01.01.2021.
Для работы с электронными листками нетрудоспособности работодателю потребуется завести личный кабинет на сайте ФСС РФ или специальные программы для сдачи отчетности.
С 01.01.2022 вступит в силу и будет действовать до 2027 года новое положение об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 11.09.2021 № 1540.
Это положение в основном повторяет нормы предыдущего и несет немного новшеств:
- Ограничен минимальный размер пособия по временной трудоспособности. При расчете за месяц оно должно быть не меньше МРОТ с учетом районного коэффициента.
- При расчете всех пособий в случае применения размера МРОТ везде будет учитываться районный коэффициент.
- Детализирован порядок расчета пособий для лиц, работающих по совместительству. Теперь совместитель вправе выбрать для назначения и выплаты пособия любого из работодателей, у которых он трудится предшествующие 2 года.
Для назначения пособия работнику теперь не нужно подавать специальное заявление, будет действовать беззаявительный порядок. Например, пособие по нетрудоспособности, по беременности и родам будет назначаться на основании электронного листка нетрудоспособности; единовременное пособие при рождении ребенка будет назначать и выплачивать ФСС на основании данных ЗАГСа и т.д.
1.1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется начальнику отдела кадров. 1.2. Отдел кадров возглавляет начальник отдела кадров, который подчиняется директору. 1.3. В своей деятельности отдел руководствуется: – законами и иными нормативными правовыми актами об охране труда Российской Федерации и соответствующего субъекта Российской Федерации; – коллективным договором; – уставом предприятия; – настоящим Положением.
2.1. Структуру и численность отдела утверждает директор по персоналу в соответствии с нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей производства.
В разделе указывается порядок создания и ликвидации подразделения, структура подчиненности, документы, которыми руководствуются в ходе работы менеджеры по персоналу.
В первой части прописывается, что решение о создании, ликвидации или реорганизации департамента принимается руководителем компании.
Отделом руководит начальник, которому подчиняются остальные сотрудники при решении внутренних вопросов. Руководитель департамента подчинен генеральному директору фирмы.
Прописывается, что в работе кадровики ориентируются на положения:
- ТК РФ;
- федеральных законов;
- подзаконных актов и инструкций, утвержденных органам власти;
- локальных актов компании;
- приказов руководства предприятия;
- штатного расписания;
- коллективного договора и т.д.
Дополнительно в первом разделе положения об отделе кадров можно указать, что для выполнения поставленных задач его сотрудники взаимодействуют с представителями других департаментов.
Законодательное регулирование
Положение об отделе кадров (ОК) входит в число локальных нормативных актов, определение которых содержится в Трудовом кодексе Российской Федерации.
Статьей 8 настоящего документа дается полное разъяснение термина, в том числе: положение об ОК является внутренним документом, где в полном объеме указываются права и обязанности работодателя (нанимателя) и его работников в вопросах, не охваченных действующим законодательством.
Собственник не имеет право разрабатывать положение о кадровой службе без учета прав и гарантий персонала, защищенных на законодательном уровне. Организация службы управления кадрами не является обязательной в соответствии с законами РФ.
Обязанности работы с персоналом работодатель может возложить на любого другого сотрудника компании в плане совмещения должностных обязанностей (например, секретарь-референт может совмещать должности свою и кадровика), особенно, если дело касается организаций с небольшим количеством рабочих единиц, где должность менеджера по персоналу – нецелесообразна.
Вариантом грамотного решения может стать аутсорсинг – сервис по предоставлению услуг различной квалификации на контрактной основе, в том числе и HR. Подробнее читайте об этом здесь.
Отдел кадров выполняет следующие функции:
4.1. Обеспечение разработки кадровой политики и стратегии предприятия.
4.2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.
4.3. Обеспечение предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.
4.4. Совместно с руководителями заинтересованных подразделений подбор и отбор работников и внесение соответствующих предложений об их назначении на должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой кадровой документации.
4.5. Разработка условий приема на работу по конкурсу, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.
4.6. Информирование работников предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
4.7. Установление прямых связей с соответствующими учебными заведениями, службами занятости и кадровыми агентствами.
4.8. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
4.9. Обеспечение учета личного состава.
4.10. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек. Ведение установленной документации по кадрам.
4.11. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.
4.12. Подготовка соответствующих материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
4.13. Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств. Контроль за правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях предприятия. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.
Отдел кадров имеет право:
5.1. Запрашивать в структурных подразделениях предприятия необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников — мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.
5.2. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение законодательства о труде, порядка предоставления установленных льгот и преимуществ.
5.3. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров.
5.4. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.
5.5. Самостоятельно вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.
5.6. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе кадровыми агентствами и службами занятости.
5.7. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по кадровым вопросам.