Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Денег нет, но вы держитесь! Или как работать с дебиторской задолженностью». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.
Ответственные за дебиторскую задолженность компании
Управления рисками позволяет не допустить бесконтрольный рост задолженности, эффективно планировать деятельность и обеспечить финансовую стабильность. Управление дебиторской задолженностью подразумевает разработку мероприятий, направленных на недопущение возникновения задолженности и снижения ее объема.
В условиях современного бизнеса свою эффективность доказала система ответственности и мотивации сотрудников. Практика показала, что заинтересованность персонала в оперативном получении платежей позволяет существенно сократить объемы дебиторской задолженности.
Внедрение такой системы на предприятии подразумевает:
- определение ответственных за проведение контроля дебиторской задолженности;
- разработку должностных инструкций для персонала;
- разработку показателей оценки для определения эффективности работы с дебиторской задолженностью;
- разработку и внедрение системы мотивации;
- разработку механизма предотвращения ошибок и мошенничества со стороны ответственных лиц.
Возможно ли продать дебиторскую задолженность?
Бывают моменты, когда срочно нужно иметь наличность в компании, а дебиторы не могут оплатить в нужный вам срок свою задолженность. Или вам просто не хочется работать с проблемной дебиторской задолженностью. В этом случае есть выход – можно продать её.
Для продажи выполняются следующие шаги:
- Самым первым делом вы должны предупредить контрагента о том, что хотите заключить договор цессии (передача ответственности за должника иной компании).
- Следующим шагом, вы находите подходящую компанию, которая хочет выкупить у вас долг.
- Далее нужно заняться подготовкой документов. В этот список входят: сам договор передачи прав, первичный договор и др.
- Обязательной к ознакомлению является информация о налогообложении уступки права требования долга.
- Вы передаете права в том же объеме, которым обладали сами. В будущем, изменение или дополнение обязательств возможно, но это уже не будет касаться вас.
- Должник соглашается на продажу своего долга и обязуется в полной мере выполнить все свои обязательства перед новым кредитором.
Перед продажей стоит внимательно проанализировать, что же в итоге будет быстрее и выгоднее – дождаться оплаты дебиторов или продать их задолженность.
Также, дебиторская задолженность часто продается если вы не уверены, сможет ли контрагент сможет погасить свой долг перед вами.
Основной задачей подобного менеджмента является минимизация разрыва между текущими средствами компания, и задолженностью в ее пользу. Ведь дебиторка – это, по сути, как раз долг, которым облагаются клиенты и контрагенты проекта. Возникает он по различным причинам, предоплата за товар, продажа ТМЦ с отсроченным платежом, обязательное возмещение ущерба, которое затягивается и другие факторы.
Допустим, предприятие реализует лакокрасочные изделия, продавая их оптом магазинам, которые платят в рассрочку. А своим поставщикам сырья проект при этом выдает деньги сразу же. Какая получается ситуация? Если клиентов мало, то разницу во времени между оплатой вполне получится погасить за счет оборотного капитала. Но с ростом количества участников цепочки, разрыв будет все сильнее увеличиваться. Возникает парадокс, чем больше клиентов – тем меньше денег. И приемы управления дебиторской задолженностью организации – это возможность не допустить критического разрыва, сохраняя финансовую устойчивость компании, а также нормальное функционирование всех отделов. В этом и заключается главная цель менеджмента.
Условно дебиторку делят на несколько групп. В первую очередь популярно разделение на коммерческую и некоммерческую. Первая группа – это стандартный долг в денежной форме, например, когда товар уже отправлен, а оплата за него пока еще не поступала. А некоммерческая – это задолженность, сформировавшийся из-за неоформленной отчетности. Деньги уже поступили, но использовать их невозможно, ведь в базе их просто нет. Также дебиторку делят на денежную и документную. Первая – обычный финансовый долг, а вторая – это незакрытые первичной отчетностью расходы.
Цели управления дебиторской задолженностью в балансе всех обозначенных видов.
Суть и отличия дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность – совокупность долгов, которые должны вернуть интернет-магазину его контрагенты: клиенты и партнеры. Зачастую это средства за реализованные продукты/услуги, еще не поступившие от покупателей. Они являются одной из составляющих оборотного капитала компании.
Задолженность возникает:
- по контрактам с отсрочкой платежей (когда товар продается в кредит физическим лицам, отправляется заказчику без предоплаты или реализуется оптовая партия какой-либо организации со сроком выплат в 1-3 и более месяцев);
- при выявлении недостач;
- при нанесении ущерба в результате мошенничества, необоснованных затрат;
- при задержках возврата подотчетных денежных средств на кассу персоналом.
Разработка кредитной политики
Процесс управления дебиторской задолженностью невозможен без кредитной политики – свода правил, регламентирующих предоставление коммерческого кредита и порядок взыскания дебиторской задолженности. Кредитная политика принимается на год, по истечении которого уточняются цели и задачи, принятые стандарты, подходы и условия. По словам Антона Ходарева, в компании “Русский уголь” кредитная политика пересматривается раз в квартал. Приведем типичную структуру этого документа:
- Цели кредитной политики.
- Тип кредитной политики.
- Стандарты оценки покупателей.
- Подразделения, задействованные в управлении дебиторской задолженностью.
- Действия персонала.
- Форматы документов, используемых в процессе управления дебиторской задолженностью.
Управление дебиторской задолженностью
Управление дебиторской задолженностью представляет собой часть общего управления оборотными активами и маркетинговой политики предприятия, направленной на расширение объема реализации продукции и заключающейся в оптимизации общего размера этой задолженности, обеспечении своевременной ее инкассации. В основе квалифицированного управления дебиторской задолженностью фирмы лежит принятие финансовых решений по следующим фундаментальным вопросам:
- учет дебиторской задолженности на каждую отчетную дату;
- диагностический анализ состояния и причин, в силу которых у фирмы сложилось негативное положение с ликвидностью дебиторской задолженности;
- разработка адекватной политики и внедрение в практику фирмы современных методов управления дебиторской задолженностью;
- контроль за текущим состоянием дебиторской задолженности.
Что такое дебиторская задолженность
Она представляет собой разрыв между предоставлением услуг / продажи товара и моментом поступления средств на расчётный счёт предприятия. Иными словами, это задолженность юридических или физических лиц предприятию за реализованные услуги, товары или работы.
Бухгалтеры учитывают дебиторский долг в отчёте в качестве прибыли, несмотря на то, что данный актив ещё не поступил на расчётный счёт компании. Поэтому контроль такого фактора необходим, поскольку он напрямую сказывается на состоянии активов предприятия.
Что делать, если клиент все равно не платит?
В 80% случаев, если предприняты все перечисленные выше меры, клиент возвращает долг. Главное, постоянно напоминать и жестко выполнять поставленные условия. Если в договоре написано, что в случае просрочки поставки прекращаются, то даже при обещании клиента оплатить, поставки следует прекратить. В противном случае, клиент перестанет воспринимать прописанные санкции всерьез.
Повторюсь, что большинство клиентов, видя ваше серьезное отношение к дебиторке, платят по своим обязательствам. Когда человек начинает юлить и не брать трубку, в дело должен вступить менеджер по продажам. Идти на прямой шантаж стоит только в крайнем случае. Если у клиента есть просрочка, важно встать на его место и понять, в чем действительно причина.
Объективно говоря, сложные ситуации у клиента вполне могут возникнуть. Но важна не столько сама ситуация, сколько то, как клиент планирует из нее выходить. Допустим, ваш клиент ждет платежей от своих клиентов. Что вы должны предпринять? Вы должны уточнить, что он сделал для возвращения средств — выслал ли письма-напоминания, уточнил ли причину и т. д.
- В случае просрочки важно не начать прессовать клиента без прояснения ситуации, а попытаться помочь ему найти деньги для возврата. Нужно понимать, какие он прикладывает усилия, чтобы достать требуемые ресурсы.
- Еще один вариант решения проблемы — дать человеку дополнительные услуги, которые не будут ничего стоить вам, но помогут ему разрулить ситуацию. Следует подумать, как вы можете ему помочь минимальными усилиями.
Главное во всем этом, понять, готов ли клиент действовать по предложенному вами алгоритму. Участие в проблемах клиента позволит убить сразу двух зайцев:
- показать, что его трудности вам небезразличны, и вы готовы помогать.
- в случаях, когда клиент отказывается от вашей помощи, с чистой совестью, требовать возврата средств без каких-либо вариантов.
Важно показать клиенту, что вы готовы пойти навстречу, но в случае отказа от помощи вправе требовать полного возврата.
Общая последовательность действий
Для начала определим цели (желательно в денежном или процентном выражении) работы с дебиторской задолженностью (ДЗ). Затем пропишем этапы ее организации. Как правило, их 4:
- до того как ДЗ образовалась;
- во время ее образования;
- до стадии, когда задолженность стала проблемной;
- после того, как проблемная ДЗ стала накапливаться.
Для всех этапов этой работы необходимо:
- разработать алгоритм действий;
- регламентировать эти процессы в удобной и понятной форме;
- определить показатели для контроля процесса работы с ДЗ.
Затем надо довести регламенты до сотрудников, организовать их обучение, внести необходимые изменения в систему мотивации с учетом новой схемы работы с ДЗ.
После этих процедур, начинается непосредственно работа по разработанному регламенту:
- установление плановых значений показателей с учетом целей, определенных на первом этапе;
- измерение и контроль показателей;
- корректировка хода процесса;
- изменение процесса работы.
Что такое дебиторская задолженность
Дебиторская задолженность — это сумма денежных средств, не оплаченная кредитору за предоставленные услуги или поставленные товары. Должник, который принял товар, услуги или работы по сделке, признал требование кредитора, но не исполнил его по факту, называется дебитором.
В настоящее время все организации функционируют с дебиторской задолженностью, поскольку она является частью имущества юридического лица и возникает по причине:
- Намерения компании-должника воспользоваться дополнительными, на некоторое время бесплатными, оборотными средствами.
- Возможности расширить рынок сбыта товаров, работ и услуг для организации-кредитора.
- Договорных отношений, при которых момент приобретения права собственности на товары (работы или услуги) не совпадает по времени с их оплатой.
Дебиторская задолженность входит в оборотный капитал компании, потому её увеличение грозит финансовыми потерями для компании. Для предотвращения требуется поддерживать оптимальный уровень задолженности посредством мониторинга должников и взыскания денежных средств, не уплаченных по сделке, в добровольном или принудительном порядке.
- Распределение обязанностей между сотрудниками, специальный отдел, или передача работы с задолженностью адвокату — методы работы с задолженностью на предприятии.
- Анализ дебиторской задолженности, её бухгалтерский расчет, контакт с должником и составление акта сверки взаиморасчетов — действия, которые следует предпринять по погашению задолженности до обращения в суд.
- Заключение договора цессии не допустимо, если стороны в основном договоре предусмотрели невозможность передачи долга третьим лицам.
- При обращении в полицию должника могут привлечь к ответственности за мошенничество или долг по дебиторке в крупном размере.
- Досудебная претензия — обязательное требование до предъявления иска о взыскании задолженности в суд.
- Арбитражные суды по месту нахождения ответчика рассматривает споры по долгам между юр.лицами и ИП.
- 3 или 6 месяцев — срок рассмотрения дела по дебиторке в суде.
- За 2 месяца арбитражный суд рассмотрит спор по долгам при цене иска до 500 тыс. руб.
- В налоговой службе имеются данные об имуществе и банковских счетах должника, информацию о которых вправе получить кредитор при предъявлении копии исполнительного листа из суда.
- При наличии банковских счетов у ответчика необходимо обратиться в банк с заявлением о взыскании. При наличии деньги поступят на следующий день.
- Задолженность от 300 тыс. руб., не исполненная в течение 3 месяцев, — основание для признания должника банкротом.
- Истечение срока давности, процесс ликвидации должника или прекращение его деятельности, его нахождение на территории иностранного государства — основания для отказа во взыскании дебиторской задолженности.
- Суды удовлетворяют иски по дебиторке при наличии документов, свидетельствующих об исполнении договора кредитором и принятии его должником.
Вам удалось взыскать дебиторскую задолженность добровольно? Каким способом это удалось сделать легче всего после решения суда?
ЧТО ТАКОЕ ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕНОСТЬ
Напомним, что дебиторская задолженность – это долги, причитающиеся организации от других компаний по итогам хозяйственных взаимоотношений с ними.
Дебиторская задолженность является частью имущества предприятия, а ее взыскание – имущественным правом кредитора.
В чем ее значение для обеих сторон отношений:
- должник получает дополнительные бесплатные оборотные средства;
- кредитор расширяет рынок сбыта товаров, работ, услуг.
Неуплату долга объясняют разнообразные обстоятельства:
- уклонение дебитора от выплаты денежных сумм;
- неплатежеспособность должника;
- споры компаний по поводу взаимных обязательств.
Таким образом, в целом дебиторские долги необходимы и важны, но некоторые их виды существенно затрудняют деятельность компании-кредитора, поэтому требуют внимания руководства предприятия.
КАК ОЦЕНИТЬ ПЕРСПЕКТИВЫ ВЗЫСКАНИЯ ДОЛГА
Прежде чем обратиться к должнику или в суд, кредитор должен понять, нарушил ли должник срок внесения оплаты, если да, то сколько составила просрочка и реально ли получить денежные средства.
Для этого компания управляет дебиторской задолженностью.
Методы управления «дебиторкой»:
- Инвентаризация долгов
Есть случаи, когда организация обязана проводить инвентаризацию (например, при обнаружении хищения; при ликвидации; перед составлением годового отчета). Но, кроме того, компания может осуществить инвентаризацию в любое время по собственной инициативе.
- Анализ сроков погашения долгов
Бухгалтер (руководитель компании) должен отслеживать сроки внесения денежных сумм по договорам с контрагентами. Если сроки оплаты уже наступили, нужно составить акты сверки и направить напоминания об оплате (претензии) должникам.
- Расчет затрат по взысканию долга
Если становится ясно, что должник не оплатит долг в ближайшее время, кредитор оценивает, что он может предпринять и сколько времени и денег на это потратит. Иными словами, предстоит решить, «стоит ли игра свеч».
Например:
Сумма долга покупателя по договору поставки составила 20 000 руб. + поставщик начислил проценты по ст. 395 ГК РФ.
Поставщик направил претензию с требованием оплаты, но покупатель на нее не ответил.
Поставщик решил обратиться в суд и теперь подсчитывает предполагаемые расходы:
- подготовка претензии (необходимое и уже соблюденное условие для подачи иска);
- подготовка искового заявления (или полное ведение судебного процесса юристом);
- сумма госпошлины (при положительном судебном решении и его надлежащем исполнении она вернется на счет истца-кредитора);
- ведение исполнительного производства (подача необходимых заявлений и иных документов).
В такой ситуации поставщик поймет, что судебные расходы превысят сумму взысканного долга. А если контрагент окажется неплатежеспособным, то деньги и время будут потрачены впустую.
Тогда он может выбрать одну из следующих стратегий:
- самостоятельно взыскать долг, потратив время, но не деньги на юристов;
- подождать, когда сумма долга увеличится и превысит издержки на ее взыскание.
Конечно, это не означает, что в каждом случае иск с ценой требований в размере 20 000 руб. будет невыгоден. К такому выводу пришел лишь поставщик из этого примера, а ваша ситуация может быть совсем иной.
- Проверка финансового состояния должника
С момента заключения договора состояние должника могло существенно измениться. С помощью открытых интернет-ресурсов или профессиональной помощи можно узнать данные бухгалтерской отчетности контрагента, сумму его долгов, количество судебных процессов, инициированных против него, факт начала банкротства или добровольной ликвидации и другие сведения. Результаты проверки его положения влияют на решение о начале взыскания долга и выбор способов взыскания.