Электронные счета-фактуры (ЭСФ) — новые правила работы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные счета-фактуры (ЭСФ) — новые правила работы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Документооборот, осуществляемый в рамках торговых операций между контрагентами, позволяет каждой из сторон получить официальное подтверждение совершенной сделки, необходимое как для ведения внутреннего учета, так и для внешней отчетности. Традиционная практика — выписка сопроводительной физической документации, пакетом которой сопровождается отгрузка продукции или акт выполненных работ — в последние годы все больше отходит на второй план. Ее место занимает выставление электронных счетов-фактур, оформленных и регистрируемых через уполномоченных операторов даже в тех случаях, когда покупатель фактически не относится к категории плательщиков налога на добавленную стоимость.

Электронный документооборот счетов-фактур

Вариант деятельности, когда предприниматель занимается сбытом продукции прослеживаемости организациям или ИП, планирующим дальнейшую их перепродажу, то придётся оформлять исключительно ЭСФ и производить взаимную пересылку с помощью операторов ЭДО и электронной почты. Нововведение действует и на корректировочную документацию (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Отступление от закона возможно только в таких ситуациях:

• продукция реализована физическому лицу без дальнейшей перепродажи, например, для личного пользования, а не для получения прибыли;

• продукция предназначена для экспорта или реэкспорт;

• продукция реализована и вывезена за границу Российской Федерации в государства-члена ЕАЭС.

Изменения в порядке работы со счетами-фактурами

По Приказу Минфина от 05.02.2021 г. № 14н установлены новые правила работы со счетами-фактурами. Корректировки внесены в основном в связи с внедрением системы прослеживания.

Согласно обновленным правилам продавцы прослеживаемой продукции, являющиеся налогоплательщиками по НДС, с 1 июля должны выставлять счета-фактуры всем покупателям без каких-либо исключений. Это касается и тех, кто освобожден от уплаты НДС и не является его плательщиком (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ).

Не важно, кто именно покупает продукцию — юрлицо, ИП или физлицо. При любой продаже прослеживаемой продукции, даже для личных целей физлица, продавец должен выдать счет-фактуру с реквизитами этой продукции.

Другим важным изменением является момент, касаемый электронного счета-фактуры. С 1 июля формирование электронного документа по-прежнему производится по обоюдному согласию сторон сделки, однако если ее предметом является прослеживаемая продукция, то счет-фактура оформляется только электронно.

В данном случае исключение — ситуации, при которых прослеживаемая продукция продается физлицам для личного использования. Также бумажные счета-фактуры разрешено выставлять, если производится продажа и перемещение прослеживаемой продукции с территории РФ согласно таможенной процедуре экспорта и реэкспорта или продажа и перемещение в страну — участницу ЕАЭС (п. 1.1 ст. 169 НК РФ).

С 1 июля введены более серьезные ограничения по электронным счетам-фактурам в зашифрованном формате. Зашифрованные документы используются только в таких ситуациях:

• законодательством не установлен запрет на шифрование сведений в электронных счетах-фактурах;
• при выставлении электронных счетов-фактур в них не указываются регистрационные номера партии продукции, подлежащей прослеживанию;
• оператор ЭДО не получал поручение от покупателя или продавца на обязательную проверку электронного счета-фактуры, в т.ч. на соответствие регламентированному формату.

Нововведения, общие для всех сфер

Говоря о последних изменениях и требованиях, коснувшихся информации о цифровых счетах-фактурах, порядка их выставления и подписания в электронном виде, стоит отметить следующие нюансы:

• В форме появилась дополнительная строка «5а», при заполнении которой указываются сведения об отгрузочной документации, выступающей основанием. В качестве примера — это могут быть накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, и т. п.
• Отдельной графой фиксируется порядковый номер данных, при этом под название отведен раздел «1а», для кода по Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности — «1б».
• Изменено название одиннадцатой колонки, адаптированной не только для продукции, обязательной к прослеживанию, но и для остальных типов импортируемых изделий.
• В форме электронной счет фактуры (сч/ф) добавились дополнительные столбцы (12, 12а и 13), заполнять которые нужно, когда торговые операции связаны со сбытом прослеживаемой продукции. В первом и втором разделах отмечаются кодовый идентификатор и единица измерения. Для авансовых экземпляров, как и в тех случаях, когда реализовывать планируется товары, не относящиеся к указанной категории, строки прописываются, но не заполняются.

Перечень изменений в оформлении с 1 июля 2021

Изменения условно подразделяются на 2 группы:

1. Поправки, касающиеся всех налогоплательщиков, составляющих счета-фактуры в процессе своей деятельности.
2. Изменения, затрагивающие только тех налогоплательщиков, которые осуществляют продажу прослеживаемых товаров.

Изменения в новом бланке для всех лиц:

1. Появилась строка 5а, предназначенной для отображения номера и даты соответствующего отгрузочного документа (например, накладной). Если в С/Ф фиксируются сведения о нескольких отгрузках одновременно, номера/даты соответствующих отгрузочных документов (накладных) перечисляются через точку с запятой в данной строке.
2. Расширилась графа 1, относящаяся к табличной части новой формы. В данной графе будет отображаться порядковый номер вносимой записи товаров. При этом в графе 1а фиксируются товарные наименования, а в графе 1б – специальные коды, которые присваиваются данным товарам.
3. Изменилось название графы 11. В ней отражается РНПТ. Если ввозимая продукция не является прослеживаемой, в указанной графе отражают регистрационный номер соответствующей декларации на товары.

Изменения в новой формы для лиц, осуществляющих продажу прослеживаемых товаров:

1. В графе 11, изменившей свое наименование, следует отражать соответствующий РНПТ для партии прослеживаемых товаров.
2. Появилась графа 12. Она используется для отражения кода единицы измерения прослеживаемого товара.
3. Появилась графа 12а. Она применяется для указания соответствующего условного обозначения, присвоенного единице измерения конкретного товара по системе ОКЕИ.
4. Появилась графа 13. Она предназначена для отражения количества товара, исчисляемого в надлежащей единице изменения, применяемой для целей прослеживаемости.

Кто должен принимать во внимание изменения в счете-фактуре

Для начала сразу разграничим тех, кто платит НДС и тех, кто не платит. Относящиеся ко второй категории обязаны выставлять УПД, если у них в обороте есть прослеживаемые товары. Но это всегда будет УПД со статусом «2», то есть отгрузочный документ, без функционала счета-фактуры (далее будем использовать сокращение с/ф).

Новые данные, введенные в счет-фактуру, следуют за изменениями законодательства. Например, указание в документе реквизитов документа отгрузки появилось в результате изменений, внесенных в ст. 169 НК РФ. Поэтому, во избежание последующих претензий контролеров по оформлению документов, советуем в любом бланке УПД ( как НДС-ном, так и безНДС-ном) учесть новшества. Пусть даже они и ни на что пока не влияют.

Напомним также, что форма УПД, предложенная ФНС, является только рекомендованной. Тот, кто ее использует, может по своему усмотрению добавлять графы и строки. Условие всего одно: если УПД выполняет функции счета-фактуры (статус «1»), в нем должны быть все данные и в той форме, как они присутствуют в обязательном бланке счета-фактуры.

Теперь посмотрим на новый бланк с/ф с 01.07.2021, попробуем его заполнить и представить, как будет выглядеть составленный на его основе УПД.

С какой целью используются счета-фактуры – общие положения

Счет-фактура – это документ, который используется покупателем в качестве основания для подтверждения принятия суммы НДС к вычету или возмещению. С учетом отдельных положений Налогового Кодекса, документ необходимо оформлять каждый раз, когда выполняется реализация продукции компании или услуг, иных имущественных прав. Счета-фактуры могут оформляться двумя способами:

• в электронном виде;
• на бумажном носителе.

Бумажный вариант представлен в Приложении N 1 к ПП РФ N 1137 от 26.12.2011 года. В законодательном акте утверждены все необходимые для ведения хоз.деятельности предприятия формы, которые в дальнейшем будут использоваться при исчислении НДС. В перечень таких документов включены:

• счет-фактура и бланк для корректировки;
• журнал учета полученных и оформленных счетов-фактур;
• книги покупок;
• книги продаж.

В случае ведения документооборота в электронном варианте, продавец и покупатель должны пользоваться совместимым программным обеспечением и оформлять счета-фактуры в едином ключе. Разумеется, оформленные документы должны соответствовать всем требованиям, которые прописаны в отдельных законодательных актах.

Как правильно выписать

В счете-фактуре должны содержаться следующие обязательные данные:

• Дата составления документа и номер. Если нумерация слишком длинная, то можно указать только последние три цифры.
• Во второй и шестой строках нужно отметить данные покупателя и продавца: адрес, ИНН, КПП, наименование компании или ФИО, если речь идет о физическом лице.
• В пятой строке прописывается номер и дата платежного документа предстоящей поставки. Но если покупатель рассчитался с организацией не деньгами, а иными материальными ценностями, этот пункт можно опустить.
• Седьмая строка должна отражать название и код валюты платежа. К примеру, российский рубль обозначается числом 643.
• Восьмую строку нужно заполнять только в том случае, если компания участвует в государственных тендерах или аукционах и получила платеж по заключенному контракту.

Образец заполнения счета-фактуры в 2021 году

Чтобы в 2021 году правильно заполнить счет-фактуру информацию возьмите из первичных документов на отгрузку — накладных, актов. Если же был аванс, потребуются реквизиты платежки для строки 5 (Письмо Минфина от 06.02.2018 № 03-07-14/6704).

Вы можете заполнения бланка счета-фактуры в 2021 году со ставкой НДС 20 процентов:

Правила, по которым в 2021 году нужно заполнять счет-фактуры, приведены в Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137. Эти правила в 2021 года тоже никак не изменились (это логично, ведь сам бланк счета-фактуры не претерпел поправок). При этом, напомним, что НК РФ установил ряд обязательных требований к составлению счета-фактуры. Они содержатся в п. п. 5, 5.1, ст. 169 НК РФ.

Вот общий поход и правила заполнения счетов-фактур в 2021 году:

• строки о грузоотправителе и грузополучателе заполняйте при отгрузке товаров, в счетах-фактурах на работы или услуги ставьте прочерки. Если грузоотправитель — продавец, в строке 3 пишите «Он же»;
• идентификатор государственного контракта нужен только при отгрузках по госзаказу.
• код вида товара нужен при экспорте в ЕАЭС — выберите его из справочника ТН ВЭД;
• код и обозначение единицы измерения возьмите из разд. 1 или 2 ОКЕИ, например, «796» и «шт». Если в договоре нет цены за единицу или ваших единиц измерения нет в этих разделах ОКЕИ, в графах 2, 2а, 3 и 4 ставьте прочерки.
• регистрационный номер таможенной декларации, название и код страны из ОКСМ указывает импортер товара. Если вы товар перепродаете, графу 11 можно не заполнять.
• нумеруют счета-фактуры в хронологическом порядке. Однако нарушение нумерации не критично — оно не лишает покупателя права на вычет (Письмо Минфина от 12.01.2017 № 03-07-09/411).
• подписывают счет-фактуру директор и главбух или другие работники, уполномоченные приказом или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Счет-фактура – это документ, на основании которого покупатель может принять к вычету предъявленные продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав суммы НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Это главное предназначение счета-фактуры, поэтому для покупателей – плательщиков НДС он играет большую роль. Получив от продавца правильно составленный счет-фактуру, в котором нет ошибок, препятствующих налоговикам точно определить продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговую ставку, сумму налога, предъявленную покупателю, последний будет вправе принять указанную в счете-фактуре сумму НДС к вычету или включить налог в стоимость приобретенных товаров, работ, услуг (п. 2 ст. 169 НК РФ). При условии, что документы, подтверждающие принятие их на учет тоже есть, к примеру, товарная накладная или акт (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если покупатель получил от продавца счет-фактуру, составленную с нарушением установленных требований, у вас есть право обратиться к нему с просьбой внести соответствующие исправления.

По налоговым правилам, новая форма счет-фактуры в 2021 — документальное подтверждение суммы налога на добавленную стоимость к вычету (ст. 169 НК РФ). Покупатель принимает товары, работы, услуги или имущественные права и выделяет НДС.

Счет-фактуру оформляют в таких случаях (п. 3 ст. 168 НК РФ):

• при отгрузке (реализации) товарной продукции, работ, услуг — первоначальная;
• при получении предоплаты на поставку — авансовая.

При исправлении неверных сведений в первоначальном документе, возврате непринятого товара, утилизации брака в поставке, недостаче или увеличении стоимости отгрузки оформляют корректирующий счет-фактуру (п. 3 ст. 168, ст. 169, п. 10 ст. 172 НК РФ).

А вот кто не составляет счета-фактуры:

• лица, не являющиеся налогоплательщиками (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ);
• компании и индивидуальные предприниматели на специальных налоговых режимах;
• организации, которые проводят неналогооблагаемые операции (ст. 149 НК РФ);
• предприятия и предприниматели из сферы розничной торговли, общественного питания, услуг населению, работающие с наличными и выпускающие кассовые чеки (п. 7 ст. 168 НК РФ).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить дубликат счета-фактуры. Используйте эти инструкции бесплатно.

Новая счёт-фактура с 1 июля 2021 года

С 01.07.2021 года вступают поправки, регулирующие систему прослеживаемости импортных товаров. Эта система создается для подтверждение законности оборота товаров в ЕАЭС, предотвращение ввоза на территорию РФ контрафактной продукции, повышение конкурентоспособности отечественных товаров, сокращение серого импорта.

Правительство РФ будет устанавливать перечень товаров, реализация которых попадет под систему прослеживания. Также будет разработан порядок предоставления сведений в налоговую инспекцию.

При реализации прослеживаемых товаров необходимо будет выставлять счета-фактуры, в том числе корректировочные, в электронной форме.

Предусмотрены исключения:

• реализация товаров самозанятым гражданам, а также физлицам для личных, семейных, домашних и иных не связанных с предпринимательской деятельностью нужд;
• реэкспорт;
• реализация и перемещение товаров из РФ на территорию другого государства ЕАЭС.

Для этого в форму счета-фактуры добавят новые реквизиты:

• регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;
• количественная единица измерения товара, которая используется в целях прослеживаемости;
• количество прослеживаемого товара.

При этом отсутствие (неуказание) этих реквизитов в счете-фактуре не повлечет отказа в вычете НДС у покупателя.

Ее уже нужно будет сдать за 4 квартал 2020 года. В декларацию по НДС внесены следующие изменения:

• заменены штрихкоды,
• с титульного листа удалена строка, в которой ранее отображалась информация о коде ОКВЭД,
• в раздел 1 добавлены строки для сведений о защите и поощрении капиталовложений,
• добавлены новые коды для безвозмездной передачи имущества для борьбы с COVID-19 или участия в исследовании Антарктиды,
• введены коды по операциям реализации услуг в международных аэропортах и услуг по обращению с твердыми коммунальным отходами,
• новые коды для IT-отрасли.

Счет-фактура 2021: скачать бланк

Ошибки, которые чаще всего встречаются при заполнении счета-фактуры, и их последствия:

• если неправильно указаны или пропущены наименование, ИНН, адрес организации — установить авторство и адресата документа сложно, поэтому он может быть признан недействительным;
• если из документа невозможно установить, какой товар передавался или услуга была оказана, НДС не будет возвращен;
• неверное указание валюты, неверное указание количества товара, ошибки в ценах, неправильное исчисление стоимости приводят к тому, что точную стоимость товара определить невозможно. Таким образом, документ становится неинформативным;
• неверное исчисление НДС. Отсутствие суммы НДС также может вызвать вопросы у контролирующих органов.

Незначительные ошибки в виде пропуска знаков, прописных букв, неточностей в платежных реквизитах обычно налоговыми органами не преследуются. Сокращать наименования тоже можно, если такое сокращение позволяет установить предприятие или товар.

Электронные счета-фактуры их кодирование

Также важно подчеркнуть, что сейчас в соответствии с функционирующими правилами разрешено оформлять счета-фактуры как в закодированной форме, так и без кодировок. С введением 1 июля нового порядка относительно счетов-фактур, то их не надо будет кодировать в следующих случаях:

• на основании законодательных документов не разрешающих кодировать информацию, введенную в счета-фактуры;
• если счет-фактура формируется по прослеживаемым товарам, содержащим учетную нумерацию партийной продукции по новым реквизитам (действующим с 1 июля);
• согласно соглашению между реализатором либо потребителем диспетчер ЭДО выполняет контроль по счетам-фактурам в электронном варианте, одновременно проверяет и соблюдение установленной формы.

Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?

Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.

Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».

Существуют также отдельные нормы заполнения корректировочных СФ. Они обязательно должны быть указаны в хронологическом порядке.

С 1 января УПД и счета‑фактуры можно выставлять только в новом формате

ФНС утвердила новый формат для первичных документов, счёта-фактуры и УПД. Перейти на него должны все организации, которые обмениваются электронными документами.

Что меняется

До 1 января 2020 года электронные первичные документы, формы УПД и счета-фактуры можно создавать по двум форматам:

• в старом, который закреплён в приказе ФНС от 24.03.2016 № ММВ‑7–15
• и новом, который утверждён приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ‑7–15
• 1 января 2020 года приказ 155 утратит силу, создавать счета-фактуры и УПД можно будет только в новом формате. В старом формате они не будут соответствовать требованиям закона (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Документы в старом формате, который вы выставили до 1 января 2020 года, ФНС будет принимать до конца 2022 года. В 2023 году приёмные комплексы перестанут обрабатывать электронные счета-фактуры и УПД со счётом-фактурой в старом формате. Вы сможете представить только печатную форму документа.

Как работать с электронными счетами-фактурами

Получить или отправить электронные счета-фактуры (ЭСФ) можно только в том случае, если все 3 стороны (покупатель, продавец, оператор ЭДО) одновременно могут в этом участвовать, технические средства в порядке и есть доступ к интернету. Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина № 174н.

При этом продавцу нужно сформировать, подписать и отправить ЭСФ, затем дождаться от покупателя извещения о его получении. Покупателю требуется после получения ЭСФ не только оформить это извещение, но и подтвердить оператору получение ЭСФ. У оператора особая функция: он обеспечивает доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты его отправки и получения.

ВАЖНО! ЭСФ оформляется только в одном (!) экземпляре, и подписать его может только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК).

Новые формы НДС-документов

С 1 июля 2020 года вводится в действие новая форма счет-фактуры. Также с этой даты обязательным становится новый формат счетов-фактур, необходимый для обмена документами в электронном виде. Коснулись ли изменения корректировочных счетов-фактур? Расскажем обо всех важных поправках, связанных с возмещением НДС, и приведем заполненный образец нового бланка счет-фактуры.

1. Правила работы со счет-фактурой: основы
2. Обязательные реквизиты счетов-фактур
3. С 1 июля 2020 года счет-фактура дополнен новой строкой
4. Новый формат счетов-фактур с 1 июля 2020 года

Счет-фактура – это документ, являющийся документальным основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету (возмещению) (п. 1 ст. 169 НК РФ). Счет-фактуру нужно оформлять каждый раз при реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав. Счет-фактуры могут оформляться «на бумаге» или в электронном виде.

Бумажная форма счет-фактуры и правила ее заполнения утверждены в приложении 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 утверждены действующие формы и Правила заполнения (ведения) следующих документов, используемых при расчетах по НДС:

• счет-фактура (Приложение № 1)
• корректировочная счет-фактура (Приложение № 2)
• журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (Приложение № 3)
• книги покупок (Приложение № 4)
• книги продаж (Приложение № 5)

Выставление счет-фактуры

Моментом выставления ЭСФ является дата, указанная в подтверждении оператора о поступлении документа на сервер. Согласно Порядку обмена, передача ЭСФ сопровождается формированием следующих технических документов:

• подтверждения о датах получения и отправления ЭСФ, направляемые впоследствии оператором обоим партнерам;
• оба контрагента заверяют и переправляют оператору извещения о поступлении подтверждения;
• при поступлении ЭСФ покупателю автоматически создается соответствующее извещение, которое он заверяет и направляет поставщику;
• ОЭД формирует подтверждение о дате отправки этого извещения и отправляет его покупателю;
• у покупателя формируется уведомление о получении подтверждения.

Похожие записи:

• Причины и порядок снятия с учета безработных
• Что положено за 3 ребёнка в 2022 году Красноярск
• Регистрация купли-продажи гаража в МФЦ