Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как делать корректировку в справке 2-НДФЛ в [year] году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Отчетность по доходам физических лиц представляется налоговым агентом в ИФНС ежегодно в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Сведения сдаются в бумажном виде при численности персонала менее 10 человек и в электронном виде, если численность составляет 10 человек и более. Получение положительного протокола о принятии отчета не означает, что данные проверены полностью. Иногда возникают ошибки в 2-НДФЛ после сдачи отчетности, такие неточности выявляются налоговым органом или налогоплательщиком самостоятельно.
В каких случаях нужна корректировка
В подобных случаях возникает необходимость подачи уточненного расчета. Нередко бухгалтер задается вопросом, как подать корректировку 2-НДФЛ по 1 сотруднику, если по остальным физическим лицам все данные в отчете указаны правильно.
Уточненный расчет сдается при выявлении ошибок в части:
- сумм и кодов выплат;
- сумм, кодов и правомерности применения налоговых вычетов;
- персональных данных физического лица (в частности, Ф. И. О. и ИНН);
- сумм исчисленного и удержанного налога.
Как заполнить корректировку в прил. 1 к 6-НДФЛ
С 2021 года формируется не справка 2-НДФЛ, а справка о доходах и суммах НДФЛ (прил. 1 к отчету 6-НДФЛ). Для корректировки информации в ней в ранее поданном отчете за год в корректирующий расчет включается корректирующая или аннулирующая справка.
В заголовке уточненной справки фиксируется (п. 5.2, 5.3 Порядка заполнения, регламентированного Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 г. № ЕД-7-11/753@):
- в гр. «Номер справки» — номер ранее поданной первоначальной справки;
- в гр. «Номер корректировки сведений» — соответствующий номер корректировки (если корректирующая справка) или код «99» (если аннулирующая справка).
Как и когда сдать корректирующий отчёт 6-НДФЛ
Если после заполнения и отправки отчётного документа налоговый агент обнаружил в нём ошибку, то следует незамедлительно выполнить корректировку и направить исправленную версию в налоговый орган.
При этом следует использовать ту форму, которая действовала в отчётном периоде, когда был подан первичный отчёт. То есть если бухгалтеру необходимо исправить три расчёта 6-НДФЛ за полугодие, девять месяцев и весь 2021 год, то он должен заполнить три корректировочных отчёта. Отчёт за полугодие и девять месяцев 2021 года на бланке, утверждённом Приказом ФНС России от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@. А корректировку 6-НДФЛ за 2021 год — на бланке, в котором учтены изменения, введённые Приказом ФНС России от 28 сентября 2021 года № ЕД-7-11/845@.
Как исправить ошибку в приложении № 1 к 6-НДФЛ
Начиная с налогового периода 2021 год вместо формы 2-НДФЛ представляется «Справка о доходах и суммах налога физического лица», которая является приложением № 1 к расчёту 6-НДФЛ. Чтобы уточнить недостоверные сведения в приложении № 1 ранее представленного расчёта за год, в состав корректирующего расчёта надо включить корректирующую или аннулирующую справку.
В заголовке уточнённой справки указывается (п.п. 5.2, 5.3 Порядка заполнения):
- в поле «Номер справки» — номер ранее представленной первичной справки;
- в поле «Номер корректировки сведений»;
- при представлении корректирующей справки взамен ранее представленной указывается соответствующий номер корректировки (например, «01», «02» и так далее);
- при подаче аннулирующей справки взамен ранее представленной проставляются цифры «99».
Неверный код дохода в справке 2-НДФЛ
Все налоговые агенты должны вести учёт таких доходов с применением специальных кодов, в том числе:
- работодатели;
- заказчики по договорам ГПХ;
- иные организации и ИП, выплачивающие доход в денежной или натуральной форме физическим лицам,
Что такое корректировка справки 2-НДФЛ для ИФНС
Помимо необходимого исправления сведений в представленной справке, корректировочная форма должна отличаться от первичной датой и кодом корректировки. Перечислим правила, которым надо следовать при составлении корректировок:
- При подаче первичной формы 2-НДФЛ в поле «Код корректировки» проставляется «00», каждая исправленная справка кодируется в порядке числового ряда – 01, 02 и т.д. число возможных корректировок может быть любым – вплоть до 98;
- Исправленный документ подают в форме, действовавшей в периоде, за который корректируется информация;
- Номер справки 2-НДФЛ при корректировке остается неизменным, т. е. тем же, который был присвоен первичной форме;
- Датируется корректировка 2-НДФЛ фактической датой составления.
Кроме того, во избежание лишних вопросов от ИФНС, к корректирующим справкам желательно приложить сопроводительное письмо с перечислением внесенных исправлений.
Аннулирующие уточняющие справки
Из самого названия понятно, смысл этой справки отменить поданную ранее (первичная справка 2-НДФЛ была просто лишней). В обновленной форме справки появилось поле «номер корректировки».
При подаче первичной справки в поле проставляется «00». При подаче аннулирующей справки «99». Далее, нужно заполнить раздел 1 «Данные о налоговом агенте» и раздел 2 «Данные о физическом лице – получателе дохода». Оставшиеся разделы справки остаются пустыми
Пример: за сотрудника, который трудится в обособленном подразделении, бухгалтерия отчиталась по месту регистрации головного офиса. При этом начисления и оплата налога производились верно, т. е. в налоговую инспекцию обособленного подразделения. Необходимо отправить аннулирующую справку в ИФНС головного офиса и первоначальную налоговому инспектору обособленного подразделения (заметим, если справка по обособленному подразделению подается позже 1 апреля, придется заплатить за опоздание).
Что делать, если вместо корректировки по 2-НДФЛ была представлена аннулирующая справка?
Довольно часто на практике возникает ситуация, при которой для исправления ошибки в 2-НДФЛ предоставляется аннулирующая справка, а не корректирующая. После этого компании пытаются предоставить правильную правку, но сталкиваются с тем, что налоговая ее не принимает. Это связано с тем, что по лицу, по которому предоставляется корректировка уже аннулирована справка. Если такая ошибка допущена, то действовать следует так:
- Сначала нужно проверить, что действительно была предоставлена аннулирующая справка (в «Номер корректировки» указан код 99). Если это так, то произошла полная отмена первоначально предоставленных данных. Если нет (например, в аннулирующей справке была допущена ошибка), то подать можно только корректирующую справку, оформив ее должным образом.
- Если аннулирующая справка оформлена верно, то в налоговый орган вновь нужно предоставить справку, то есть поступаем так, как если бы мы впервые предоставляли 2-НДФЛ. В этой справке уже следует указать верные сведения, при этом ей присваивается новый номер, а также текущая дата документа. В графе «Номер корректировки» указать нужно будет 00.
Корректирующая справка 2-НДФЛ
Если обнаружены ошибки в принятой налоговым органом справке 2-НДФЛ, необходимо подать новую справку с правильными данными с указанием прежнего номера ранее представленной 2-НДФЛ, но даты составления корректирующей. При этом если налоговый агент впервые уточняет сведения о доходах физического лица, то в поле «Номер корректировки» корректирующей справки 2-НДФЛ необходимо поставить значение «01», если подается вторая корректирующая по этому же физическому лицу – «02» и т.д.
Количество корректирующих справок 2-НДФЛ практически не ограничено – номер уточнения (корректировки) справки может принимать значения от 01 до 98.
Обратите внимание: уточненная справка о доходах физического лица за предшествующие налоговые периоды, представляется по форме, действовавшей в том налоговом периоде, за который вносятся соответствующие изменения.
В каких случаях нужна корректировка
Отчетность по доходам физических лиц представляется налоговым агентом в ИФНС ежегодно в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Сведения сдаются в бумажном виде при численности персонала менее 10 человек и в электронном виде, если численность составляет 10 человек и более. Получение положительного протокола о принятии отчета не означает, что данные проверены полностью. Иногда возникают ошибки в 2-НДФЛ после сдачи отчетности, такие неточности выявляются налоговым органом или налогоплательщиком самостоятельно.
В подобных случаях возникает необходимость подачи уточненного расчета. Нередко бухгалтер задается вопросом, как подать корректировку 2-НДФЛ по 1 сотруднику, если по остальным физическим лицам все данные в отчете указаны правильно.
Уточненный расчет сдается при выявлении ошибок в части:
- сумм и кодов выплат;
- сумм, кодов и правомерности применения налоговых вычетов;
- персональных данных физического лица (в частности, Ф. И. О. и ИНН);
- сумм исчисленного и удержанного налога.
Аннулирующая Справка 2-НДФЛ
В форме аннулирующей справки 2-НДФЛ заполняются заголовок, все показатели раздела 1 «Данные о налоговом агенте» и раздела 2 «Данные о физическом лице – получателе дохода», указанные в представленной ранее Справке 2-НДФЛ. Остальные разделы (3, 4 и 5) Справки не заполняются.
Сведения о доходах сотрудника обособленного подразделения, выплаченных ему за 2015 г., поданы по месту учета головной организации, что явилось нарушением (п. 2 ст. 230 НК РФ). При этом НДФЛ, исчисленный с его доходов, перечислялся в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения (п. 7 ст. 226 НК РФ). Для исправления ошибки необходимо подать Справку по форме 2-НДФЛ по месту учета обособленного подразделения и аннулировать Справку 2-НДФЛ, поданную по месту учета головной организации (см. рис. 5, 6).
Отменяющая справка 2-НДФЛ
Если справку нужно не исправить, а полностью аннулировать, сдайте отменяющую форму. Например, отправили данные не в ту налоговую инспекцию. Раньше для обнуления налоговики требовали присылать письмо в произвольной форме (письмо ФНС России от 29.01.2013 № ЕД-4-3/1224). Теперь письмо не требуется, налоговый агент должен отправить отменяющую справку. Заполняйте ее в таком порядке:
- Используйте тот же бланк, что для первичных сведений,
- Оставьте номер исходной справки,
- Измените дату на текущую,
- В поле «Номер корректировки» поставьте код 99, независимо от причины отмены,
- Заполните только первый раздел. Разделы 2 и 3, а также приложение оставьте пустыми. Не ставьте в эти разделы ни нулей, ни прочерков.
Не нужно вместо аннулирующей справки сдавать корректировку с обнуленными показателями. Так вы не только не удалите ненужные сведения из базы ФНС, но и получите требование о представлении пояснений.