Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отчётность в ПФР при смене фамилии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
Заявление о смене фамилии
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
Порядок внесения изменений
Сразу отметим, что медлить не стоит, поскольку Типовыми нормами на переоформление документов при изменении фамилии одного сотрудника отводится 4,5 часа. То есть как только он принесет свидетельство о браке или о перемене имени, кадровый работник в течение 4,5 часов должен скорректировать все документы.
В каком порядке вносятся изменения – общими нормативными актами не установлено, он может быть установлен локальным актом.
На практике помимо свидетельства с работника запрашивают заявление о внесении изменений в кадровые документы. Однако считаем, что это не обязательно. Если работник предоставит только свидетельства, кадровику в любом случае придется вносить изменения в документы.
А вот оформление приказа о внесении изменений в документы в связи с изменением фамилии предусмотрено Типовыми нормами. Такой приказ составляется в произвольной форме. Приведем образец.
Как внести изменения в СЗВ-М после смены фамилии сотрудником
Отчёт СЗВ-М содержит ФИО сотрудников, СНИЛС и ИНН. Пенсионный и налоговый коды выдаются один раз и не меняются в течение всей жизни человека.
А вот фамилию сотрудник может изменить. Чтобы при проверке не возникало ошибок, сведения в отчёте и базе Пенсионного фонда России (ПФР) должны совпадать. Если у ПФР пока нет информации о смене фамилии работника, то СЗВ-М нужно сдавать со старыми данными.
Актуализировать персональные данные в базе ПФР может как сам сотрудник, так и работодатель. Если у сотрудника есть личный кабинет на сайте фонда, то он может поменять свои данные самостоятельно в режиме онлайн.
Также подать заявление об уточнении данных сотрудника может и работодатель. Для этого нужно использовать форму АДВ-2, утверждённую постановлением Правления ПФР от 27. 2019 № 485п.
Срок, в течение которого сотрудник или работодатель должен предоставить в ПФР сведения об изменении персональных данных, законом не установлен. Но важно, чтобы данные в форме СЗВ-М совпадали с той информацией, которая есть в базе ПФР на дату сдачи отчета.
Для подтверждения того, что информация о фамилии в базе ПФР теперь актуальна, нужно запросить у работника обновлённое свидетельство. С 2019 года пластиковые карточки СНИЛС больше не выдаются, но сотрудник может предоставить работодателю электронный документ или распечатку. После этого можно без опасений указывать в СЗВ-М новую фамилию.
Шаг 4. Подать оригиналы документов
Через несколько дней вы получите новое уведомление о том, что нужно подойти в выбранное подразделение МВД с оригиналами документов. Список будет приложен к письму. Вы сами можете выбрать удобные дату и время подачи.
Какие документы понадобятся детям до 14 лет
Какие документы взять, если ребёнку 14–18 лет
Какие документы взять взрослым
Во время подачи документов сотрудник МВД сверит документы и сфотографирует вас или ребёнка — в зависимости от того, кому оформляют загранпаспорт. Процедура занимает не более 15 минут.
Обычно при оформлении загранпаспорта по месту жительства уведомление о готовности документа приходит через одну-две недели, в другом регионе — через один-полтора месяца. Если в первом случае прошло больше месяца, а во втором — больше трёх, а приглашения нет, нужно подать жалобу на Госуслугах. Иначе через полгода процедуру придётся повторить заново.
Задержка может произойти из-за сбоя в системе или по причине человеческого фактора (сотрудник забыл выслать приглашение). Как правило, ответ на жалобу приходит через два-три дня, после чего пригласят на подачу документов.
Как быстро поменять сертификат электронной подписи
Плановая замена подписи не всегда быстрый процесс, поэтому он может повлечь за собой
нежелательные убытки. А как быть, если ваша электронная подпись внезапно перестала работать, а у вас уже
запланированы в скором времени сделки, для которых она необходима? Продолжать работу без сертификата
невозможно, так как это грозит большими штрафами.
Получить электронную подпись можно всего за 1 час. Для этого нужно воспользоваться
услугой «Быстрый старт». Расширение доступно для инструментов работы с электронной подписью
Астрал-ЭТ и 1С-ЭТП.
Быстрый выпуск помогает нашим клиентам избежать штрафов и не останавливать работу
предприятия на длительный срок.
Что потребуется для быстрой смены сертификата электронной подписи:
- Правильно заполненное заявление на изготовление сертификата.
- Упрощённый пакет документов.
Виды и коды ошибок в СЗВ-М
После сдачи СЗВ-М страхователем, программа ПФР проверяет, корректно ли составлен отчет. В результате такой проверки компания может получить протокол со статусом «Документ принят», «Документ принят частично» или «Документ не принят».
Каждому виду ошибок в СЗВ-М присвоен соответствующий код. А именно:
- коды 10 и 20 – предупреждение. СЗВ-М с такой неточностью считается принятым. То есть отчет примут, несмотря на ошибку. Однако указанная в отчете информация требует разъяснений либо проверки. Получив такое предупреждение, страхователю нужно еще раз проверить правильность представленных сведений и в случае необходимости внести соответствующие исправления;
- коды 30 и 40 – ошибка. Это означает, что отчет с ошибкой примут, но частично. Если ошибку не исправить к сроку сдачи отчета, штрафов не избежать;
- код 50 – грубая ошибка. Наличие такого кода в протоколе означает, что сведения по всем застрахованным лицам, указанным в отчете, не приняты и считаются не представленными. В этом случае страхователю необходимо устранить все ошибки и повторно сдать СЗВ-М.
Зачем менять имя организации
Название фирмы – это не только ее «лицо» и узнаваемый бренд, это еще и законодательный акт. Присваивая имя организации, владельцы или учредители фиксируют его в различных законодательных документах, отличая себя таким образом от других юридических лиц. Помимо этого, название несет и психологический посыл.
По каким причинам может понадобиться «перекрестить» организацию:
- Желание руководителей. Если вдруг появилась новая интересная и яркая идея, наилучшим образом отвечающая деятельности организации, с чем согласны все учредители, то почему бы и не изменить устаревшее название?
- Диктуют рыночные тенденции. Экономические условия весьма динамичны, и их изменения могут потребовать и смены курса, что может выражаться в том числе и в названии.
- Реорганизация. Компания слилась с другой, разделилась, изменила направление деятельности – в любом случае старое название уже перестало отражать ее сущность и нуждается в замене.
- Решение суда. Иногда смена названия может быть вынужденной, например, если при его присвоении допущены ошибки либо оно сходно или тождественно с уже имеющимся именем другой организации.
Какова бы ни была причина переименования, производить его следует по одному и тому же алгоритму.
Уведомляем работников о структурной реорганизации
Такое уведомление нужно составить в письменной форме в двух экземплярах. На экземпляре работодателя работник должен поставить свою подпись, удостоверив тем самым, что получил уведомление. Также в этом документе необходимо указать причины, вызвавшие изменение наименований структурных подразделений (например, реструктуризация или оптимизация производства).
Заметим, что ТК РФ устанавливает срок, за который необходимо сообщить работнику об изменении условий трудового договора: не менее чем за два месяца, если иное не предусмотрено Кодексом. Иные сроки уведомления предусмотрены следующими нормами ТК РФ:
- ст. 306 — об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель — физическое лицо в письменной форме предупреждает работника не менее чем за 14 календарных дней. При этом работодатель — индивидуальный предприниматель имеет право изменять определенные сторонами условия трудового договора только в случае, когда эти условия не могут быть сохранены по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда;
- ст. 344 — если изменить условия трудового договора решила религиозная организация, она обязана предупредить работников об этом не менее чем за семь календарных дней.
Сложно ли заполнить отчет?
Нет, совсем не сложно. Отчет заполняется и ИП, и организациями, у которых трудятся работники по официальному трудовому договору либо гражданско-правовому. Существует ограничение: если в организации более 25 работающих, то отчет сдается в только в электронном виде с ЭЦП. Специальный бланк утвержден Правительством Российской Федерации. А поэтому, имеет обязательные реквизиты:
- Ф.И.О. застрахованного;
- Данные страхователя;
- СНИЛС и ИНН;
- Дата и печать.
Все вышеперечисленное располагается в таблице. После фамилии, имени и отчества застрахованного идет комбинация чисел (11), которые выражают уникальный номер. СЗВ-М дополняющая форма — штраф в 2018 году: оштрафовать могут, если не убрать из нее предыдущие ошибки. Среди них может быть, к примеру, ошибка в указании СНИЛС. Тогда отчет обязательно вернут и пришлют постановление об правонарушении.
Так как этот документ обязателен по закону для написания его в данной форме. Подается он ежемесячно (обычно не позднее 15, 16 или 17 числа). За неоплаченный СЗВ-М штраф за дополняющие сведения может дополниться новыми. Сумма возрастает в разы, если в установленный срок не заплатить ее. Существуют и другие административные взыскания на бухгалтера и иных должностных лиц (от 300 до 500 рублей).
Они взимаются за грубые ошибки, допущенные в отчете. Существует правило, которое гласит, что даже при приостановлении деятельности организации такой документ должен быть подан в государственный орган. Он зовется нулевым. Не подается только в случаях, когда:
- Если не имеется в наличии работающих по гражданско-правовому договору либо по трудовому договору;
- Имеется единственный учредитель, являющийся и руководителем, но без оформления трудовых отношений;
- Ни с кем не заключен официальный трудовой договор.
Установлен специальный протокол, где можно посмотреть информацию прошел ли отчет или же нет. Если да, то появляется зеленая галка (значит документация принята). Может быть надписи, что документация не принята или же принята частично. Что выделяется красным ярким цветом. Протокол содержит коды:
- 10 и 20 (все в порядке);
- 30 и 40 (имеются в наличии ошибки);
- 50 (не принят полностью).
Обратите внимание! По таким кодам исправления вносятся не позднее 15 числа, следующего за отчетным. В основном, ПФР дает не более 5 рабочих дней на внесение поправок. Все это указано в Инструкции, утвержденной Приказом № 766н.
Общие правила сдачи СЗВ-М
Сведения о застрахованных физлицах по форме СЗВ-М (утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п) должны сдавать в ПФР по итогам каждого месяца все страхователи. То есть, все организации, которые имеют штатных и внештатных работников (застрахованных лиц). В форму включают сведения обо всех застрахованных физлицах, которые выполняют работу на основании трудовых или гражданско-правовых договоров.
Неважно, вела организация фактическую деятельность или нет, а также были ли выплаты людям в отчетном месяце или нет. Подать форму СЗВ-М нужно в любом случае. Это следует из положений пункта 2.2 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
СЗВ-М сдают в территориальные отделения ПФР по месту учета страхователя, то есть организации – работодателя.
Форму можно сдать:
- на бумаге или в электронном виде – если число физлиц, которые включены в отчет, меньше 25 человек;
- только в электронном виде – если количество человек, включенных в отчет, 25 и более.
СЗВ-М сдают ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Бухгалтерская часть работы
Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, тогда просто поменяйте ф. и. о. в основных данных работника, и они автоматически изменятся везде. Если же какие-то регистры, например карточку по учету доходов и НДФЛ, карточку по страховым взносам, вы ведете на бумаге, то ф. и. о. нужно поменять и в нихч. 6 ст. 15 , п. 2 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; приложение к Письму ПФР от 26.01.2010 № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П .
О том, как самостоятельно разработать карточку по НДФЛ на 2011 г., мы писали: 2010, № 23, с. 67
Если в компании зарплата перечисляется сотрудникам на банковские карты, то работнику, сменившему ф. и. о., нужно переоформить зарплатную карту. Как правило, бухгалтер помогает сотруднику заполнить все необходимые заявления и другие документы, а сотрудник уже самостоятельно подает их в банк.
Как рассчитать среднесписочную численность
Среднесписочная численность указывается на титульном листе отчета 4-ФСС. Также этот показатель вносят в приложение № 5 РСВ страхователи, которые применяют пониженные тарифы.
Среднесписочная численность рассчитывается в соответствии с Приказом Росстата от 26.10.2015 № 498.
Чтобы рассчитать данный показатель для годового отчета, нужно взять данные о численности за каждый месяц и разделить на 12.
Допустим, что в компании среднесписочная численность (ССЧ) с января по ноябрь составляла 4 человека. В декабре численность составила 12 человек.
ССЧ = (4 х 11 + 12) : 12 = 4,67
Полученный результат округляется до 5. Значит, в отчетах по взносам в строке по среднесписочной численности следует указать значение 5.
Также вам могут быть полезными следующие материалы:
Шпаргалка по расчету среднесписочной численности работников
Что делать, если у сотрудника нет СНИЛС?
При трудоустройстве новых сотрудников на работу каждый работодатель запрашивает пакет документов, среди которых обязательно присутствует СНИЛС. При этом, если его всё же нет (например, это 1-е место работы), работодатель оформляет его самостоятельно (п. 3 ст. 9 закона № 27-ФЗ).
О перечне документов, необходимых при трудоустройстве, см. в материале «Какие документы нужны при приеме на работу (2016)?».
См. также «Поменявшим Ф.И.О. нужно переоформить СНИЛС, иначе взносы «зависнут» в ПФР».
На практике отсутствие указанного реквизита может быть по 2 основным причинам: сотрудник потерял свидетельство или оно еще не выдавалось. На восстановление или оформление СНИЛС уходит от нескольких дней до 3 недель, поэтому к моменту сдачи СЗВ-М указанного реквизита может не оказаться. Как тогда поступить?
Оставлять поле пустым нельзя в силу того, что оно обязательно к заполнению. Если же указать неверный реквизит, то при сдаче отчета на бумаге ПФР выявит ошибку в ходе проверки и привлечет работодателя к ответственности по ст. 17 закона № 27–ФЗ — 500 руб. за каждый неверный СНИЛС. А при использовании ТКС страхователь получит протокол с отказом в приеме, т. к. такой отчет не пройдет контроль программы. Пропускать сроки сдачи отчета также проблематично, ведь в этом случае штраф 500 руб. будет начислен по каждому сотруднику, сведения по которому должны были содержаться в отчете.
Единственный приемлемый вариант — не включать в форму данные сотрудников без СНИЛС, а когда страховые свидетельства будут оформлены, направить дополняющий СЗВ-М с указанием не включенных ранее в исходный отчет сотрудников. При этом направлять такой отчет мы рекомендуем вместе с сопроводительным письмом, указав в нем на физическую невозможность своевременной подачи данных о СНИЛС сотрудников, на которых данный документ на момент сдачи отчетности не был оформлен. В этом случае есть вероятность, что штраф к работодателю применен не будет.
Однако мы настоятельно рекомендуем вам заранее получить от сотрудников информацию об их СНИЛС.
Как сдать СЗВ-М если нет СНИЛС?
В соответствии с п. 3 ст. 9 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» застрахованное лицо, поступающее на работу или заключающее договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, обязано, в свою очередь, представить страхователю свое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, а в случае его отсутствия – написать соответствующее заявление о выдаче ему страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования впервые или о выдаче нового (взамен утраченного).
В случае отсутствия СНИЛС в СЗВ-М страхователю будет предоставлен отрицательный протокол, в связи с чем отчёт может быть не принят. Страхователь до получения застрахованным лицом страхового свидетельства может не указывать его данные в СЗВ-М, но после предоставления СНИЛС необходимо подать дополняющий отчёт в ПФР, сопроводив его письмом с разъяснением причин. В данном случае существует возможность избегания штрафа.
Читайте так же ⇒ \”Пошаговый порядок приема на работу иностранных граждан в 2020 году\”
Каким образом можно сдать СЗВ-М?
Согласно ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в соответствии с настоящим Федеральным законом в органы Пенсионного фонда Российской Федерации, представляются в соответствии с порядком и инструкциями, устанавливаемыми Пенсионным фондом Российской Федерации.
Указанные сведения могут представляться следующим образом:
| Способ предоставления отчётности | Условия |
| В виде документов в письменной форме | При условии, что количество застрахованных лиц (включая заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) не превышает 25 человек |
| В электронной форме (на магнитных носителях или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений | Страхователь представляет сведения на 25 и более работающих у него застрахованных лиц (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характер) за предшествующий отчетный период в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, который устанавливается Пенсионным фондом Российской Федерации. |
При представлении сведений в электронной форме соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации направляет страхователю подтверждение приема указанных сведений в форме электронного документа.
Цена каждой ошибки в отчете составляет 500 рублей. Поэтому для компаний с большим штатом сумма может оказаться внушительной. Самостоятельно исправить допущенные неточности можно, только если они были обнаружены и откорректированы новым отчетом до крайнего срока сдачи. Но когда отчетный срок прошел, исправления могут быть только официальные. И здесь есть два варианта:
- При не «фатальных» ошибках (код 30, 400) сданный СЗВ-М принимается, но подается дополнительный отчет по неточным позициям.
- Если ошибки серьезные (код 50) форма отклоняется и требуется ее замена.
Тля технического осуществления данной процедуры разработаны три типа формы СЗВ-М с различными кодами. Это:
- Исходный (исхд) – для первичной сдачи отчета.
- Дополняющий (доп) – для дополнения отчета при незначительных ошибках, или повторной сдачи, ели исходный отчет отклонен.
- Отменяющий (отмн) – для отмены отчета, сданного с ошибками.