Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция-2022

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция-2022». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Как и прочие работодатели, микропредприятия с наёмными работниками обязаны вести кадровые документы. В первую очередь законодательство требует соблюдения правил оформления кадровых документов при приёме на работу и увольнении.

Какие предприятия относятся к микробизнесу

Прежде чем выяснить, какие кадровые документы для микропредприятия являются обязательным, разберёмся, какие организация относятся к субъектам микробизнеса.

Для определения микропредприятий установлены следующие критерии:

• размер доходов;
• численность наёмных работников;
• доля участия других юридических лиц в уставном капитале.

К микропредприятиям могут относиться как представители индивидуального предпринимательства, так и юридические лица. При этом статус микропредприятия никак не ограничивает возможность выбора налоговых режимов. Применять можно любой спецрежим.

Согласно ст. 4 Федерального закона № 209-ФЗ, организация считается микропредприятием, если:

1. Среднесписочная численность наёмных сотрудников — не более 15 человек в штате.
2. Размер годового дохода от продажи товаров и предоставления услуг не превышает 120 млн рублей (без учёта НДС).
3. Общая доля общественных и благотворительных организаций в уставном капитале микропредприятия составляет не более 25%, а иностранных компаний (при условии, что они не относятся к микробизнесу) — не более 49%.

С 01.03.2022 женщины смогут работать в авиационной отрасли (авиационным механиком, инженером по техническому обслуживанию самолетов и вертолетов и др.)¹¹.

Также уточнены конкретные профессии, по которым не могут работать женщины при выполнении котельных, холодноштамповочных, волочильных и давильных работ, на работах по монтажу и обслуживанию технологического оборудования, ремонта нефтепромыслового оборудования. К ним относятся: котельщик; токарь на ручных токарно-давильных станках; чеканщик на работах ручным пневматическим инструментом; слесарь по монтажу и ремонту оснований морских буровых и эстакад; слесарь-ремонтник, занятый монтажом и обслуживанием технологического оборудования и ремонтом нефтепромыслового оборудования; электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования, занятый обслуживанием и ремонтом технологического оборудования.

Кроме этого, исключено положение о необходимости подтверждения безопасности условий труда заключением государственной экспертизы (при желании женщин работать в запрещенных профессиях). Теперь будет достаточно результатов специальной оценки условий труда.

В целом срок действия перечня работ, на которых ограничен труд женщин, установлен до 01.03.2028.

Государственный реестр МСП.

Все сведения об организациях и ИП, соответствующих критериям МСП, содержатся в так называемом реестре МСП, находящемся в ведении Федеральной налоговой службы. Реестр размещен на официальном сайте ФНС, где можно достаточно быстро проверить принадлежность компании/организации к нему.

Информация, содержащаяся в реестре:

• название организации/ предприятия или Фамилия Имя Отчество ИП;
• юридический и физический (если они отличаются) адрес;
• ИНН;
• ОКВЭД;
• категорию субъекта МСП;
• ССЧ сотрудников;
• дата появления реестре.

Электронные больничные

С электронным кадровым документооборотом тесно связано еще одно новшество: с 01.01.2022 все листки нетрудоспособности (больничные) будут оформляться поликлиниками и больницами исключительно в электронном виде (закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ). На бумаге больничные дублироваться не будут. Врач будет сообщать работнику только номер документа, а сам документ будет автоматически поступать в бухгалтерию работодателя через систему информационного взаимодействия Фонда социального страхования.

Бумажные больничные по-прежнему останутся только для лиц, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну, а также для тех, в отношении кого реализуются меры государственной защиты.

Получив электронный больничный, организация-работодатель должна будет подписать его.

Порядок и условия формирования листков нетрудоспособности в электронном виде установлен Приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н, вступающим в силу с 01.01.2021.

Для работы с электронными листками нетрудоспособности работодателю потребуется завести личный кабинет на сайте ФСС РФ или специальные программы для сдачи отчетности.

Новые штрафы для работодателей

Вести документ строго по закону очень важно. Во многих случаях нарушителей ждут штрафы, причем с января вводятся дополнительные наказания для работодателей.

Так, с 01.01.2022 в закон от 29.12.2006 № 255ФЗ введена новая статья ст. 15.2, которая устанавливает ответственность работодателя за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС РФ. Теперь штрафы будут такие:

• за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд — 200 рублей за каждый документ;
• за непредставление/несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия — ​5000 рублей за каждый случай;
• за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС РФ – ​ 20% от суммы расходов, но не менее 1000 и не более 5000 рублей.

Кто в РФ может использовать упрощенный порядок учета кадров

Сразу следует отметить, что облегченная схема учета и делопроизводства в работе с персоналом доступна любому субъекту бизнеса, относящемуся на законных основаниях к категории микропредприятий. В юрисдикции РФ микропредприятиями принято считать небольшие коммерческие структуры (организации, предприятия), а также физических лиц, официально зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей.

Специальный реестр, содержащий сведения о представителях малого и среднего бизнеса, в РФ уполномочена вести налоговая администрация (ФНС). В данном реестре присутствуют юридические лица (ООО) и индивидуальные предприниматели (ИП), которые соответствуют следующим требованиям:

1. размер годовой выручки не превышает 120 (ста двадцати) миллионов рублей;
   штатная численность – не более 15 человек;
2. доля участия государства – максимум 25%.

Если субъект предпринимательской деятельности попадает в этот реестр, он вправе перейти на облегченный порядок кадрового учета.

Для перехода на упрощенную систему кадрового делопроизводства и учета уполномоченному должностному лицу организации, присутствующей в вышеупомянутом реестре субъектов малого предпринимательства, следует издать приказ (распоряжение) о том, что предприятие (индивидуальный предприниматель) с определенной даты отказывается от применения прежде использовавшейся документации в сфере управления персоналом. Необходимо четко указать, что ранее действовавшие на предприятии кадровые регламенты (положения) отныне утрачивают свою юридическую силу. После этого можно ограничиться заключением с нанимаемыми на работу сотрудниками стандартных трудовых договоров.

Если субъект бизнеса официально зарегистрировался и начал деятельность после 01.01.2017, ему достаточно будет лишь оформить приказ о переходе на облегченный порядок ведения кадров, а об утрачивающих юридическую силу регламентах упоминать в этом случае не требуется.

ИЗМЕНЕНИЯ ДЛЯ ГЛАВБУХА

Ранее президент подписал закон, который изменяет порядок трудоустройства инвалидов. Сейчас квоты действуют только для работодателей с численностью работников более 100 человек. В разных регионах квоты варьируются от 2 до 4%. Например, для московских компаний установлена квота на уровне 2%. Это означает, что из 100 человек работников должно быть как минимум два инвалида (работодатель может, конечно, взять на работу и больше инвалидов, законом г. Москвы установлен низший предел). По новому закону квотировать места для инвалидов должен будет и малый бизнес.

Срочное сообщение для всех работодателей страны: Главный врач РФ запретил пускать на работу больных ОРВИ работников. Это следует из постановления Главного государственного санитарного врача РФ от 25.06.2022 № 38 «О мероприятиях по профилактике гриппа и острых респираторных вирусных инфекций в эпидемическом сезоне 2022-2022 годов».

Особенности бухгалтерского учета на малых предприятиях

• забыть о методе начисления и определять доходы и расходы кассовым методом;
• применять упрощенную систему учетных регистров;
• отказаться от ведения счетов 09 и 77, предназначенных для учета отложенных налоговых активов и обязательств (не вести учет постоянных и временных разниц);
• применять один синтетический счет вместо группы счетов (например, счет 20 «Основное производство» вместо счетов 23, 25 и 26);
• не формировать резервы;
• не применять отдельные ПБУ (к примеру, для строительных СМП — ПБУ 2/2022 «Учет договоров строительного подряда», утвержденное приказом Минфина России от 24.10.2022 № 116н);
• не переоценивать ОС и НМА, не отражать обесценение НМА и финвложений в бухучете;
• признавать коммерческие и управленческие расходы в себестоимости продукции (товаров, работ, услуг) полностью в отчетном году их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности;
• все расходы по займам признавать прочими (без включения в стоимость инвестиционного актива).

Выручка и доход — понятия не идентичные. Доход от предпринимательской деятельности представляет собой более широкий совокупный показатель, включающий в себя не только выручку, но и остальные полученные коммерсантом доходы (к примеру, взысканные с контрагентов штрафные санкции, полученные банковские проценты за размещение депозита и др.).

Информация для центра занятости, предоставляемая ежемесячно

Один раз в месяц предоставляется кадровая отчетность в государственные органы службы занятости населения.

Наименование	Примечание
Информация о проведении процедуры несостоятельности (банкротства) в отношении работодателя	Единой формы отчетности не предусмотрено. Но региональные представители ЦЗН вправе рекомендовать собственные формы отчетов. Уточните в территориальном отделении ЦЗН, есть ли действующие формуляры. Также региональный ЦЗН вправе установить индивидуальный срок подачи информации
Сведения об инвалидах для осуществления содействия занятости и профессиональной реабилитации

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С НУЛЯ:

краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме

(если Вы хотите навести порядок в уже действующей кампании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство – восстановление кадрового учёта >>)

Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля, а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого “повесили” кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта :

• бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству: 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.), 200 образцов документов по кадрам, блок “Трудовые книжки” (образцы заполнения и консультации), 5 методичек по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам) и многое другое;
• большая справочная база, доступная подписчикам журнала “Кадровик-практик” (цена всем по силам >>): 140 пошаговых инструкций по кадровой работе, более 1000 образцов кадровых документов, закрома консультаций и статей, курс основ кадрового делопроизводства, книжная полка и др.;
• наши лучшие книги по кадровому делопроизводству.

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.

• Нужные нормативные акты (по трудовому праву, кадровым вопросам) в последней редакции Вы можете найти здесь >> Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф . Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
• Из специальной литературы мы рады предложить Вам методички (скачать можно бесплатно) и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству. Также полезны будут кладовые справочных баз сайта.
• Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

Льготы для субъектов малого предпринимательства

На государственном уровне для организаций и ИП, отвечающих критериям микропредприятия, предусмотрен ряд льгот, а именно:

• Возможность применения упрощенного бухгалтерского учета;

• Возможность составлять упрощенную бухгалтерскую отчетность;

• Упрощенный порядок кассовых операций. Так малые предприятия могут не утверждать лимит остатка кассы (п. 2 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У);

• Минимум кадровой документации;

• Приоритет при участии в госзакупках (на долю микропредприятий должно приходиться не менее 15% общего годового объема госзакупок).

• Право на субсидии и гранты;

• На многих малых предприятиях в 2019 году нельзя проводить плановые проверки (но речь не идет о проверках органами ФНС, ПФР или ФСС).

Проверки микропредприятий

Процесс проверки организаций, относящихся к микропредприятиям, очень похож на процесс проведения аудита фирм, но все же наблюдаются определенные отличия. Опираясь на законодательство Российской Федерации, последние несколько лет процедура аттестации была заменена на специальную оценочную процедуру рабочего места. Микропредприятия тоже должны проводить подобные мероприятия внутри своих структур, но с учетом некоторых льгот. Закон гласит, что некоторые виды работников – фрилансеры и люди, работающие на удаленной работе, не нуждаются в обязательной проверке рабочего места.

Получается, что сотрудник и работодатель имеют право подписать документ, который будет позволять работнику работать в удаленном доступе без организации рабочего места и со свободным графиком работы. Это позволит микропредприятию исключить процедуру оценки рабочего места согласно законодательству.

Статистическая отчетность

Микропредприятия – это субъекты малого предпринимательства, поэтому ежегодное предоставление статистической отчетности для них не обязательно. Отчитываться необходимо тем, кому направленны письменные требования из органов статистики. Узнать, попала ли организация в выборку Росстата можно на их официальном сайте. Кроме уведомления в письме будут бланки и рекомендации по заполнению форм.

Согласно Закону «О бухгалтерском учете» малые предприятия в течение 3 месяцев по окончании отчетного года в органы статистики направляют бухгалтерскую отчетность, а микропредприятия специальную форму.

В 2021 году все эти сведения можно направлять в электронном виде через ТКС. Датой предоставления будет считаться дата отправки, а в качестве подтверждения вы получите квитанцию из госорганов о приеме. С конца 2015 года значительно увеличились штрафы за не предоставление статистической отчетности. Согласно КоАП административный штраф на должностных лиц за недостоверные сведения, их не предоставление или нарушение сроков составляет от 10 до 20 тыс. руб., для юрлиц – 20 – 70 тыс. руб. Повторное нарушение грозит должностным лицам штрафом 30 – 50 тыс. руб., юридическим — 100 – 150 тыс. руб.

Гранты для туристической сферы

На основании Постановления Правительства от 07.12.2019 г. № 1619 установлены правила субсидирования грантов сферы внутреннего и въездного туризма.

Выделяемые деньги можно расходовать на формирование новых туристических маршрутов, приобретение модульных гостиниц и оборудования для туристических информационных центров, создание аудиогидов и онлайн-путеводителей.

Гранты выдаются каждый год направлением средств в Ростуризм, который проводит конкурс среди предпринимателей через подачу заявок на участие. Размер гранта — до 3 млн. руб. Для его получения участник должен соответствовать определенным требованиям.

В 2021 году на основании Постановления Правительства от 11.08.2020 г. № 1208 были упрощены правила получения грантов, в частности:

• подавать заявки и документы можно электронно;
• сократили сроки проведения отбора по конкурсу.

Изменения в трудовом законодательстве в 2022 году

О таких требованиях должны знать компании и ИП, осуществляющие коммерческие перевозки или перевозки для своих целей автобусами и грузовиками.

До 1 января 2027 года к таким работникам будет предъявляться больше требований, которые закреплены в Приказах Минтранса от 31.07.2020 г. и от 29.07.2020 г. № 264.

К примеру, водители легковых автомобилей должны понимать, как оказывать помощь при посадке и высадке пассажиров, в т.ч. при использовании специальных устройств для инвалидов.

На основании требований регламентируются новые правила профотбора и обучения работников, чья трудовая деятельность основана на эксплуатации автомобилей.

В соответствии с Постановлением Правительства от 14.09.2021 г. № 1552 с 25 сентября 2021 года действует обновленный порядок исчисления среднего заработка.

Установлено, что средний заработок рассчитывается делением доходов человека, на которые начислены страхвзносы на ОПС за расчетный период, на число месяцев в этом же периоде.

При этом учитываются такие виды выплат для исчисления:

• зарплата, начисленная по ставкам и тарифам, по сдельным расценкам и т.п.;
• зарплата в натуральной форме;
• разница в должностных окладах сотрудников, которые перешли на нижеоплачиваемую работу с сохранением размера должностного оклада по предыдущему месту работы;
• надбавки и доплаты;
• премии и вознаграждения.

Если у работодателя среднесписочная численность сотрудников от 25 чел. и больше, а также если юрлицо имеет в уставном капитале долю участия РФ, субъектов РФ или муниципального образования, то с 1 января 2022 года для них регламентировано требование — размещать данные о вакансиях на портале «Работа в России».

Эта информация будет содержать сведения о потребностях в сотрудниках, об условиях их привлечения к работе и наличии свободных мест.

На данный момент Минтруд подготовил проект приказа, предусматривающего формы, по которым нужно будет направлять информацию о потребностях в кадрах.

У организаций и ИП появятся дополнительные полномочия в области охраны труда. На основании новой статьи 214.2 ТК РФ все работодатели смогут:

• проводить дистанционную аудио- и видеосъемку, а также иными способами фиксировать процесс производства. Записи можно хранить. Если сотрудник захочет знать, каким устройством его снимают, то согласно новой статье 216.2 ТК РФ работодатель обязан дать такую информацию;
• вести электронный документооборот в области охраны труда;

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), то есть в 2000 году до 17 декабря. Государственные учреждения используют унифицированную форму графика Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Издайте приказ о составлении графика и укажите в нем срок составления графика, поручения ответственным лицам и срок их исполнения.

При составлении графика отпусков обязательно учтите, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы в вашей организации, или в иные периоды, установленные нормативными правовыми актами РФ (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Кадровое делопроизводство в 2021

Хочется заострить внимание еще на некоторых формулировках и новшествах ФСБУ 6/2020:

1. В описании термина «основное средство» появилось дополнение. Теперь уточняется, что ОС обязательно имеет материально-вещественную форму. Не совсем ясно, какую цель преследовал при этом законодатель (п. 4 пп. «а») – основное средство по определению не может иметь иную форму.
2. ОС могут считаться теперь и объекты, определенные на перспективу к перепродаже, ограничение из ПБУ 6/01 снимается.
3. В то же время ФСБУ не работает по отношению к долгосрочным активам к продаже (п. 6 пп. б). Имеется в виду объект ОС, который больше не эксплуатируется в связи с решением руководства о его реализации, есть письменное подтверждение этого, соответствующий приказ или иной документ руководства (ПБУ 16/02 п. 10.1).
4. Введено понятие «инвестиционная недвижимость», имеющее отношение к аренде ОС или извлечению дохода от прироста стоимости — учитывается по особым правилам, отдельно (п. 11 абз. 3, п. 7).
5. Фирма обязана осуществлять контроль основных средств на предмет их обесценивания (п. 38).

Для хозяйственных обществ и партнерств юридические критерии отнесения предприятия к субъектам малого предпринимательства следующие.

Форма (особенности) организации	Условия	Примечание
Любые ООО	Условие 1: 1а) Суммарная доля участия РФ, субъектов РФ, муниципальных образований, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов (за исключением суммарной доли участия, входящей в состав активов инвестиционных фондов) в уставном капитале не превышает 25%; 1б) суммарная доля участия иностранных организаций или организаций, не являющихся СМП, не превышает 49%	ООО, удовлетворяющее Условию 1а), но не удовлетворяющее Условию 1б), признается СМП, если такое ООО соответствует Условию 4, 5, 6 или 7
Любые АО	Условие 2: Акции, обращающиеся на организованном РЦБ, отнесены к акциям высокотехнологичного (инновационного) сектора экономики	—
Условие 3: Акционеры – РФ, субъекты РФ, муниципальные образования, общественные и религиозные организации (объединения), благотворительные и иные фонды (за исключением инвестиционных фондов) владеют не более чем 25% голосующих акций, а акционеры – иностранные организации или организации, не являющиеся СМП, владеют не более чем 49% голосующих акций	—
Организации-«интеллектуалы»	Условие 4: Деятельность заключается в практическом применении (внедрении) результатов интеллектуальной деятельности (программ для ЭВМ, изобретений, селекционных достижений и т.д.), исключительные права на которые принадлежат учредителям (участникам)	Учредители (участники) – это бюджетные, автономные научные учреждения либо являющиеся бюджетными, автономными учреждениями образовательные организации высшего образования
Организации-«сколковцы»	Условие 5: Имеют статус «сколковца»	—
Организации с «особенным» учредителем	Условие 6: Учредители (участники) – это АО «РОСНАНО» или Фонд инфраструктурных и образовательных программ	—
ООО с определенными участниками	Условие 7: Участники — только общероссийские общественные объединения инвалидов, их отделения	Кроме основного условия есть дополнительные: среднесписочная численность инвалидов по отношению к другим работникам за предшествующий календарный год должна быть равна 50% или более, а доля оплаты труда инвалидов в ФОТ – 25% или более

Кадровое делопроизводство для малых предприятий

Определенных особенностей нет, поэтому все нюансы ведения бизнеса зависят только от привилегий и льгот, которые распространяются на бизнес.

Но при всем при этом нужно заметить, что малым и средним предприятиям необходимо проверять данные о своей организации в специальном реестре ФНС, кроме этого особенно важно контролировать ситуацию с выручкой и общим доходом, средней численностью компании и ограничениями со стороны сотрудников. Среднюю численность необходимо отслеживать, чтобы не выйти за рамки критериев.

Когда организации присваивают статус малого предприятия – она автоматически получает возможность использовать всевозможные льготы и получать материальную поддержку от государства. Все меры поддержки установлены на всех уровнях власти – федеральном, региональном, местном.

Льготы распространяются не только на уплату налогов, список льгот гораздо обширнее, например, к ним относятся упрощенные мероприятия при сдаче отчетности, в том числе и бухгалтерской. Обо всех льготах вы можете прочитать в следующем разделе. Поэтому многие недобросовестные предприниматели пытаются «подстроить» свое предприятие под статус малого. В современном мире это частая практика.

Похожие записи:

• Повышение зарплаты военнослужащим в 2022 году — последние новости
• 10 способов, как избежать эвакуации авто
• Льготы и субсидии ЖКХ — 2023: какие бывают, как рассчитать и оформить