Нужно ли командировочное удостоверение в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли командировочное удостоверение в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Заполнение обратной стороны листа

Применяется для конкретных записей о ходе поездки. К примеру, в первую очередь прописывается дата фактического прибытия в место назначения. Указывает информацию представитель бухгалтерии, отдела кадров или сам директор принимающей стороны (обязательно проставляется ФИО, подпись).

Если работник должен посетить только одно отчетное место, следующим пунктом являются данные об окончании поездки. Последней записью является факт окончания командировки (заполнение осуществляется сотрудниками организации, где работает человек).

В том случае, если принимающей стороны нет, а основная цель – встреча с физическим лицом или другие задачи, оформлением командировочного удостоверения с обратной стороны занимается местная администрация, но, чаще всего – представители отеля, где проживает сотрудник, которые имеют на это полное право.

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Размеры гарантированных выплат

По факту ограничений в законодательстве нет, и 2020 год — не исключение. Экономический субъект вправе самостоятельно определить размеры. Но учитывайте важные моменты:

1. Затраты на оплату проживания (наем жилого помещения, аренда жилья, гостиницы) оплачивается по фактически понесенным издержкам. Но только при условии предоставления подтверждающей документации. Допустимо установить предельный минимум, который будет выплачен работнику, если он не подал подтверждающих документов. Например, жил у родственников. Компания вправе установить и максимальный лимит, а также требования к нанимаемому жилью. Например запретить съем номеров класса люкс (повышенной комфортности).
2. Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии.
3. Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
4. Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере.

Как устанавливают сроки

Длительность нахождения сотрудника в служебной поездке так же определяет положение о командировках. И здесь важно не забывать про форс-мажорные обстоятельства.

Пример

ООО «Гуру» отправило главного бухгалтера Широкову в командировку. Срок отсутствия согласно приказу – 3 дня (6 – 8 сентября 2022 года). При этом компания отправила ее на самолете, однако обратный рейс задержали. В итоге сотрудница вернулась в город только вечером 10 февраля. То есть фактически командировка длилась 5 дней. А определение сроков поездки таким образом предписано положением о командировках 2022-го года в ООО «Гуру».

Для ситуаций, когда человек добирался к месту командирования на попутном транспорте, не предусмотрено каких-либо четких инструкций. Определение длительности поездки в этом случае происходит на основании приказа руководства, который был составлен для выдачи направления в командировку. Основанием для определения продолжительности отсутствия работника служат:

• даты начала и окончания служебной поездки, согласно данному приказу;
• сопутствующие бумаги (в зависимости от конкретной ситуации).

Обычно положение о командировках включает несколько разделов. Один из основных – о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную командировку. И чаще всего устанавливают такое правило:

Командированный работник в течение 3-х рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных для поездки средств.

Для чего требовалось командировочное удостоверение

Постановлением кабмина от 13.10.2008 № 749 утвержден перечень документов, которые в обязательном порядке организация обязана оформлять при отправлении работников в командировку. До начала 2015 года в этом списке значилось командировочное удостоверение. Его форма приведена в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (форма № Т-10).

Этот документ служил для определения фактического времени нахождения работка в командировке. В каждом месте пребывания работника в удостоверение вносились отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него.

До 2015 года компания не могла подтвердить расходы на служебную поездку без командировочного удостоверения. Об этом неоднократно заявляли чиновники (письма Минфина РФ от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60, от 24.04.2008 № 03-03-06/2/45, от 07.11.2007 № 03-03-06/2/206).

Однако судьи считали, что расходы на командировку можно подтвердить также приказом (см. например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 № А27-16987/2010 и от 07.05.2007 № Ф04-2644/2007(33834-А45-14), ФАС Московского округа от 19.12.2008 № КА-А40/10864-08 и от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2).

Если же командировка длилась всего один день, то оформлять командировочное удостоверение было необязательно. Минфин этого не требовал (письмо от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60).

Таким образом, с отменой командировочного удостоверения споры о необходимости его наличия в целях подтверждения налоговых расходов прекратились.

Обязательно ли оформлять командировочное удостоверение в 2021 году

Командировочные удостоверения организации использовали ещё во времена СССР. Последний, современный образец удостоверения был утверждён Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 года.

Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года удостоверение признавалось документом, который подтверждает срок нахождения сотрудника в командировке.

С 8 января 2015 года командировочное удостоверение, как и служебное задание, законодательно исключено из списка обязательных отчётных документов. Согласно поправкам, подтвердить командировочные расходы и фактическое нахождение сотрудника в командировке позволяют приказ о командировке, проездные документы, документ о найме жилья, служебная записка.

Но компании и сегодня могут использовать командировочный лист в делопроизводстве, если считают это необходимым и это прописано во внутренних нормативных актах. По сути, этот документ, заполненный по форме, свидетельствует сразу о нескольких фактах:

Командировочное удостоверение полезно не только компании — для учета времени нахождения сотрудника в командировке, но и самому сотруднику — если, например, он приезжает в другой филиал компании и должен обосновать цель визита.

Как заполнить оборотную сторону командировочного листа

На обратной стороне документа предусмотрены строки для отметок о том, когда работник выбыл и прибыл в место назначения. Эти данные заполняют специалисты кадровой службы, секретариата или бухгалтерии принимающей стороны и заверяют их своей фамилией и подписью.

В первой строке указывают:

Если других пунктов посещения в поездке нет, то во второй строке принимающая организация фиксирует день выбытия работника из места командировки, а дату прибытия заполняют на месте постоянной работы командированного в день, когда он приходит в офис.

Что делать, если работник едет не в другую компанию или филиал, а, например, для проведения переговоров с физическими лицами, то есть поставить отметки о прибытии и выбытии некому? В этом случае можно попросить заполнить эти поля в отеле или местной администрации.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Пошаговая инструкция для оформления командировки в 2022 году

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

• собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
• заполнить авансовый отчёт;
• если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Какими документами оформляется командировка в 2021 году

Работник выехал в командировку 6 июня, в воскресенье, а вернулся — 9 июня, в среду. Добирался работник до места командирования поездом. Положением о командировках суточные при командировках по территории РФ определены в размере 500 руб. Работнику следует выплатить суточные за 4 дня в сумме 2 000 руб. (500 х 4), несмотря на то что воскресенье выходной день.

Организация вправе самостоятельно определить размер суточных, закрепив свое решение в локальных нормативных актах организации, например, в положении о командировках.

Суточные являются нормируемыми расходами с точки зрения налогового законодательства. Если суточные для командировок по территории России выплачены в размере 700 руб., а за границу — в размере 2500 руб., то с сумм, которые свыше, придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не означает, что размер суточных должен быть определен только в этих размерах:

• Пример: можно закрепить суточные 2 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 1 300 руб. (2 000 – 700) придется удержать НДФЛ и начислить с этой суммы страховые взносы. И наоборот: например, суточные для командировок по России определены в размере 500 руб. (то есть менее 700 руб.) за каждый день командировки. В таком случае удерживать с этой суммы НДФЛ и начислять на нее страховые взносы не требуется.

В конце статьи в разделе Шпаргалка скачайте алгоритм и пример расчета среднего заработка за период командировки.

Размеры суточных для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены Правительством РФ и составляют:

• 100 руб. в день — при командировках на территории РФ (Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729);
• в иностранной валюте в зависимости от страны командирования — при командировках за рубеж (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812).

Командировки в государства СНГ, например в Казахстан, Беларусь и пр., — это особый случай:

• при таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы;
• суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749).

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Порядок расчета среднего заработка для командировки 399.5 КБ

Оформление командировки в 2021 году

При направлении работника в поездку его расходы планируются. Однако всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, и для осуществления обязанностей потребуется больше средств, чем было выдано.

После возвращения из поездки работник производит оформление авансового отчета, к которому прикрепляет все документы. Если излишние траты были обоснованы, то перерасход денежных средств покрывается путем выдачи наличных денег из кассы либо перечислением на карту.

Для правильного принятия решения необходимо определить соответствие расходов следующим критериям:

• Расходы были произведены по неотложным причинам;
• Все расходы имеют подтверждающие документы, которые составлены верно;
• Авансовый отчет оформлен правильно.

Излишне истраченные суммы должны быть выданы работнику в течение 3-х дней с момента предоставления отчета.

Внимание! Если этого не сделать, то работник имеет право обратиться в контролирующие органы, и ему придется выплатить не только сам долг, но еще и проценты за использование чужих денежных средств.

Если фирма не может сразу покрыть весь долг, то нужно составить график погашения, который подписывается обеими сторонами отношений.

Командировочное удостоверение. Бланк и образец заполнения формы Т-10

6 ноября 2020

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации (далее — Департамент) рассмотрел письмо по вопросу документального подтверждения расходов, связанных с командировками работников, и сообщает.

В силу положений постановления Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 329 «О Министерстве финансов Российской Федерации», в Министерстве финансов Российской Федерации, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения организаций по разъяснению (толкованию норм, терминов и понятий) законодательства Российской Федерации и практики его применения, а также, по оценке конкретных хозяйственных операций.

Вместе с тем, Департамент считает необходимым сообщить следующее.

Документальным подтверждением командировочных расходов в целях ведения бухгалтерского учета является авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожных билетов, счетов из гостиницы, иных документов, подтверждающих командировочные расходы, а также приказ о направлении работника в командировку, подписанный руководителем учреждения.

При этом, если авиабилет (железнодорожный билет) приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то в соответствии с положениями приказов Минтранса России от 08.11.2006 N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» и от 21.08.2012 N 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте» оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета (железнодорожного билета), являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученные в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

По мнению Департамента, в случае подтверждения командировочных расходов на приобретение железнодорожного или авиабилета вышеуказанными документами, дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется.

Вместе с тем, Министерство обороны Российской Федерации вправе своим локальным нормативным актом устанавливать требования к дополнительным документам, подтверждающим оплату командировочных расходов.

В то же время, вопрос о необходимости подтверждения работником (сотрудником) командировочных расходов в случае, если оплата услуг в командировке производилась с банковской карты третьего лица, к компетенции Министерства финансов Российской Федерации не относится, и не регулируется учетной политикой субъекта учета.

Заместитель директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе

С.В. Сивец

Командировочное удостоверение в 2020 году: бланк

После того, как на законодательном уровне командировочные удостоверения и журналы их регистрации упразднили, упростился документооборот организаций. Теперь достаточно приказа о служебной командировке, подписанного первым лицом компании. Сотрудник подтверждает факт своего пребывания в конкретном населенном пункте, длительность этого пребывания и расходы следующими документами:

• проездными документами на самолет, автобус, поезд;
• квитанцией об оплате гостиничного номера;
• служебной запиской.

Служебная записка оформляется принимающей стороной в случае, если нет кассовых чеков и других фискальных документов, подтверждающих срок пребывания и сумму расходов.

Практический опыт показывает, что многие компании не отказались от командировочных удостоверений и продолжают их оформлять в 2021 году. Их оформляют для внутреннего контроля и решают несколько задач одновременно:

• получают подтверждение факта рабочей поездки специалиста;
• отражают в учете точные даты его отъезда и возвращения, что упрощает расчет суммы суточных расходов.

Основанием для служебной поездки является приказ или распоряжение по предприятию, подписанное первым руководителем или лицом, исполняющим его обязанности. Документ является основанием для специалиста из отдела кадров или бухгалтерии для того, чтобы выписать штатному сотруднику командировочное удостоверение. В должностные обязанности кадровика или бухгалтера входит проставление дат отъезда и возвращения. Полноту и достоверность указанной информации человек, выписывающий документ, заверяет личной подписью. У принимающей стороны отметки о прибытии в пункт назначения и дате отъезда делает уполномоченное должностное лицо.

Бланк командировочного удостоверения № Т-10 утвержден постановлением № 1 российского Госкомстата от 05.01.04 года – большинство компаний используют его при оформлении служебных поездок.

Если по каким-либо причинам руководство компании хочет ее упростить или расширить, может разработать собственную форму и использовать ее. Использование нестандартного бланка необходимо закрепить во внутренних нормативных актах.

Ранее командировкой считалась поездка, которая занимала больше суток, но не превышала 40 дней. С принятием правительственного Постановления, указанного в начале статьи, сроки служебных поездок не ограничиваются. Их длительность зависит от производственной необходимости и определяется руководителем компании. При необходимости командировку можно продлить.

Командировочные удостоверения хранятся на предприятии в течение 5 лет после окончания поездки. В отдельных случаях срок хранения куда более продолжительный. Для посещений Крайнего Севера и территорий, приравненных к нему, он составляет 50 лет. В том случае, если бланки оформлялись до 2003 года, они должны храниться в архиве фирмы-работодателя 75 лет.

Если компания решает направить сотрудника в деловую поездку, то помимо приказа на командировку нужно будет выписать ему командировочное удостоверение.

Этот документ создается именно на основе приказа, готовит его работник отдела кадров или бухгалтерии. Командировочное удостоверение – это основной документ, которые подтверждает законность пребывания работника вне основного места его трудовой деятельности.

Все командировочные удостоверения, которые выписываются в компании, регистрируются в специальном журнале.

Данное удостоверение оформляется с помощью бланка формы Т-10. Перед началом деловой поездки и отбытия сотрудника, нужно заполнить лицевую сторону бланка. В частности, заполняющий его работник должен вписать:

• название компании-работодателя;
• номер и дата приказа о командировке, на основании которого совершается поездка;
• ФИО, должность, табельный номер командированного сотрудника;
• куда он едет в командировку – компания, населенный пункт, регион;
• цель поездки;
• паспортные данные работника.

Затем на документ ставится печать организации, подписывает его непосредственный руководитель сотрудника.

Далее, уже в ходе поездки командированный сотрудник проставляет в документ информацию о прибытии и убытии в каждом месте нахождения (если их несколько) – в бланк вносится информация по датам, названии организаций, собираются их печати и подписи.

Однако, для тех, кто незнаком с этими изменениями в нормативных актах, уточним, что командировочное удостоверение в 2020 году отменили. Фактически же Постановление Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было подкорректировано законодателями еще в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015.

Имеет ли ВБД статус военнослужащего

Нужно заметить, что статусы военнослужащего и ветерана боевых действий хотя и близки, но не всегда совпадают. Так, согласно уже названной ст. 3 закона о ветеранах, на статус ветерана могут претендовать и гражданские лица:

1. экипажи гражданских судов транспортной авиации, обслуживавшие вооружённые силы СССР в период Афганской войны;
2. члены отрядов дагестанской самообороны в период боёв с сепаратистами-ваххабитами и вторжения бригады Басаева из Чечни;
3. лица, командированные из СССР в Афганистан с декабря 1979 по декабрь 1989 года и полностью отработавшие срок (либо прервавшие командировку по уважительным причинам);
4. прокуроры и следователи, работавшие в Чечне и на прилегающих территориях (отнесённых к зонам боевых действий) в период «горячей» фазы конфликта, и т. д.

Командировочное удостоверение – что это такое

В российской трудовой практике командировочное удостоверение – это документ, основное назначение которого предполагает подтверждение фактических сроков направления работников в служебную командировку. Данный документ оформляется на специфическом бланке, в нем указываются реквизиты работодателя, установочные данные сотрудника, сведения о дате и целях командировки. Командировочное удостоверение обычно заверяется печатью фирмы и является юридически значимым документом, который может подтвердить срок командировки.

Зачем же нужно командировочное удостоверение и подтверждение сроков, в течение которых сотрудник находился в командировке, работодателю и сотруднику? В первую очередь это связано с особенностями налогообложения командировок и компенсационных расходов на их проведение, ведь с них не требуется отчисления НДФЛ и страховых сборов. При отсутствии командировочного удостоверения ранее все затраты работодателя на командировку должны были оплачиваться как расходы на оплату труда.

Организации и ИП, которые начали работать в 2015 году и позже, вероятнее всего, даже не знают, что такое командировочное удостоверение, зачем оно нужно и как выглядит. Это неудивительно, поскольку в начале 2015 года законодательство в этой сфере поменялось: постановление правительства №1595 от 29.12.2014 отменило командировочные удостоверения и служебные задания, журналы регистрации командировок. Благодаря новой редакции Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением правительства №749 от 13.10.2008), подтвердить нахождение в рабочей поездке сотрудникам стало легче.

Уже более 5 лет оформление рабочих поездок упрощено: для обоснования командировки необходимо письменное решение руководителя организации, а основанием для изменения командировочного удостоверения является приказ (распоряжение), который вносит поправки в первоначальный. Нахождение в месте назначения работник подтверждает билетами на поезд (самолет, автобус), а при их отсутствии другими схожими документами (счетами, квитанциями за гостиницу, бензин и т. п.). Если у сотрудника не окажется и таких бумаг, то он запрашивает у принимающей стороны служебную записку, в которой подтвержден срок командировки.

Поскольку законодательство позволяет компаниям самостоятельно решать, нужно ли выписывать командировочное удостоверение в 2020 году, многие организации продолжают применять этот документ. С его помощью удобно:

• подтверждать факт нахождения сотрудника в рабочей поездке;
• отражать точные даты прибытия и убытия;
• подтверждать расходы и начисление суточных.

Похожие записи:

• Все о личных медицинских книжках работников
• Штрафы за пересечение сплошной и двойной сплошной линии разметки в 2023 году
• Чем грозит езда без страховки?